Waarom Moneybird veel tijd besteedt aan de indeling van het nieuwe kantoor

28 standaard werkplekken, vier vergaderkamers, twee belcellen en twaalf stilteplekken. Het nieuwe kantoor van Moneybird is een flinke stap voorwaarts voor het Enschedese bedrijf. Oprichter Joost Diepenmaat vertelt hoe hij samen met een interieurarchitect tot de nieuwe indeling komt. 

Het is bijna vier jaar geleden dat we ons huidige kantoor in de oude brouwerij van Grolsch betrokken. Destijds hadden we niet gedacht dat we deze stek nu al zouden ontgroeien. Niets is minder waar: we zijn in rap tempo gegroeid naar 21 Moneybirders. Daarmee is ons huidige kantoor van ongeveer 260m2 krap aan het worden en gaan we binnenkort verhuizen naar een nieuw kantoor met voldoende ruimte voor de groei. 

Hoe bedenk je een goede indeling?

Wanneer je veel tijd doorbrengt in een kantooromgeving verdient deze ruimte alle aandacht. Je wilt dat iedereen het kantoor als een prettige omgeving ervaart. Voor ons is daarom het uitgangspunt dat we een ruimte creëren waar we met plezier werken, die open en persoonlijk is en waar we vooruitstrevend verder kunnen bouwen.

Ons huidige kantoor heeft ons de afgelopen jaren veel geleerd. Toen we het met 7 Moneybirders betrokken hadden we zeëen van ruimte en was het daarom erg rustig. Ons team is flink gegroeid met verschillende nieuwe functies zoals een organisatiespecialist en product developer accountancy. Deze nieuwe functies zorgen ervoor dat er ook andere wensen zijn aan de ruimtes, zoals plekken waar gebeld kan worden en minder rust is vereist. We weten daarom aardig goed welke zaken we fijn vinden aan ons kantoor, maar ook waar de verbeterpunten liggen. Zoals bij ieder groot project, hebben we ook nu het team gevraagd om input. Enkele willekeurige quotes met ideeën vind je hier:

  • "Ik heb af en toe gewoon een verandering van werkruimte nodig, om lekker door te kunnen werken."
  • "Wat ik nu wel mis is een plek om me even helemaal af te zonderen, bijvoorbeeld als ik een dag heb waarop ik veel moet bellen. Dan zou ik liever een dag op een aparte werkplek gaan zitten waar ik zonder overlast voor anderen kan bellen. Het is nu best ver lopen naar een meeting ruimte om rustig te bellen. Als je iemand moet bellen, moet ik m'n laptop soms meenemen. Vaak is de persoon dan niet bereikbaar, moet je wachten tot die persoon terugbelt en heb je dan je laptop net weer aan het grote scherm hangen."
  • "De bar is nu de enige andere plek om te werken als je even genoeg hebt van je bureau. Niet helemaal optimaal omdat de bar ook een gezellige plek is, en soms is het dan weer lastig om je concentratie vast te houden omdat er vaak mensen langs lopen, of aan de bar komen staan voor koffie/thee of om ook even weg te zijn van het bureau. Niets mis met mijn bureau, maar een totaal andere plek zorgt vaak voor een andere verfrissende kijk op de problemen waar je mee bezig bent."
  • "Het kantoor mag van mij best wat meer een default to collaboration hebben. Bijvoorbeeld door meer mensen bij elkaar te zetten in een groepje en de groepjes ook dichter bij elkaar te zetten. Daarnaast meer attributen die de samenwerking vergemakkelijken, zoals whiteboards en schermen in de buurt van de bureau's."
  • "Mogelijkheid om goed in afzondering te werken, maar ook plekken om samen te werken met collega's."

Inspiratie

Zo verzamelden we nog veel meer feedback die we goed konden omzetten tot een lijst met functionele wensen. Naast de functionele wensen die je zelf aan het kantoor hebt, is er online een overvloed aan artikelen te vinden over het slim inrichten van je kantoor. Enkele lees- en kijktips:

Ook van techfirms als Airbnb, Google en Facebook kun je veel kantoorinspiratie opdoen. We hebben daarom een Pinterest board gemaakt dat een mooie sfeerimpressie geeft.

De zoektocht 

Met de verzamelde input hebben we een plan van eisen opgesteld waarmee we op zoek zijn gegaan naar een geschikte ruimte. Na een rondje met vastgoedconsultant Boers & Lem door Enschede kwamen we al snel tot de conclusie dat we erg graag op Roombeek wilden blijven. De wijk Roombeek past goed bij Moneybird, we voelen ons er erg prettig: Niet de drukte van de stad, of een saai kantorenpark, maar wel een creatieve wijk met een leuke vibe!

Al snel kwam het Balengebouw op ons pad. Deze voormalige textielfabriek heeft een rijke historie en is de afgelopen jaren door Rem Koolhaas onder handen genomen. In samenwerking met Architectuurbureau Project.DWG hebben we een verkenning gedaan naar de bovenste etage inclusief torenkamer van het Balengebouw. Helaas kwamen we tot de conclusie dat de ruimte te krap is om vorm te geven aan al onze toekomstige wensen en eisen.

Met ongeveer 450m2 oppervlakte is de bovenste etagen in het Balengebouw geschikt voor 30 medewerkers. Op dit moment zijn we met 21 Moneybirders en zijn we afgelopen jaren met 5 à 6 Moneybirders per jaar gegroeid. De verdere groei van Moneybird is lastig te voorspellen, maar er bestaat een reële kans dat een ruimte voor 30 medewerkers binnen twee jaar te krap is voor ons. Gegeven de duur van het huurcontract en kosten van inrichting voor een kale ruimte, besloten we naar een alternatief op zoek te gaan.

De Moutlaan

Een tweede locatie diende zich  snel aan, niet een markant pand zoals 't Brouwhuis (waarin we nu zijn gevestigd) of het Balengebouw, maar een prima kantoorpand waarvan de middelste etage van 570m2 beschikbaar was. Met een team van 6 Moneybirders hebben we samen met Studio Groen+Schild in enkele sessies naar een plan toegewerkt dat aan al onze wensen voldoet.

Bij het maken van een goede plattegrond voor een "open vloerplan" is een (interieur)architect onmisbaar. Met een dergelijk oppervlak zijn er heel veel details waar je op moet letten en bovendien wil je het creatief proces de vrije ruimte geven.

Het vloerplan

Er zijn veel meningen over een open vloerplan. Sommige mensen verafschuwen het, anderen vinden het een verademing. Onze ervaringen met een open vloerplan zijn positief, mits je een rustige sfeer houdt op kantoor.

In de afbeelding zie je verschillende bouwstenen die de plattegrond vormen:

  • 28 standaard zit/sta werkplekken verdeelt in drie groepen over het kantoor
  • 4 (semi) concentratiewerplekken vlakbij de standaard werkplekken om individueel of samen met een collega te overleggen
  • 12 stiltewerkplekken, ook wel "de bibliotheek"
  • 2 belcellen, om een telefoontje te plegen zonder dat je collega's stoort
  • 8 flexwerkplekken, waar je lekker aanschuift als je kort op kantoor bent of even een andere plek wilt opzoeken
  • 13 aanlandplekken, van lekkere loungebank tot bar
  • 2 plekken in de webinar ruimte

Daarnaast zijn er tal van vergaderruimtes verspreid over het kantoor die we gebruiken voor meetings en projecten. Met dit plan geven we vorm aan een leefomgeving waar je met plezier je dag doorbrengt.

Zelf coördineren of uitbesteden

Nadat je de plannen klaar hebt, is natuurlijk de vraag hoe je ze uitvoering gaat geven. Onze ervaring leert dat de coördinatie van een dergelijke verbouwing zeer tijdrovend is. Wij hebben er daarom voor gekozen om de gehele verbouwing onder te brengen bij het bedrijf Intermontage. In goed overleg sturen zij alle partijen aan  zoals het installatiebedrijf, de koeltechnici, de interieurbouwer, de schilder en de stoffeerder. 

Inmiddels zijn de werkzaamheden in volle gang en werken we toe naar de verhuisdatum eind maart.

Joost Diepenmaat is de mede-oprichter van Moneybird, hét softwarepakket voor plezier in je financiële zaken.

Elke ochtend...

X
het belangrijkste ondernemernieuws in jouw mailbox? Gegarandeerd Sprout-stijl!