The Office: HotelSpecials bouwde kantoor voor ‘explorers’

Vergelijkingssite voor hotels HotelSpecials betrok in Haarlem een kantoor dat de startupcultuur ademt: hipsterfietsen, kekke muurdecoratie en hangende banken. De Haarlemmers lieten zich inspireren door hun kernwaarden. 

Het kantoor van HotelSpecials in Haarlem is met zijn vele tierlantijntjes een hippe bedoening, maar ‘hip zijn’ was niet het kerndoel van ondernemer Remco Hofstede bij het decoreren van de ruimte. De ruimte moest vooral weerspiegelen wie ze bij HotelSpecials waren. Hofstede legt in The Office uit hoe hij dat op basis van de kernwaarden van het bedrijf heeft gedaan.


Orginele wanddecoratie hebben ze bij BookerZzz

Wat doet jullie bedrijf?

“BookerZzz is het moederconcern van HotelSpecials en BungalowSpecials. Dit zijn vergelijkingswebsites waar je eenvoudig en snel een hotel of bungalow kunt boeken zonder verdwaald te raken in een web van verschillende prijsstructuren en ondoorzichtige aanbiedingen. Met onze lokale know-how weten we het perfecte verblijf dichtbij huis te creëren. We bieden niet alleen overnachtingen op maat aan, maar ook ervaringen. Sinds april 2018 werken we vanuit dit kantoor dat volledig ingericht is met deze merkstrategie in het achterhoofd.”


Van alle markten thuis, deze ondernemers

Hoe zou je de ruimte omschrijven?

“Vanaf dag één is ons bedrijf gevestigd in Haarlem. We begonnen op een zolderkamer, groeiden naar een pand voor twaalf mensen en inmiddels betrekken we een ruimte van zo’n 1600 vierkante meter, waar 110 mensen werken. Ons kantoor heeft een open werkplek met de keuken en zitkamer als centrale plek. Naast vier grote meeting rooms die gereserveerd kunnen worden, zijn er ook drie kleinere werkruimtes die ideaal zijn voor een-op-eenmeetings. Het kantoor stimuleert interactie tussen verschillende afdelingen. Werknemers kunnen gemakkelijk bij elkaar langslopen en even ergens gaan zitten om ideeën uit te wisselen.”


De kernwaarden van BookerZzz hangen aan de muur

Wat maakt jullie kantoorruimte uniek?

“Onze kantoorruimte is vooral uniek omdat het volledig is opgebouwd vanuit onze merkstrategie. Extern winnen, is intern beginnen. Daarom was het een must dat het kantoor een weerspiegeling zou worden van wie wij zijn. Onze kernwaarden die bepalen wie wij zijn, komen daarom overal terug.”

“‘Being a specialist, bijvoorbeeld. Om de buitenwereld te kunnen laten zien dat we specialisten zijn, moesten onze medewerkers alle tools hebben om er ook daadwerkelijk een te zijn. Niet alleen het hebben van kennis maakt je een specialist, maar ook de manier van werken. Daarom hebben we genoeg ruimte gecreëerd – met de juiste middelen, zoals white boards – waar men stand-up-vergaderingen kan hebben. Verspreid door het kantoor vind je screens met de huidige resultaten van de websites, zodat iedereen up-to-date is en de juiste beslissingen kan maken als een specialist. Daarnaast hebben we een kleine bibliotheek gecreëerd, waar het mogelijk is om vakbladen te lezen of je meer te verdiepen in een bepaald onderwerp.”

“Ook ‘creating interaction’ is een kernwaarde. Eén van onze belangrijkste aandachtspunten bij dit kantoor was mogelijkheid tot interactie. Niets hoeft je ervan te weerhouden om met een collega van een andere afdeling te werken. Dat is de reden waarom we hebben gekozen voor een open werkruimte, met kleinere overleghokjes waar je een-op-een gesprekken kunt voeren – zonder andere collega’s lastig te vallen wanneer ze dit aan het bureau doen. Even een kort gesprekje aan het koffiezetapparaat houden, moet trouwens ook gewoon kunnen.”

“‘Being full of action’ is de laatste kernwaarde. Als we onszelf zouden moeten omschrijven in één woord, is het ‘explorer’. We hebben dit terug laten komen in het design van onze meeting rooms. Zo zijn alle vergaderruimtes vernoemd naar een wereldontdekkingsreiziger: Amelia, Darwin, Da Vinci en Columbus. En met een knipoog naar ‘action’ kun je simpelweg de fiets of een skateboard van de muur afhalen en richting de stakeholders fietsen of skaten.”


Samen in de schommel: zo komt men bij BookerZzz tot wereldveranderende ideeën

Waarom vinden jullie een unieke werkruimte zo belangrijk?

“We hoefden niet zo nodig de award voor meest unieke of hippe kantoor in de wacht te slepen. We vonden het vooral belangrijk dat de werkplek onze kernwaarden weerspiegelde en dat het kantoor onze manier van werken zou ondersteunen. Wie wij zijn, moest het uitgangspunt zijn van de inrichting van het kantoor.”


Als ze zich bij BookerZzz met één woord moesten beschrijven, was het ‘explorer’. Mooie hipsterfiets, trouwens

Hoe kwam de ruimte tot stand?

“Het begon met de locatie van het kantoor. Het boeken van een verblijf moest voor onze bezoekers eenvoudig en veilig zijn en onze medewerkers moesten eenvoudig en snel een werkplek kunnen bereiken. Een eis was dus dat het nieuwe kantoor in het centrum van Haarlem zou zijn.”

“Op het moment dat we dit pand – wat direct achter het station van Haarlem ligt – hadden gevonden, konden we na gaan denken over de inrichting. Hiervoor hebben we zowel een architect als een interior designer gevraagd ons te helpen. Hen hebben we precies uitgelegd wat we willen en wat de uitgangspunten van onze merkstrategie zijn. Daarbij hebben we vooraf een moodboard gemaakt die onder andere is gevuld met ideeën van onze interne brand-ambassadeurs. En met die input zijn we het kantoor gaan ontwerpen en inrichten.”


De dagkoersen bij BookerZzz. Op de schermen, eh, screens, vindt men hoeveel hotels er geboekt zijn

Hoe reageren bezoekers op jullie kantoor?

“Veel terugkomende reacties zijn dat het kantoor authentiek is en goed past bij ons. Velen verbazen zich over het feit dat het een open kantoor is waarin geen hiërarchie aanwezig is. Ook het feit dat de ceo niet afgezonderd zit, maar gewoon onderdeel is van de rest van het bedrijf is voor sommigen een openbaring.”


Bij BookerZzz eten ze samen, want ja: creating interaction, om maar eens één van die kernwaarden te benoemen.

Wat zijn jullie ervaringen: wat werkt wel goed en wat niet? 

“Het is ons heel goed bevallen dat we het ontwerp van ons kantoor niet hebben uitbesteed zonder duidelijke richtlijnen te geven over wie we zijn en wat ons ideale kantoor zou zijn. Het huidige kantoor voelt voor ons als een warme jas, of nog beter: een bijna op maat gemaakt colbert, wat andere bedrijven minder goed zou staan.”

“Na 2 maanden hebben we ook een tweede fitting gedaan waarbij we de puntjes op de ‘i’ hebben kunnen zetten. Opvallend daarbij was dat we bijna op geen enkele beslissing zijn teruggekomen, terwijl dat bij vorige verhuizingen wel het geval was.”

Volg ons ook op Twitter en Facebook

Tips? Mail redactie@sprout.nl