Zo maak je je presentatie to-the-point

Jouw hele bedrijfsfilosofie stoppen in één praatje van 20 minuten: ga er maar aanstaan. Sprout-expert Arjan Broere verlicht de pijn voor je en komt met handige tips om je presentatie to-the-point te houden.

Je hebt vast weleens een presentatie mogen geven waarin je in beperkt tijd jezelf moest presenteren, je onderneming moest pitchen en een voorstel moest toelichten. Vaak ontbreekt het je aan tijd om alles wat je kwijt wil goed te belichten. Er is immers zoveel relevant en wie weet wat de potentiële klant overtuigt? Het slidedeck puilt dan ook uit en van de weeromstuit ga je sneller praten. Komen er vragen, dan heb je daar eigenlijk geen tijd voor. Dat kan anders.

Misschien heb je het een presentator in de inleiding al eens horen zeggen: “30 minuten is uiteraard veel te kort voor mijn onderwerp.” Zit je in het gehoor, dan is je eerste reactie wellicht: waarom heb je dan ‘ja’ gezegd op de uitnodiging? Je mag hopen dat degene die presenteert na de toegewezen tijd heus nog wel iets te melden heeft maar ook de hoofd- en bijzaken zo kan scheiden dat hij zowel in pitch van twee minuten iets waardevols kan brengen als in lezing van twee uur.

Het is verleidelijk de toegemeten tijd vol te proppen: heel veel slides, snel praten, vragen afraffelen of zoveel vragen parkeren (“kom ik op terug”, maar niets opschrijven) dat iedereen weet dat die nooit meer aan de orde komen. Nadeel is dan al snel dat wat er gepresenteerd wordt te snel gaat en dus niet de gewenste impact heeft. Je overschrijdt de afgesproken eindtijd en daarmee is het lastig een mooi einde aan je presentatie te breien.

Minder is meer

Pecha Kucha
In de designwereld is er een uit Japan overgekomen presentatievorm: de pech kucha. Bij deze wijze van presenteren krijgt elke presentator de ruimte om twintig dia’s te presenteren – niet meer of minder – met 20 seconden spreektijd per dia. Deze tijd per dia is ingesteld, dus zonder tussenkomst van wie dan ook flitst er elke 20 seconden een nieuwe dia tevoorschijn. Deze vorm dwingt presentatoren sterk visueel te presenteren, gezien de verhouding tussen de dia's (best veel) en spreektijd (best kort). Een interessante vorm om eens mee te oefenen?

Het is een oud motto, minder is meer, dat vooral populair geworden is door het werk van ontwerper Ludwig Mies van der Rohe. Zijn ontwerpen kenmerkten zich door een heel basale stijl, al het overbodige verwijderde hij, waarna alleen de kern bleef overbleef. Daarmee is het ook een prima uitgangspunt voor presentaties: laat het overbodige weg en de kern blijft over en komt veel meer tot zijn recht.

Met dit motto stroomlijn je als het ware je presentatie. Je zoekt naar wat weg kan en de potentiële stroomlijn onderbreekt: dat wat zorgt voor frictie, weerstand, dat wat te veel is. Dan houd je over wat wezenlijk is en kun je met minder kracht en energie meer bereiken.

Kill your darlings

Dan volgt de lastige vraag wat er weg kan uit je presentatie. Immers, er is zoveel belangrijk en relevant. Zeker als je diep in de materie zit, is het weleens lastig iets weg te laten, want het is altijd voor iemand relevant. Als je een voorstel presenteert, wil je geen enkele sterkte onbesproken laten, want die kan tot een positieve beslissing leiden.

De eerste en enige vraag die telt om de inhoud van je presentatie te bepalen, is: wat is er voor deze doelgroep én voor dit doel nodig om te bespreken? Dat betekent dat je zonder kennis van de doelgroep niet kunt beslissen wat voor hem nuttig is om te weten of te bespreken. Wat is de voorkennis van de aanwezigen, wat is hun houding ten opzichte van jou en je doel, wat voor vragen hebben zij en wat is voor hen belangrijk als ze een beslissing nemen?

Hetzelfde geldt voor het doel: zonder een scherp geformuleerd doel kun je geen presentatie maken. Wil je dat de aanwezigen meer weten na afloop, of moeten ze een bepaalde houding hebben of zelfs een bepaalde actie verrichten? Hoe preciezer je weet wat jij wil, hoe makkelijker je ziet wat essentieel is om dit te bereiken en wat weg kan.

Tentoonstelling versus pakhuis
Wees een curator. Vul geen pakhuis. Een goede tentoonstelling heeft een centraal idee, waar elk individueel werk aan bijdraagt. Dat kan betekenen dat een mooi kunstwerk niet de tentoonstelling haalt omdat het afleidt, te veel aandacht opeist of de lijn breekt. Zorg dat je presentatie het werk van een curator is: alles wat erin zit, hoort erin vanuit het centrale idee. Goede ideeën die er niet per se bij horen, sneuvelen en halen de presentatie niet.

Over doelen en doelgroepen bepalen, zijn boeken volgeschreven en vele handzame modellen te gebruiken. Vaak vormt het nadenken over deze twee aspecten van je presentatie aanleiding tot het nog eens contact opnemen met de opdrachtgever of contactpersoon. Samen kun je vaststellen wat er allemaal relevant is, gezien de setting van de presentatie.

Zwaar onderschat: de hand-out

Een onderschat onderdeel van de presentatie is de hand-out. Met een aantal A4’tjes kun je veel doen tijdens – en zeker ook na – je presentatie. Tijdens je presentatie is je hand-out handig om:

  • meelezen met de dia’s mogelijk te maken;
  • ruimte te bieden aantekeningen te maken en daarmee vragen uit te stellen tot een geschikt moment;
  • details uit de dia’s te houden maar op papier te presenteren. Een dia met tabellen, getallen of andere detailinformatie komt zelden lekker van het scherm. Een moment nemen om het papier erbij te nemen en daar de aanwezigen doorheen te loodsen werkt dan beter;
  • gegevens of uitwijdingen op te nemen die je niet per se wil bespreken maar wel wil aanbieden. Stel dat je allerlei gegevens over je onderneming wilt presenteren maar vermoedt dat deelnemers daar niet van in vervoering raken, dan kun je je in de presentatie beperken tot de kern, bijvoorbeeld je visie of missie, en in de handout meer details opnemen die mogelijk relevant zijn maar niet relevant genoeg om de schaarse spreektijd mee te vullen. En die misschien leiden tot vragen die daarmee nog meer tijd kosten en jou niet helpen. Verwijs tijdens je presentatie naar de pagina in je hand-out, neem een seconde tot iedereen gezien heeft waar wat staat en je kunt weer door;
  • de hand-out is een kans om verdere implementatie aan te bieden. Een presentatie kan een piekervaring zijn, waarna het publiek zijns weegs gaat. In een hand-out kun je twee à drie concrete tips geven, een stappenplan of een checklist. Kortom, van alles om de impact van je presentatie te vertalen naar vervolgstappen.

Kortom: minder is meer, als het om jouw spreektijd gaat, maar gebruik een hand-out om je impact te vergroten tijdens en na de presentatie.

Arjan Broere helpt kenniswerkers om productiever te zijn met de concrete tips en adviezen uit Getting Things Done (GTD) en Streamline Certified. In beide richtingen is Arjan master trainer, vanuit trainingsbureau meereffect. Arjan traint en coacht en verzorgt daarnaast webinars, artikelen en trainingsmaterialen over alle aspecten van productiviteit.