Risico's afdekken op de werkvloer? Waarom vertrouwen beter is

Vergadering

Met een overdaad aan regels en protocollen geven we het signaal dat we werknemers niet vertrouwen, schrijft Lennard Toma. ‘Doe het andersom en laat mensen zien dat ze het vertrouwen aankunnen.’

Contracten. Huisregels. Urenregistratie. Geheimhoudingsverklaringen. Protocollen. Veiligheidsbordjes. Systeemrechten. Bevoegdheden. Budgetten. Salarishuizen. Toegangspoorten. Beveiligingssystemen.

Hoe hou je het risico klein? Hoe zorg je ervoor dat werknemers zo min mogelijk misbruik van situaties kunnen maken? Bovenstaand lijstje is maar een heel klein deel van alles wat gedaan kan worden om het risico in je organisatie te minimaliseren. 

Ik begrijp waarom je ervoor zou kiezen. Ik wil je echter in dit artikel ervan overtuigen dat het prima zonder dat alles kan. En dat dat nog beter is ook.

Geen regels, geen misbruik

Het bedrijf waar ik vandaan kom, Keytoe, heeft maar twee ongeschreven regels. Zorg dat je klanten blij zijn en zorg dat je collega’s blij zijn. Voor de rest zoek je het maar uit.

Dat betekent dat er geen managers zijn. Er volledige transparantie in cijfers is. Dat iedereen onbeperkt vakantiedagen heeft. Dat collega’s elkaars salaris bepalen. Ze zelf bepalen wie er wordt aangenomen en ontslagen. Ze allemaal sleutels van het pand hebben.

De pincode van de pinpassen van het bedrijf zijn voor iedereen bekend en mogen gebruikt worden wanneer ze denken dat het nodig is. Er wordt vrijwel niets bijgehouden, behalve wetmatige dingen. En zo kan ik nog wel een A4’tje vullen met dergelijke voorbeelden.

En hoewel menig adviseur ons ten sterkste afraadt om dit alles te doen, vanwege de torenhoge risico’s die het meebrengt, is er (knock on wood) nog nooit misbruik gemaakt in de 8 jaar dat de organisatie bestaat. 

Hoe werkt dat?

Simpel. Wanneer je volledig vertrouwen in de ander hebt, geven zij vertrouwen terug en zullen zij dat vertrouwen niet willen beschamen. Rutger Bregman laat in zijn nieuwste boek zien dat de meeste mensen deugen. Daarvan uitgaan bevestigt zichzelf. 

Net als denken dat mensen niet deugen zichzelf ook bevestigt. 

Psychologen weten al langer dat wanneer je gelooft dat mensen regels en management nodig hebben, ze zich luier gaan gedragen en daarmee dus meer regels en management nodig lijken te hebben. Wantrouwen schept wantrouwen. Als alles achter slot en grendel zit, dan wil ik juist weten waarom dat is. Ik zal wel worden genaaid, dus naai ik zo hard mogelijk terug - kan gemakkelijk worden gedacht door de werknemers.

Wat is er in de tussentijd gebeurd? We hebben een batterij aan preventieve en risico mijdende systemen, regels en protocollen bedacht om risico's zoveel mogelijk in te perken. Een industrie op zichzelf. Waarmee we overbrengen dat we de werknemer niet vertrouwen.

Doe het andersom en laat mensen zien dat ze het vertrouwen aankunnen.

Mensen voelen goed aan of je ze vertrouwt of wantrouwt. Het werkt dan ook niet om het halfjes te doen. Aan de ene kant zeggen dat je je werknemers vertrouwt, maar wel de bureaus zo zetten dat je kunt zien of ze op Facebook zitten. Dat werkt dus niet. Het is alles of niets. Wat je overigens wel in stapjes kunt implementeren. Spreek uit dat je wilt vertrouwen en breek op continue basis een controle mechanisme af en wees transparanter.

Waarom vertrouwen?

Er is genoeg reden om werknemers te gaan vertrouwen, zelfs als alle alarmbellen rinkelen dat je dat niet moet doen.

Allereerst is het een stuk goedkoper. Al die bureaucratische meuk kan je overboord gooien. Waardoor werknemers en vooral jijzelf tijd overhouden voor het echte werk. Geld besparen en geld verdienen.

Twee: het is een stuk aantrekkelijker. Waar zou je zelf liever werken? Tuurlijk. Waar je wordt vertrouwd. Nieuwe mensen werken liever bij jou.

Drie: haal meer uit je mensen. Het motiveert en biedt de ruimte om meer van de talenten die iemand heeft omhoog te halen en in te zetten. 

Vier: wordt flexibeler. Besluiten worden breder en vaker genomen. Je organisatie wordt wendbaarder en beter voorbereid op de toekomst.

De belangrijkste, vijf: het wordt er een stuk leuker door. 

Risico avers advies

Het overgrote deel van de organisaties werkt nog niet zo. Kijk daarom niet gek op als je van accountants, salarisadministrateurs, controllers, juristen en andere adviseurs precies het tegenovergestelde advies krijgt. Zij weten niet beter en verdienen hun brood met dingen helpen indekken. Logisch.

Durf dan ook tegen die adviezen in te gaan. En laat ze met eigen ogen zien dat risico’s afdekken echt niet nodig is.

Zeker weten of dit echt werkt? Dat kan niet. Je zult mij maar moeten vertrouwen.

Lennard Toma is organisatiepsycholoog, maker van de podcast Hoe dan?!, spreker en mede-eigenaar van KeytoeY (een spinoff van het anders georganiseerde Keytoe) en kersverse auteur van het boek 99 Problems But The Boss Ain't One. Hij probeert bestaande mindsets van mensen en organisaties te doorbreken om daarmee wijsheid te sparken. Zijn missie is om een bedrijf als Keytoe meer de norm dan de uitzondering te maken.