8 voorwaarden voor een goede heisessie

Camperen

Het organiseren van een heisessie kost veel tijd, maar levert meer op dan je denkt, schrijft Rolf Grouve. Mits je zorgt voor verschillende expertises en karakters en heftige discussies niet uit de weg gaat.

Misschien is het voor sommige ondernemers een platgetreden pad: De Heisessie. Als je het echter regelmatig doet in de juiste samenstelling en instelling, dan kan de heisessie een katalysator worden van de ontwikkeling in- en rond je onderneming.

Hierbij een aantal tips om het interessant te maken, te houden en het maximale eruit te halen.

1: Selecteer de juiste deelnemers

De organisatie van een goede heisessie staat of valt met de deelnemers. Het doel van een heisessie is om met elkaar te sparren over de toekomst en alle verbeterpunten. Zorg er dus voor dat je met collega’s de hei op gaat die allemaal een verschillende insteek en expertise hebben. Bij voorkeur ook verschillende karakters.

2: Kernbegrippen respect en luisteren 

De essentie van een heisessie is dat mensen elkaar respecteren en de één zich niet meer of beter voelt dan de andere deelnemers. Dat levert juist alleen maar conflicten op. Luisteren is iets anders dan elkaar aanhoren. Bij luisteren hoort dat je ontvankelijk bent voor elkaars argumenten en deze samen afweegt. Hierbij hoort ook het doorvragen en door ‘filosoferen’ van elkaars zienswijze. Op deze manier kan je elkaar echt gaan begrijpen.

Een belangrijk aandachtspunt is dat argumenten nooit op de man gespeeld moeten worden maar op de bal. Met persoonlijke aanvallen bereik je niets, alleen maar een kloof die de sfeer kan verpesten en de constructiviteit uit een sessie haalt.

3: Organiseer het zelf

Natuurlijk kan je adviseurs inschakelen om een heisessie te organiseren, maar je kan het ook zelf doen. Kijk naar de mensen waarmee je de hei op wilt en bespreek of zij hier open voor staan. Blok vervolgens ver van tevoren de agenda’s en doe dit niet te krap, bijvoorbeeld meerdere dagen. Een te korte heisessie is vaak zonde van het geld en alleen resultaat gedreven. Wat mij betreft vertegenwoordigt een heisessie ook het voortdurend werken aan elkaars vertrouwen, begrip en wat iemand echt beweegt en motiveert.

Zoek vervolgens een locatie waar je denkt dat iedereen zich prettig zou voelen en overleg dit. Wanneer je vaker een heisessie met elkaar gehouden hebt dan kan je kiezen voor een roulatiesysteem waarin iedere deelnemer het een keer organiseert, een vaste locatie waar iedereen blij van wordt, of juist steeds een andere locatie.

4: Niemand is de leider, iedereen is leidend

In iedere groep is een natuurlijk leider, maar het is de kunst om deze niet te dominant te laten zijn. Laat iedereen zijn eigen onderwerpen inbrengen en voorbereiden. Soms kan je dat doen door stukken van tevoren rond te sturen, maar naar mijn mening is het beter om ze tijdens de sessie op tafel te laten komen en er dan samen een mening over te laten vormen.

Degene die het onderwerp inbrengt geeft een aftrap, afhankelijk van het onderwerp een uitgebreide of bijvoorbeeld alleen een standpunt. Hierdoor wordt iedereen leidend en wordt iedereen erkend in zijn of haar onderwerpen.

5: Structureer niet teveel, het mag ook gezellig zijn

De heisessie staat symbool voor het uitwisselen van argumenten en gevoelens over bepaalde onderwerpen in een open sfeer. Maar dat kan soms leiden tot heftige discussies. Ga die niet uit de weg en blijf rustig met elkaar en hanteer de principes van tip 2. Zorg daarnaast voor goed eten, regelmatige afwisseling op de dag van plaats waar je zit en onderneem met elkaar ook één of meerdere activiteiten.

Praat daarna nog eens over die ingewikkelde onderwerpen. Ook kan je besluiten om een discussie af te breken, over andere onderwerpen te discussiëren en vervolgens later op de dag opnieuw de discussie aan te gaan die ingewikkeld lag.

6: Maak het concreet

Een heisessie die alleen gezellig is, is wellicht goed voor de teambuilding. Ik denk echter dat er altijd ook concrete acties of zienswijzen moeten zijn aan het eind van de sessie waar iedereen mee aan de slag gaat. Concrete actiepunten met een deadline en een actor die dit uitvoert. Op die manier voorkom je ook dat een heisessie verwordt tot een ‘theekransje’ of ‘schoolreisje’. Het doel van de heisessie is dat je elkaar en de organisatie verder wilt brengen.

7: Communiceer conclusies in de organisatie 

In de praktijk hoor ik nog wel eens dat bijvoorbeeld een directie een heisessie heeft gehad en dat hierover vervolgens niets wordt gecommuniceerd met medewerkers of teamleiders/afdelingshoofden. Niet zelden vergroot dat de afstand tussen de directie en de rest van de organisatie. Dat is buitengewoon onwenselijk.

Zorg ervoor dat je een aantal punten op hoofdlijnen of juist een aantal details deelt in je organisatie. Je wilt immers de punten uit de heisessie implementeren in je organisatie. Communicatie blijft hierbij een essentieel punt.

8: Scherp je geest regelmatig 

Een heisessie organiseren is altijd goed, maar regelmatig een heisessie organiseren is beter. Als je bijvoorbeeld één of twee keer per jaar een heisessie houdt en je actiepunten structureel daarvoor uitgevoerd hebt, dan kan je van je logge organisatie een speedboot maken. Je deelt immers problemen in je organisatie, kijkt naar het juiste team en gaat met dat team verder.

Maar onderweg gebeuren er dingen in de markt, vertrekken en komen medewerkers en ontstaan er nieuwe ideeën die misschien nog beter kunnen bijdragen aan je organisatiedoelen. Maak optimaal gebruik van deze veranderingen en gebeurtenissen en zet deze om in je voordeel.

Het organiseren en hebben van een heisessie kost veel tijd, maar je zult zien dat het je meer tijd en geld oplevert en de mensen dichter bij elkaar brengt. Probeer het gewoon eens, wellicht heb je iets aan deze tips. Hoe dan ook wens ik je veel creativiteit, realiteitszin en inspiratie toe.

Rolf Grouve (1983) is directeur van Provelu, Cata/De Jong & Laan subsidieadviseurs en auteur van het boek Ondernemerskracht. Hij heeft zowel een bedrijfskundige- als IT achtergrond en publiceert artikelen over toekomstbestendig ondernemerschap en subsidie gerelateerde zaken.