Waarom je een ingewikkelde e-mail nooit moet beantwoorden met nog een e-mail

E-mail

Complexe, gevoelige e-mails beantwoord je niet met nog een e-mail, stelt Sprout-expert Arjan Broere. Maak een bespreekpuntenlijst en zorg voor minder e-mail, en meer aandacht.

Je kent het vast e-mails met een vage onderwerpregel 'Update!' en in die e-mail een heel lang verhaal met allerlei problemen met als afsluiting 'Wat vind je?' Zo een e-mail is verrassend snel getypt. Een probleem beschrijven is niet zo lastig en een open vraag zit met enkele toetsaanslagen in de mail. Maar om die e-mail te beantwoorden, ben je veel langer bezig. Hoe pak je dat vlot aan? Kleine spoiler: niet via de mail.

Bespreekpunten in plaats van mailen

Ingewikkelde e-mails beantwoord je niet langer via de mail maar dat worden bespreekpunten.

Beantwoordt e-mails die je snel kunt beantwoorden. Het kan maar beter weg zijn en degene die jou gemaild heeft kan ook weer door. Alle wat ingewikkeldere e-mails die lang zijn, gevoelig liggen, wat verheldering vragen, kun je beter niet met een e-mail beantwoorden. Die beantwoord je met: 'Goed punt. We zien elkaar woensdag dan pakken we het op.'

De wet van drie

In zijn boek Ontketen je brein beschrijft Theo Compernolle zijn wet van drie: als hij een e-mail ontvangt en hij schat in dat de kwestie niet binnen maximaal drie e-mails opgelost is, dan is het geen e-mail meer maar een bespreekpunt.

Maak voor teamleden, leveranciers, partners maar ook teams en vergaderingen waar je regelmatig overleg mee hebt een bespreekpuntenlijst. Daar voeg je dan niet alleen e-mails aan toe die je ontvangt maar daar zet je ook punten op die jij voor het overleg hebt. Eventueel mail je de kwestie en voeg je aan die e-mail toe dat je het bij de volgende afspraak oppakt.

Vraag ook aan je partners in deze samenwerking om dat te doen. Spaar punten op en neem contact met elkaar op als je enige haast hebt.

Niet nog meer vergaderen!

Je wordt van de verschuiving van e-mails naar bespreekpunten natuurlijk niet wijzer als je vanaf nu heel veel besprekingen erbij hebt die je agenda blokkeren, waardoor mensen je vaker mailen omdat je niet bereikbaar bent.

Blijf eenvoudige, korte, concrete e-mails naar elkaar sturen maar bespaar tijd door niet in e-maildiscussies verzeild te raken. Iedereen weet hoeveel sneller je iets mondeling uitgelegd hebt vergeleken met de maar 26 letters die je hebt op een beeldscherm ordenen.

Het went doorgaans snel om dit soort besprekingen kort te houden en gericht op die zaken die nu om een antwoord vragen. Zeker als je er beperkt tijd voor uittrekt: even vijf a tien minuten binnenlopen, bellen of Skypen en je bent kunt weer verder.
Spreek je elkaar, dan kijk je naar de verzamelde punten en bepaal je welke je oppakt. Ook als je elkaar spontaan tegenkomt, heb je een complete voorraad met de zaken die je samen wil oppakken. Je hebt altijd een actueel en compleet overzicht wat jullie samen op te pakken hebben.

Hoe en waar maak ik een bespreekpuntenlijst?

Een bespreekpuntenlijst kun je op meerdere manieren bijhouden. Kies er liefst één waarbij je werkt met wat je al kent en gebruikt.

•    Maak een aantal pagina's achterin je notitieboek, waarbij voor jou belangrijke personen, teams of vergaderingen een eigen lijst bespreekpunten krijgen. Bij het maken van aantekeningen voeg je bespreekpunten toe. Bij het verwerken van e-mails vul je handmatig je lijsten aan.
•    Maak een terugkerende agenda-afspraak, nodig de ander(en) uit en zet daar bespreekpunten in, zodat je ze allen ziet. Nadat je elkaar gesproken heb, verwijder je wat besproken is en blijft staan wat nog een keer aan de orde moet komen
•    Deel een bestand op Sharepoint, OneDrive of Google Drive of deel een notitieblok via OneNote en nodig anderen uit de punten aan te vullen
•    Heeft je mailsysteem ook taken (zoals Google, Outlook, IBM Notes) maak van de e-mails die je wil bespreken taken. 
•    Gebruik in je mail tags (Mac mail), labels (Gmail) of categorieën (Outlook) voor elke persoon of elk team. Met een zoekopdracht of sorteeropdracht heb je de lijstjes klaar.

Stroomlijn e-mailgebruik

Het is wonderlijk hoe belangrijk e-mail is als gereedschap voor ondernemers maar hoe weinig systematische aandacht er naar dit gereedschap uitgaat. Iedereen heeft zijn klachten over e-mails (teveel, onnodig ge-CC, onduidelijke onderwerpregels) maar er worden relatief weinig protocollen of best practices bepaald. En gehandhaafd.

Door zelf preciezer te worden in wanneer en hoe je e-mail inzet, wordt het kanaal weer het krachtige communicatiemiddel dat het kan zijn. Eén e-mail per keer.

Arjan Broere helpt kenniswerkers om productiever te zijn met de concrete tips en adviezen uit Getting Things Done (GTD) en Streamline Certified. In beide richtingen is Arjan master trainer, vanuit trainingsbureau meereffect. Arjan traint en coacht en verzorgt daarnaast webinars, artikelen en trainingsmaterialen over alle aspecten van productiviteit.