Hoe ver reikt de privacy van zieke werknemers?

Informatie over de gezondheid van werknemers is voor jou als werkgever relevant. Je hebt immers belang bij gezonde werknemers. Je wilt ziekteverzuim zoveel mogelijk voorkomen. Want als een werknemer ziek is, moet je je inspannen voor de re-integratie, een vervanger regelen en loon doorbetalen. Maar je mag niet zomaar allerlei informatie over de gezondheid van je werknemers registreren.

Boetes

Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere gegevens zoals bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Daarom moet je zorgvuldig te werk gaan. Doe je dat niet, dan bestaat de kans dat je de privacy van de werknemer schendt en dat je een boete krijgt opgelegd.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) treedt streng op en kan hoge boetes opleggen tot maximaal 820.000 euro of tot 10% van de jaaromzet. Door de AP zijn beleidsregels opgesteld. Die bespreek ik hieronder in het kort.

Wat mag ik aan een sollicitant vragen over zijn gezondheid?

Tijdens het sollicitatiegesprek mag je geen vragen stellen over de gezondheid van de sollicitant. Ook vragen naar het ziekteverzuim in het verleden zijn uit den boze, net als het inwinnen van informatie hierover (bijvoorbeeld bij de vorige werkgever). Ook is het niet toegestaan de sollicitant te vragen of zij zwanger is of wil worden. Als een sollicitant te maken heeft met gezondheidsklachten waarvan hij weet of moet begrijpen dat deze hem ongeschikt maken voor de functie waarop hij solliciteert dan moet de sollicitant dat wel melden.

Er bestaat de mogelijkheid om de sollicitant te onderwerpen aan een aanstellingskeuring. Zo’n keuring mag alleen plaatsvinden als aan de functie bijzondere eisen in het kader van de medische geschiktheid worden gesteld. Hoort de aanstellingskeuring bij de sollicitatieprocedure, dan moet dit vooraf worden gemeld aan de sollicitant. Aan de keuring zelf worden ook strenge eisen gesteld.

Hoe ga ik om met de privacy van een zieke werknemer?

De privacy van een zieke werknemer komt snel in het gedrang. Het is niet toegestaan te vragen naar de aard of de oorzaak van de ziekte. Ook mag je niet vragen naar de beperkingen en mogelijkheden van de werknemer.

Je mag wèl vragen naar:
– het telefoonnummer en het (verpleeg)adres waar de werknemer te bereiken is;
– de vermoedelijke duur van het ziekteverzuim;
– de lopende afspraken en werkzaamheden (zodat je andere werknemers eventueel de werkzaamheden kunt laten waarnemen);
– of de werknemer onder een vangnetbepaling van de Ziektewet valt (maar niet onder welke), en
– of de ziekte het gevolg is van een arbeidsongeval of een verkeersongeval waarbij een aansprakelijke derde betrokken is (in verband met mogelijk regres).

Let op: Geeft jouw zieke werknemer (ongevraagd) meer informatie over zijn gezondheid? Deze extra informatie mag over het algemeen niet worden opgenomen in de administratie of verstrekt worden aan de bedrijfsarts of arbodienst.

Hoe zit het met de privacy van een zieke werknemer tijdens re-integratie?

Als werkgever moet je je inspannen om de werknemer zo spoedig mogelijk te laten re-integreren. Je bent verplicht je hierin te laten bijstaan door een bedrijfsarts of arbodienst. De bedrijfsarts of arbodienst verwerkt veel informatie over de gezondheid van werknemers. Zij mogen niet onbeperkt informatie hierover verwerken of verstrekken aan de werkgever. De bedrijfsarts of arbodienst mag slechts informatie verstrekken die de werkgever nodig heeft bij loondoorbetaling, begeleiding en re-integratie.

Het gaat dan om informatie over:
– de werkzaamheden die de werknemer wel of niet kan uitvoeren;
– de verwachte duur van het ziekteverzuim;
– de mate van arbeidsongeschiktheid, en
– eventuele aanpassingen of voorzieningen die de werkgever moet verzorgen.

Bedrijfsarts

Informatie zoals de naam van de ziekte, de specifieke klachten, welke behandelingen de werknemer ondergaat, wie hem behandelt en informatie over het privéleven mag niet aan de werkgever worden verstrekt. Zelfs wanneer de werknemer toestemming geeft dergelijke informatie door te spelen aan de werkgever, moet de bedrijfsarts of arbodienst hier zeer terughoudend mee omgaan. Vanwege de gezagsrelatie tussen werkgever en werknemer is er namelijk niet snel sprake van het verlenen van toestemming uit vrije wil.

Ook voor de verstrekking van informatie aan andere betrokken partijen (zoals bijvoorbeeld UWV, re-integratiebedrijf, verzuimverzekeraar) en het beveiligen en bewaren van informatie gelden strenge regels om de privacy van de werknemer te waarborgen.

Wees zorgvuldig

Met de privacy van werknemers moet dus door werkgevers zeer zorgvuldig worden omgegaan. Doe je dat niet dan zet je de verhouding op het spel en loop je bovendien het risico dat je diep in de buidel moet tasten als je wordt beboet door de Autoriteit Persoonsgegevens.

De beleidsregels van de AP vind je hier