Vertrouwen in vergaderingen: 5 hacks om het publiek voor je te winnen

Vergadering

Een goede vergadering is gebaseerd op vertrouwen in jou als leider, en in elkaar. Jan Kaan deelt hoe hij dit aanpakt als manager bij Atlassian, een softwarebedrijf met een Europees hoofdkwartier in Amsterdam. ‘Kijk niet gek op als je voortaan alle vergaderingen moet leiden.’

Na al weken zwetende handjes te hebben en enkele slapeloze nachten is het eindelijk zo ver. De grote meeting staat voor de deur! Of deze nu draait om het maken van een belangrijke beslissing voor de organisatie of het uit de doeken doen van de nieuwe strategie, er zijn belangen bij gemoeid.

Hoe pak je dit aan? Vertrouwen staat aan de basis van iedere beslissing, dus het is belangrijk om dit snel bij een (relatief onbekende) groep te kweken. Klinkt ingewikkeld? Geen zorgen, je hoeft geen kampvuur te starten en je gitaar mee te nemen. Volg onderstaande tips om de deelnemers meer vertrouwen in jou en in elkaar te geven én voorkom dat je vergadering een enorme tijdsverspilling wordt!

1. Weg met afleiding

Tijdens het onvermijdelijke voorstelrondje vraag je meteen of iedereen zijn laptop dicht wil klappen en zijn telefoon weg wil leggen. Uit onderzoek blijkt namelijk dat driekwart van de kantoormedewerkers toegeeft wel eens ander werk te doen tijdens vergaderingen. Dit gaat natuurlijk ten koste van hoe actief ze zijn tijdens discussies en hoe aandachtig ze luisteren. 

Waarom dit werkt? Laptop dicht, brein open. We luisteren hierdoor aandachtiger en ordenen onze gedachten beter. Ook het feit dat iedereen gedurende een bepaalde tijd verplicht naar jou moet luisteren, schept een onderlinge band. 

2. Stel vragen

Stel vragen, zelfs wanneer je het antwoord al weet. Hoewel de antwoorden misschien vaak logisch zijn, is het toch belangrijk vragen te stellen om een diepere discussie te bewerkstelligen. Probeer het maar eens: “Waarom zouden we dit doen? Hoe gaan we het succes meten? Wat zou ‘The Rock’ doen?”

Waarom dit werkt? Door vragen te stellen toon je zowel interesse als nederigheid. Laten dat nou net twee factoren zijn die bijdragen aan vertrouwen. Daarnaast zorgen vergaderingen die draaien om het oplossen van problemen of het maken van een keuze voor verbroedering. 

3. Houd ‘de beroemdheid’ in toom tijdens de vergadering

Er is altijd één persoon in een vergadering die graag op de voorgrond treedt. Diegene heeft vaak een sterke mening, wordt door de mensen om hem of haar heen gerespecteerd en heeft meestal een grote invloed op discussies. Zorg dan ook dat deze persoon een eigen taak krijgt tijdens de vergadering, door diegene bijvoorbeeld te vragen om notities op het whiteboard mee te schrijven. Zo kan hij zich concentreren op die taak en is niet de hele tijd aan het woord. 

Waarom dit werkt? Door deze techniek te gebruiken, zorg je ervoor dat de beroemdheid op zijn gedeelte gefocust is en geef je de rest van de groep ruimte om ook iets toe te voegen. Dit betekent niet dat de beroemdheid niets mag toevoegen, maar wel dat de discussie eerlijk verdeeld is.  

4. Vergeet de introverte deelnemers niet

In vergaderingen zie je dat extrovertere collega’s vaak over introvertere personen heen walsen. Jouw taak is dan ook om de stillere medewerkers ruimte te geven om input te geven. Vooraf kun je relevante informatie en discussiepunten met ze delen, zodat ze hier al over na kunnen denken. Zorg er dan tijdens de meeting voor dat je ze direct betrekt. Stel vragen als: “Is er nog iets waar we over na moeten denken bij dit probleem?”

Waarom dit werkt? Mensen vertrouwen personen die iedereen de ruimte geven om zijn of haar zegje te doen. 

5. Stop ‘manterrupting’

Hoe geëmancipeerd onze maatschappij ook is, toch zien we vaak in vergaderingen dat mannen vrouwen gemakkelijker onderbreken dan ze bij geslachtsgenoten zouden doen. In sommige gevallen zie je zelfs mannen het idee van de vrouw afslaan om het vervolgens in andere woorden zelf voor te stellen. Of dit nu bewust of onbewust gebeurt, het moet stoppen. Hiervoor hoef je iemand niet aan de schandpaal te nagelen, maar dit kun je ook al bereiken door een ‘niet onderbreken-beleid’ in te stellen.

Waarom dit werkt? Wanneer mensen het idee hebben dat je achter ze staat, zullen zij ook achter jou staan. 

Extra tip: neem een buzzer mee

Het klinkt misschien raar, maar het werkt. Voor degenen die het aandurven kan een buzzer het perfecte middel zijn om de vergadering te faciliteren. Deze kun je midden op tafel leggen en iedereen kan hiermee letterlijk aan de bel trekken als de vergadering te ver afdwaalt of naar zijn/haar gevoel de verkeerde kant opgaat.

Waarom dit werkt? Een buzzer brengt wat luchtigheid in de ruimte en geeft geen vervelend gevoel om anderen te wijzen op het feit dat de vergadering niet helemaal verloopt zoals gewenst.

Met deze vijf, of eigenlijk zes, tips staat niets je meer in de weg om het vertrouwen van deelnemers te winnen in een vergadering. Als je eenmaal het vertrouwen hebt, kan de meeting niet meer stuk. Kijk alleen niet gek op als je voortaan alle vergaderingen moet leiden.

Lees ook:
Zo breng je focus in een vergadering
7 timemanagement geboden bij een vergadering
5 tips om nutteloze vergaderingen te ontlopen

Volg ons ook op Twitter en Facebook

Tips? Mail redactie@sprout.nl