En time management-messias David Allen zag dat het goed was

Het grote David Allen-festival, zo kun je de GTD Summit in Amsterdam het beste omschrijven. Sprout loopt een dagje mee en ontdekt hoe we ‘things done’ getten.

David Allen kun je gerust de messias der time management noemen. De 73-jarige Amerikaan is schrijver van het onnavolgbaar succesvolle managementboek Getting Things Done, dat wereldwijd miljoenen malen over de toonbank ging. Hierin geeft Allen tips om productiever te zijn en zodoende meer tijd over te houden voor niet-werkgerelateerde zaken, zoals familie en hobby’s – nuttig in tijden van continue digitale afleiding.

De euforie over zijn standaardwerk is zelfs zo groot dat er markt is voor een tweedaags David Allen-festival, geheten het GTD Summit. Het evenement vindt dit jaar plaats in Amsterdam, de huidige woonplaats van Allen. Honderden Allen-adepten vanuit alle hoeken van de wereld luisteren in het Theater Amsterdam naar ruim veertig sprekers, die allen iets over het gedachtegoed van Allen te zeggen hebben, of, zoals je dat hier zegt: ‘GeeTeeDee’. Sprout besluit ook maar eens de ‘things done’ te getten en bezoekt de donderdag van het Allen-festijn.

Kampvuurgesprek

Wanneer Allen, een goedlachse, ietwat timide grijsaard, het podium betreedt, volgt een groot applaus. Allen omschrijft deze dag als een soort kampvuurgesprek, met bijdragen van meerdere ‘GTD’-experts. Tezamen vertellen zij het “grotere verhaal”, dat er grofweg op neerkomt dat je afleiding moet minimaliseren en kansen moet grijpen.

Denk nooit: ‘ik zal gelukkig zijn als...’

Een manier om meer gedaan te krijgen, is door tijdens vergaderingen beter naar elkaar te luisteren, meent leiderschapscoach Marshall Goldschmith. Hij is een van de tientallen sprekers die naast Allen het podium betreden. Stel elkaar heldere vragen in plaats van je aan elkaar te storen, adviseert hij.

“De ware loser die zich een uur lang zit te storen tijdens een meeting ben je zelf. Haal daarom zoveel mogelijk uit dat uur.” Ook adviseert ‘apostel’ Goldschmith zijn toehoorders: “Be happy now. De grote westerse kwaal is dat we denken: ‘Ik zal gelukkig zijn als...’ Als je 95 jaar bent en terugkijkt op je leven, zul je daar spijt van krijgen.”


David Allen en Marshall Goldschmith uiten hun liefde voor time management.

Anders denken

David Covey, de zoon van wijlen Stephen Covey, ziet het vaak verkeerd gaan bij grote bedrijven. Komt een nieuwe medewerker de organisatie binnen, dan heeft deze, zoals dat gaat, doorgaans frisse plannen. Die plannen lopen geregeld in de soep, omdat collega’s die al langer bij de organisatie werken, zeggen: “This is how it really works”. Fout, aldus Covey, want zo teken je je eigen commerciële doodvonnis – kijk maar naar de slechte resultaten van General Electric.

De kunst ligt erin anders te leren denken dan hoe we dat al jaren doen. Alleen zó lossen we onze problemen op, citeert hij Einstein. Volgens Covey moeten we daarom ‘trapologists’ worden, waarbij we iedere val, oftewel: trap, op kantoor detecteren en voorkomen, en anderen helpen hetzelfde te doen.

Ego’s

Onze ego’s zitten ons hierbij echter nogal eens in de weg, meent Covey. Dit gebeurt bijvoorbeeld als werknemers een rapport vol fouten overhandigen aan het management en er het beste van hopen, bang als ze zijn slecht over te komen.

We moeten proberen, falen, leren en herhalen

Wederom verkeerd, aldus Covey, die meent dat we juist uit onze comfortzone moeten stappen. “Doktersfouten zijn de op twee na meest voorkomende doodsoorzaak van de Verenigde Staten”, zegt hij. “Er is geen bereidheid om fouten te corrigeren, omdat men in zijn comfortzone wil blijven. Veel beter kunnen we proberen, falen, leren en herhalen. Het kostte Edison tienduizend pogingen voor hij de gloeilamp uitvond.”


David Covey, de zoon van, doet een pleidooi voor de andersdenkenden.

Inkomend e-mailtje

Hebben we eenmaal de neuzen dezelfde kant opstaan en durven we te falen, dan is het zaak om de aandacht erbij te houden, meent neuroplycholoog Mark Tigchelaar. Omdat we 100 procent van onze hersenen gebruiken, meent de breinexpert, worden we snel afgeleid. Door onderbrekingen van ons werk daalt ons IQ tijdelijk.

Insta-break? Een slecht plan

Deze afleidingen kunnen extern zijn, bijvoorbeeld een inkomend e-mailtje of een collega met een vraag, maar veel vaker zijn ze intern; je dwaalt dan af in gedachten. Zoiets gebeurt honderden keren per dag, dus de kunst zit hem er volgens Tigchelaar in je goed te bewapenen tegen afleidingen.

Lees ook: Met deze 5 brain hacks haal je het beste uit jezelf

De beste manier om dat te doen, is door je brein tijdens pauzes en na het werk tijd te gunnen om af te dwalen en als het ware te herladen. Luisteren naar een podcast is dan een bijzonder slecht idee, meent Tigchelaar, want zo blijft je brein juist bezig. Een zogeheten ‘Insta-break’? Ook een slecht plan, aldus Tigchelaar. “Zo krijg je wederom nieuwe informatie binnen, terwijl je juist de oude informatie moet verwerken. Veel beter kun je daarom een stuk lopen.”


Getting. Things. Done. Mochten we de titel van het boek zijn vergeten..

50 minuten turen

Tony Crabbe, consultant voor onder meer Microsoft en Disney, deelt die mening. “Wandelen is goed voor de creativiteit.” Een andere methode die we volgens Crabbe moeten toepassen, is dagelijks 50 minuten door het raam turen; telefoon uit en gedachten de vrije loop laten. Gaan we weer aan de slag, dan presteren we volgens Crabbe vervolgens beter. “Er is nog nooit een generatie geweest die minder tijd met zijn brein had dan die van nu.” 

Speelsheid, dus creativiteit is volgens Crabbe belangrijk om tot succesvolle ideeën te komen, en ook pleit hij voor de ‘kunst’ van het gesprek. “We spenderen veel te veel tijd in vergaderingen”, zegt Crabbe. “Daarom stel ik: begin niet meteen met de vergadering, maar praat de eerste minuten van zo’n vergadering even over andere zaken.” Deze persoonlijke aanpak leidt volgens hem tot kortere vergaderingen en betere beslissingen. Door de menselijke connectie die je maakt, durf je tijdens een vergadering bovendien meer in te brengen, meent Crabbe.

Multitaskende hersenen

Multitasking maakt je fucking inefficiënt

Neuropsychiater Theo Compernolle voegt daaraan toe dat onze hersenen niet kunnen multitasken. “Het maakt je heel erg... zelfs fucking inefficiënt”, zegt Compernolle, die meteen moet lachen om zijn ietwat ongepaste woordkeuze. Door al die telefoons en social media krijgen we volgens de neuropsychiater last van “technostress”, wat inhoudt dat je hele lichaam continu ‘aan’ staat. De mogelijkheid om altijd bereikbaar te zijn, is volgens Compernolle een zegen, maar voor de meesten slaat het om dwang, oftewel een “brainjail”, waarbij je een slaaf van de techniek wordt.

Volgens Compernolle lossen we dit op door onze dag op te delen in batches; eentje voor het bekijken van je apps en mails en eentje voor het werk. Door onze mail niet vaker dan vier keer per dag te checken, blijven we beter bij de les, meent Compernolle.

Kansen pakken

Hoe werkt ‘GeeTeeDee’?
Willen we iets gedaan krijgen, dan moeten we onze ‘to-do’s’ volgens David Allen vastleggen. Zo wordt de geest leeg, gaat zijn idee. Bij de ‘GTD’-methode werk je met lijstjes, en bepaal je per punt of het uitvoer is, of niet. De methode werkt met de vijf stappen ‘vastleggen’, ‘verduidelijken’, ‘organiseren’, ‘reflecteren’ en ‘betrekken’. Het overzicht houden, is essentieel bij de methode Allen. Zo moet je de inbox van je mail geregeld legen, in plaats van die als to-do-list gebruiken.

Zijn we dan eenmaal bij de les, dan is het zaak om onze kansen te pakken, stelt Eric Anderson. Als ruimtevaartondernemer organiseert hij ruimtereizen voor de rijken der aarde. Het draait volgens hem om het “window of opportunity”. Als kind wilde Anderson graag astronaut worden, maar toen hij erachter kwam dat zijn ogen niet sterk genoeg waren, merkte hij dat zijn window of opportunity over was. Hij besloot zich te storten op privéreizen in de ruimte, en kreeg na lang zeuren een deal met de Russen. Geef nooit op, is zijn advies. Al was het maar omdat het window of opportunity na een tijdje sluit.

Soms kan succes ook door het toeval worden bepaald, meent coach en danser Richard Levi. Serendipity, is zoiets volgens hem, oftewel: het verschijnsel der gelukkige toevalligheden. Toen Levi in 1972 als 19-jarige naar Parijs vertrok, besloot hij een wandeling door de stad te maken. Per toeval kwam hij de eigenaar van een dansschool te spreken, die hem uitnodigen een les bij te wonen. Het was voor hem de aanzet tot een leven als – succesvol – professioneel danser – het kan verkeren.

Tussen de experts door betreden continu mensen uit, laten we zeggen, ‘het veld’ de bühne. Allemaal stellen zij iets gehad te hebben aan GTD; een alleenstaande moeder die boeken besloot te publiceren, een muzikant die dancemuziek maakt met een fietsstang (ja, écht), een filmmaker die 13 jaar werkte aan een film over champignons. Niet zelden stellen de sprekers dat GTD hun “leven heeft veranderd”.

En David Allen zag dat het goed was.

Fotografie: Dan Taylor.

Jelmer Luimstra is online redacteur voor Sprout, en schrijft over vernieuwende scaleups en startups.