Hoe zorg je voor een strakke organisatie? Een kijkje in de keuken van een bedrijf uit Arnhem

Asana

Na een flinke zoektocht vond Sprout-expert Ralph Wolbrink een goed systeem om zijn bedrijf goed georganiseerd te houden. ‘Je kunt pas goed werk leveren als je rust in je hoofd hebt.’

Toen ik na mijn studie begon met werken kwam ik er al snel achter dat het managen van je werk best uitdagend kan zijn. Sinds die tijd heb ik me behoorlijk verdiept in hoe je zowel alleen, als in teams optimaal kunt werken.

Na diverse theorieën en methodes te hebben geprobeerd, heb ik nu al een paar jaar mijn eigen workflow die voor mij enorm goed werkt. Veel van deze principes passen mijn collega’s en ik dan ook toe in ons bedrijf. In dit blog wil ik dan ook graag wat inzichten en tools met jullie delen over hoe wij onze werkzaamheden bij Pure Internet Marketing hebben georganiseerd.

Rust in je hoofd 

Eigenlijk begint het voor mij met drie persoonlijke doelstellingen. Ik geloof er heilig in dat je pas goed werk kunt leveren als je rust in je hoofd hebt en dat kun je (deels) bereiken door een goede organisatie van je werk. Daarnaast heb ik er een hekel aan om afspraken of taken te vergeten en het is ook mijn angst dat dit in een groter wordende organisatie gebeuren zal.

Tot slot is uniformiteit in werkwijze en kwaliteit een uitdaging waarbij de juiste workflow ons een flink eind op weg helpt. Deze drie doelen moeten worden getackeld met de inzet van de juiste tools, een taakverdeling én het geheel moet overzichtelijk (lees eenvoudig) blijven.

Acties documenteren

De spil voor het organiseren van al onze werkzaamheden is gebouwd in een pakket genaamd Asana. Mocht je niet bekend zijn met deze dienst, dan is het eenvoudig uit te leggen als georganiseerde to-do lijstjes. Maar dan met de mogelijkheid om teams samen te laten werken, geavanceerde eigen workflows te maken én voortgang te monitoren.

Wij hebben per klant een team in Asana met daaronder de verschillende projecten waar we voor de klant aan werken. Binnen een project vallen verschillende taken, waarvan een deel terugkerende taken zijn. Wij werken structureel met een owner per taak, zodat taken nooit in het midden liggen en één iemand eindverantwoordelijk is over die specifieke taak.

Om te zorgen dat we voor elk project minimaal dezelfde taken uitvoeren hebben we templates uitgedacht. Hierin wordt elk project uitgesplitst in kleinere subtaken die vervolgens toegewezen kunnen worden aan een owner en ingepland worden voor voltooiing. Om de taak altijd actionable te houden is het verplicht om er een einddatum aan te hangen. De reden hiervoor lees je in het volgende onderdeel van onze workflow.

Oh, ik sla er zelf weleens in door, want zelfs taken als de planten water geven, het kopen van een cadeau of een terugbelverzoek zet ik structureel in Asana. Puur om rust in mijn hoofd te houden en te voorkomen dat ik het vergeet.

Taken inplannen

In principe worden taken in de toekomst altijd ingepland op een maandag in een specifieke week. Wanneer de werkweek begint, dan is de structuur intern zo dat iedereen zijn takenlijst van Asana opent en daarnaast zijn of haar agenda bekijkt. Op dat moment worden de taken ingepland op de dag dat men hiermee bezig gaat. Hiermee zorg je dat je grip hebt op je werkweek en een reële planning kunt maken.

Uiteraard gebeurt het weleens dat een taak op die geplande dag niet voltooid wordt, maar dan is het zaak om de datum te verplaatsen naar het moment dat je het wel gaat redden. Mochten taken niet zijn afgerond op de datum van plannen, dan kleuren ze rood en hier letten we dan ook nauwlettend op om te voorkomen dat werk achterloopt.

Staat er veel op rood, dan is dat een moment om in te springen

Ik gebruik deze informatie overigens ook om te zien of onze consultants in tijdnood komen. Staat er veel op rood, dan is dat een moment om in te springen en te zien hoe we dit oplossen. 

Mails managen

E-mail blijft een van de belangrijkste communicatiekanalen met klanten en leveranciers. Inkomende mails kunnen een behoorlijke afleiding zijn wanneer je druk aan het werk bent. Om dit te voorkomen heb ik mezelf aangeleerd om standaard drie mailmomenten per dag te hanteren: in de ochtend na komst op kantoor, na de lunch en tot slot voor ik naar huis ga. Zo heb ik voor mezelf zoveel mogelijk blokken gepland om werk te verzetten en om mijn Asana-lijst leeg te maken.

Consequent zijn

Het gaat helemaal nat wanneer je niet consequent bent

Deze workflow werkt voor mij persoonlijk en voor ons bedrijf Pure enorm goed. Maar hoe goed het systeem ook is, dit gaat helemaal nat wanneer je niet consequent bent. Zodra taken niet worden toegewezen of je te losjes omgaat met het inplannen ervan, dan loop je snel achter de feiten aan en is je doelstelling rust in je hoofd moeilijk te behouden.

Mijn ervaring is dan ook: mocht je kiezen voor een systeem dat voor je werkt, dan moet je zorgen dat je ook de discipline hebt om het systeem te laten slagen.

Elke ochtend...

X
het belangrijkste ondernemernieuws in jouw mailbox? Gegarandeerd Sprout-stijl!