Meer grip op je agenda en e-mail? Begin bij je werkweek, zegt deze medewerker van Blendle

In een nieuw boek helpt Blendle-medewerker Rick Pastoor je aan meer ‘grip’ in een zee van afspraken, taken en e-mails. ‘We zijn te veel tijd kwijt aan e-mail omdat we er niet onze volledige aandacht aan besteden.’

Rick Pastoor (1988) ging in 2014 als frontend developer aan de slag bij Blendle, de digitale bladenkiosk van Alexander Klopping, waar hij in 2014 promoveerde tot Head of Product. Naast die drukke baan schreef hij een tijdje een nieuwsbrief over productiviteit, een onderwerp dat hem al veel langer in de greep houdt, vertelt hij.

“Voordat ik bij Blendle werkte, maakte ik met een eigen bedrijf apps en backend-systemen. Toen merkte ik al hoe belangrijk het is om na te denken over hoe je werkt en wat voor verschil je daarmee kunt maken. Bij Blendle kwam ik in een snel schalende club terecht waar nog heel veel dingen nog niet waren bedacht en moesten worden opgelost. Daar werd mijn manier van werken op de proef gesteld. Dan kun je twee dingen doen: veel langer en meer gaan werken, of nadenken over hoe je je werkwijze kunt aanpassen zodat je nog een leven overhoudt.”

Reacties

Pastoor bundelde zijn kennis in het nieuwe, door hem zelf uitgegeven boek Grip (Managementboek.nl, 18,99 euro). Mede dankzij enthousiaste recensies van onder anderen Pieter Zwart (Coolblue), Hans Ober (Ticketswap) en Boris Velduijzen van Zanten (The Next Web) gaat de verkoop tot nu toe “boven verwachting”, met enkele duizenden verkochte exemplaren sinds de lancering eerder deze maand.

De doelgroep is breed, legt Pastoor uit: “Iedereen dealt met drie dingen: je hebt afspraken, taken en een bak met e-mails. Daar moet je iets mee. Of je nu ceo, manager, ondernemer of loodgieter bent.”

Wat maakt dit boek wat jou betreft de moeite waard in een zee van boeken over productiviteit?

“Je ziet een enorme vraag naar dit verhaal, dat bewijst wat mij betreft al dat mensen zitten wachten op iets nieuws. Ik begin echt bij de werkweek. In deze tijd waarin we overlopen van het werk, moeten je elke keer beginnen met het onder controle krijgen van je werkweek, omdat je dan ruimte krijgt voor andere dingen in het leven. Veel andere boeken beginnen met het einde voor ogen, of met hoe je het hele systeem optuigt. Nee, begin heel simpel bij je agenda en wat er vandaag op je bord ligt.”

“Daarnaast ben ik een jonge Nederlander, wat toch een andere benadering oplevert dan bij de meeste Amerikaanse boeken. Op elke pagina staat als het goed is iets wat je direct kan toepassen. Het is geen wollig, langdradige verhaal.”  

Wat is het geheim van slim werken?

“Uiteindelijk is het geheim, in mijn geval, beginnen bij de werkweek door grip te krijgen op je agenda, taken en e-mail. Het goed omgaan met alle tools waar je dagelijks al mee werkt, en op vaste momenten terugblikken en vooruitkijken. Ik merk dat veel mensen dat nog ingewikkeld vinden. Daarom maak ik dat zo klein mogelijk.”

“Het maakt niet eens uit wanneer je het precies doet. Als je je maar afvraagt wat je afgelopen week hebt gedaan en wat je gaat doen. Dan hoef je er geen tweeënhalf uur voor te plannen. Zo kun je ook de meest creatieve of flexibele persoon uitdagen om iets meer structuur te creëren.”

Wat is de belangrijkste ‘win’ als je deze methode gebruikt? En wat is belangrijker: ruimte in je hoofd of meer productiviteit?

“Het hangt af van wat je zelf wil. Veel mensen stromen over van taken en afspraken en mails. Wat er dan gebeurt, is dat we gestresst en overwerkt raken en we geen prettige partners meer zijn. Door voor rust in je hoofd te zorgen en te weten dat je werk goed gebeurt, houd je tijd over. Daardoor kun je meer doen, meer Netflix kijken of met je familie en vrienden zijn.

“Ik ben 10 maanden geleden vader geworden. Als ik bij mijn dochter thuis ben, wil ik niet ondertussen mijn mail checken. Je kan jezelf forceren om niet te mailen, maar ik zeg: plan overdag drie momenten voor je mail, zodat je het thuis onder controle hebt, en je jezelf niet hóeft te forceren.”

“Mensen kunnen ook meer nadenken over hun grote dromen. Hoeveel mensen hebben niet allerlei ideeën over wat ze willen in hun leven, maar beginnen er niet aan?”

Hoeveel tijd ben je per week kwijt aan het implementeren van deze methode?  

“Alle dingen die belangrijk zijn, kosten tijd en energie. Ik geloof dat tijd één van de meest kostbare dingen is die we hebben. Het heeft ongelofelijk veel waarde om te investeren in het nadenken over de vraag wat je met die tijd wil. Dat hoeft niet meer dan een half uurtje per week te kosten. Als je die tijd niet wil investeren, dan maakt iemand anders een plan voor je.”

Word jij zo langzamerhand de Nederlandse David Allen?

Pastoor moet lachen. “Ik wil mensen helpen om betere keuzes te maken. Dat is ook het doel van Blendle, om mensen helpen te kiezen. Het komt hier eigenlijk allemaal al heel mooi samen.”   

Welke drie tips zou je willen meegeven aan mensen die op zoek zijn naar meer ‘grip’?

“Zorg ten eerste dat je daadwerkelijk doet wat er in je agenda staat. Gebruik de agenda waar die voor gemaakt is. Dan is heel zichtbaar waar je voor werkt en heb je een hulpmiddel om terug te kijken.”

“Ten tweede: bewaar nooit meer iets in je hoofd. Onze hersenen zijn niet zo goed in het op de juiste momenten herinneren van wat er nodig is. Zorg dat je een betrouwbaar systeem ontwikkelt, buiten je hoofd, om dingen te onthouden. Dat zorgt voor ruimte en rust in je hoofd en biedt ruimte voor creatieve ideeën en ontspanning.”

“Tot slot: maak tijd voor e-mail. We worden overspoeld met e-mail, maar we besteden er eigenlijk niet echt onze hele aandacht aan. Daardoor zien we dingen over het hoofd en zijn we uiteindelijk meer tijd kwijt. Als je drie keer per dag een moment inplant om het bewust te doen, dan kun je ook de meest uitpuilende mailbox tackelen.”

Redacteur Sprout (online). Email: maarten@sprout.nl

Elke ochtend...

X
het belangrijkste ondernemernieuws in jouw mailbox? Gegarandeerd Sprout-stijl!