Slechte communicatie in je team? Zo los je het op

Kantoor

Om communicatieproblemen op te lossen moet je aan de slag met het fundament onder elk succesvol team, vertrouwen, schrijft Sprout-expert Mariska Wijbenga. Zij geeft je 5 tips om het vertrouwen weer te laten groeien en tegelijk de communicatie te verbeteren.

De communicatie kan echt stukken beter in ons team. Eerlijk gezegd, we hebben er nogal last van. We begrijpen elkaar vaak niet, er wordt meer over elkaar gepraat dan met elkaar, feedback geven doen we niet of nauwelijks en open zijn we ook niet naar elkaar. We willen dit graag verbeteren, want het heeft invloed op ons werk en onze samenwerking. We halen er nu gewoon niet uit wat er in zit. En weet je, ik verwacht ook gewoon betere resultaten. Kun je ons hierbij helpen?

Herken je dit ook? Slechte communicatie in je team? Ik krijg het geregeld terug van directeuren en ondernemers die aangeven een communicatieprobleem te hebben. En ik begrijp dat ze dat denken. Alleen dat communicatieprobleem is meestal niet het echte probleem. Het is namelijk een gevolg van iets wat eronder ligt. En dat is gebrek aan vertrouwen en verbinding.

Pak het daadwerkelijke probleem aan

Wanneer je dus communicatie als het probleem ziet en hier aan gaat werken, verandert er uiteindelijk niet veel. Ondanks allerlei inspanningen en goede bedoelingen, vervalt iedereen binnen no time weer in oude patronen. Wat maakt dat er nog minder geloof is in elkaar en het behalen van de doelen. Alleen het aanpakken van het onderliggende probleem gaat daadwerkelijk een oplossing bieden. Dat betekent werken aan het basisuitgangspunt van een sterk team: vertrouwen.

Deze signalen willen je wat vertellen

Wanneer er weinig vertrouwen is en weinig verbinding met elkaar zie je dit terug in politieke spelletjes, in roddelen en in de schuld bij de ander leggen. Er wordt ‘ja’ gezegd, maar ‘nee’ gedaan en jij als leidinggevende krijgt maar weinig te horen wat er nu echt speelt.

Dit doen mensen niet omdat ze het nou zo leuk vinden om zich zo te gedragen, maar komt voort uit wantrouwen. Waarschijnlijk is er eerder iets gebeurd zoals beloftes die zijn gemaakt naar teamleden, maar dat die niet zijn nagekomen, dat afspraak geen afspraak is, dat er zogenaamd geluisterd wordt maar er uiteindelijk niks mee gedaan wordt.

Het zijn allemaal ingrediënten die het vertrouwen schaden. En zoals je weet, vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Dus merk je dat het vertrouwen in elkaar er veel minder is dan je zou willen, dan is het belangrijk hier zo snel mogelijk actie op te ondernemen. Het is namelijk het fundament onder je team. Je kunt niet zonder. En het kost je tijd en energie om het weer te herstellen als het vertrokken is.

5 tips om je ‘communicatieprobleem’ op te lossen

Herken je dus een of meerdere bovengenoemde signalen, dan is er werk aan de winkel. Maar waar begin je? Want vertrouwen en verbinding zijn zo weinig concreet om beet te pakken. Hierbij geef ik je een aantal tips om het vertrouwen weer te laten groeien en tegelijkertijd je communicatieprobleem op te lossen.

1. Ga te rade bij je team

Dit voelt wellicht ongemakkelijk en kwetsbaar, maar dit is wel iets wat je veel gaat opleveren en waar je gelijk de koe bij de horens mee vat. Ga het gesprek aan met elkaar. Vertel wat je opvalt aan gedrag wat je ziet en ook wat daarvan de consequenties zijn. Vertel ook dat je het graag anders wilt, hoe dat eruit ziet en waarom je dat belangrijk vindt.

Stel daarna alleen maar vragen en luister goed. Vul niks in, maar vraag door en vat af en toe samen om te checken of je het goed hebt begrepen. Meer hoef jij niet te doen. Mocht de dialoog niet op gang komen, omdat mensen zich niet veilig voelen, neem dan het voortouw door zelf een voorbeeld te delen.

2. Neem actie op dat wat je terughoort

Als je goed luistert, geven je teamleden zelf aan waar het naar hun idee is misgegaan en ook waar ze behoefte aan hebben. Je zult waarschijnlijk dingen terughoren ‘Ik weet niet waar we naartoe gaan, kun je ons meer richting geven’, ‘We zeggen het een maar doen het ander. Het zou fijn zijn als een afspraak ook afspraak is’, ‘We vliegen van a naar b, het zou fijn zijn als er nou eens duidelijke keuzes gemaakt worden’ of ‘We kennen elkaar helemaal niet zo goed. Daarom vind ik het lastig om sommige dingen te delen.’ enzovoorts.

Heb in ieder geval begrip voor wat je terugkrijgt, maar stel ook je grenzen. Ben duidelijk en manage de verwachtingen. Want je wilt niet blijven hangen in geklaag. Heb je alle input verzameld, maak dan afspraken met elkaar. Kom deze ook na en geef er vervolg aan. Anders is alles voor niets geweest.

3. Kom er op terug

Een eerste gesprek is pas het begin. Laat het regelmatig onderwerp van gesprek zijn en houd je aan gemaakte afspraken. Vraag feedback en maak het steeds normaler elkaar feedback te geven. Investeer in elkaar beter leren kennen en begrijpen en in de openheid. Het gaat waarschijnlijk met kleine stappen vooruit, maar geef hier bewust steeds aandacht aan. Het gaat helaas niet vanzelf.

4. Iedereen heeft een verantwoordelijkheid

Willen jullie het anders en zijn jullie het erover eens dat de groei van het vertrouwen belangrijk is? Dan heeft iedereen hier ook een verantwoordelijkheid in. Dus het ligt niet alleen bij jou in je leidinggevende rol.

Dit geldt over het algemeen als je iets aan een situatie wilt veranderen. Stel jezelf dan de vraag ‘Wat kan ik hier zelf aan doen?’. We zijn vaak geneigd als het misgaat om het bij de ander neer te leggen. Wat de ander allemaal niet goed doet. Maar wil je iets anders, doe zelf dan meer van wat je graag wilt hebben. Dus vraag iedereen zijn rol en verantwoordelijkheid hierin te pakken en voor zichzelf te bepalen ‘Wat kan ik hier zelf aan doen?’.

5. Geef het goede voorbeeld

Kijk ook naar je eigen rol in het geheel. Niet altijd even leuk en soms confronterend. Waar heb jij steken laten vallen? Wat kan je verder verbeteren in jouw rol? Welke rol kan jij spelen in het verder vergroten van het vertrouwen en de verbinding met elkaar? Geef hierin het voorbeeld en reflecteer zelf regelmatig of het de goede kant op gaat. Vraag ook feedback bij een aantal mensen die je vertrouwt en open en eerlijk tegen je zijn.

Merk je dat het vertrouwen een deuk heeft gekregen in je team? Wacht dan niet te lang met het inzien en er wat aan te doen. Vertrouwen is het fundament onder een sterk team. Het kan niet zonder. Check dus bij problemen ook altijd even hoe het zit met de verbinding en het vertrouwen en durf het echte probleem aan te pakken.

Mariska Wijbenga is organisatiepsycholoog en expert op het gebied van leiderschap en teamontwikkeling. Met haar bedrijf Purple. Leiderschapsontwikkeling helpt ze ondernemers met personeel om een sterk team te creëren en het voor henzelf makkelijker te maken in hun rol. Ze blogt en spreekt over hoe je je team succesvol laat zijn en wat voor rol leiderschap daarin speelt en coacht en traint ondernemers om meer uit hun team te halen. Daarnaast is de oprichter en mede-eigenaar van Hoestartikeenteam.nl waarmee ze ambitieuze zzp-ers helpt een succesvol team op te starten.

Elke ochtend...

X
het belangrijkste ondernemernieuws in jouw mailbox? Gegarandeerd Sprout-stijl!