5 belangrijke lessen bij het opzetten van een team in India

Jeroen Derwort (RosterBuster) twijfelde lang of hij het ontwikkelen van zijn software wel (deels) moest uitbesteden naar India, maar het werd uiteindelijk een groot succes, waardoor zijn bedrijf sneller kan opschalen. Mensen ter plekke leren kennen is cruciaal, schrijft de hij in een gastblog.

De vraag naar goede software-engineers is groot. Zo groot dat veel bedrijven er niet in slagen om voldoende technisch personeel te vinden. Voor startups als RosterBuster is dat een probleem. Wij hebben een beperkt budget in deze fase en willen snel opschalen. Salarissen van ervaren ontwikkelaars in Nederland zijn hoog en ze zijn nauwelijks te vinden.

Om dit te ondervangen, richten we ons vooral op talent. Daarnaast hebben we sinds twee jaar ook een team in Pune, India. Dit loopt na wat aanloopproblemen bijzonder goed. Dat dit best uitzonderlijk is, hoor ik voortdurend om me heen van andere ondernemers, die slechte ervaringen hebben met teams in het buitenland. Zij hebben het dan over communicatieproblemen, afspraken die niet worden nagekomen, specificaties die niet begrepen worden en de kwaliteit van de opgeleverde software die matig is. 

Aantrekkelijk

Ik heb lang getwijfeld. Maar India is door de lagere loonkosten en grotere beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel zeer aantrekkelijk. Doordat we het goed hebben opgezet, communiceert ons team goed en levert het kwalitatief hoogwaardige software op. We kunnen bovendien sneller opschalen.

Hier zijn vijf ervaringen die wij hebben opgedaan, die kunnen helpen om een kantoor in India succesvol op te zetten.

1. Naar India toe

We worden voortdurend lastiggevallen met bureaus die buitenlandse ontwikkelaars aanbieden. Maar via een koud telefoontje hebben wij er geen vertrouwen in. Een kennis die in India heeft gewoond heeft ons in contact gebracht met het eerste kantoor waarmee we hebben gewerkt. Zo kregen we een ‘warme’ introductie.

Deze aandacht ter plekke is cruciaal geweest

Mijn compagnon is als product owner een aantal weken in Pune geweest, om de mensen te leren kennen, ze vertrouwd te maken met ons product en te zien hoe ze te werk gaan. Deze aandacht ter plekke is cruciaal geweest om het team een goede start te geven. Om deze relatie in stand te houden gaan we één tot twee keer per jaar terug. 

2. Controle houden, kiezen voor ‘outstaffing’

Onze eerste keuze was een bedrijf dat outsourcing voor ons verzorgde. Dit werkte niet altijd even goed. Wij huurden een developer bij het bedrijf in, maar zij droegen de kandidaat voor. We hadden geen controle over de werving en selectie. Dat zorgde er een aantal keren voor dat we met een developer zaten die onder niveau presteerde. Voordat je daar achter komt, ben je zo een paar maanden verder. In die tijd heb je geïnvesteerd in die persoon en kun je opnieuw beginnen.

We hebben daarom nu gekozen voor outstaffing, in plaats van outsourcing. Cyphertree is het bedrijf waar onze ontwikkelaars voor werken. Er zijn meer van dit soort partijen. Van belang is dat het een Indiase onderneming is, maar dat de ontwikkelaars een contract hebben dat ze direct aan ons bindt. De tussenpersoon regelt de kantoorruimte, doet de eerste selectie van kandidaten en regelt de dagelijkse beslommeringen ter plaatse. 

De ontwikkelaars werken dedicated voor ons. Mochten wij besluiten zelfstandig een vennootschap in India op te zetten, dan kunnen we hen zonder kosten meenemen. 

In het hiring-proces borgen we via een programmeertest of het niveau van de ontwikkelaar in orde is. De technische kennis om de test te beoordelen hebben we aanwezig in Nederland. In een Skype-call bepalen we tot slot of de communicatieve vaardigheden op orde zijn. Niet onbelangrijk, want hoewel de meeste Indiërs goed Engels spreken kan het accent weleens een belemmering zijn om ze te kunnen verstaan.


RosterBuster, Team India in Pune | Foto: Jeroen Derwort

3. De voertaal Engels maken

Om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerkers geen informatieachterstand hebben, is het cruciaal om alle documentatie en officiële communicatie in het bedrijf in het Engels te doen. Voor ons was dit een relatief kleine stap, omdat we internationale klanten in de luchtvaart hebben. Daardoor zijn we gewend om naar buiten toe in het Engels te communiceren. Maar ook intern zijn dus al onze systemen Engelstalig.

Dit kan soms wat lastiger zijn, omdat dit niet de moedertaal van de meeste medewerkers in Nederland is. Maar over het algemeen ervaren we hier weinig problemen mee.

4. Scrum remote toepassen

Om onze projecten goed te managen houden we een strak scrum-ritme aan. Elke dag doen we een stand-up met het team via een webcam, wekelijks hebben we refinement-meetings, aan het eind van elke sprint geven ze een demo, doen we de planning en doen we een terugblik. De product owner bevindt zich in Nederland en die bereidt de backlog goed voor. Bij vragen is hij beschikbaar op het deel van de dag dat de tijdzones elkaar overlappen.

Omdat de Indiërs nog geen ervaring met scrum hadden, zijn we gestart we met een agile coach in Nederland. Dit alles zorgt ervoor dat de developers goed weten wat er van ze verwacht wordt en effectief aan het werk kunnen zijn.

We hebben daarnaast gezorgd dat de voorzieningen goed op orde zijn. Een vaste webcam met een snelle en betrouwbare internetverbinding om de stand-up te doen, bespaart een hoop tijd en ergernis. Voor de meetings is een vergadertafel met een account dat klaarstaat om direct in te bellen naar het remote team onmisbaar. 

5. Stimuleren van samenwerking tussen Nederlandse en Indiase ontwikkelaars

Juist de combinatie van ontwikkelaars in Nederland en India werkt goed

Omdat India een paar tijdzones verschilt met Nederland en de taal anders is, is de verleiding groot om de Indiase teams apart te organiseren van de Nederlandse teams. Wat wij hebben gemerkt, is dat juist de combinatie van ontwikkelaars in Nederland en India goed werkt. Het werken in koppels en regelmatig overleg zorgt ervoor dat het proces goed inzichtelijk is, de requirements goed worden begrepen en dat de developers van elkaar leren.

Hoewel de ontwikkelaars in ons kantoor in Pune een paar uur eerder beginnen, zijn er voldoende uren overlap op een dag om samenwerking en overleg mogelijk te maken. Zeker omdat ze in India over het algemeen wat verder in de ochtend starten, wat langer pauzeren en als gevolg daarvan later naar huis gaan.

We hebben er dus geen eilanden van gemaakt die gescheiden zijn in tijd, taal en cultuur, maar gedeelde projecten waaraan de ontwikkelaars van beide continenten gezamenlijk bijdragen.

Niet over een nacht ijs

Bij het opzetten van ons team in India zijn we niet over één nacht ijs gegaan. Het heeft tijd en aandacht gekost. We hebben pas één team in India, maar we hebben zes vacatures voor 2019, waarvan er al twee ingevuld hebben. 

Is het dan allemaal ideaal? Nee, dat niet. Het werken met developers op afstand vergt geduld en kost extra inspanning. In de dagelijkse gang van zaken op het bedrijf zijn natuurlijk veranderingen doorgevoerd die de communicatie tussen teamleden uitdagender maken, zoals de Engelse taal en het anders inrichten van de scrum meetings, zodat deze samen met remote locaties kunnen worden afgedraaid.

Tweede kerstdag

Het verhaal dat Indiërs niet kunnen communiceren, het product niet zouden begrijpen en niet creatief zijn, bleek een fabeltje

Recent merkten we dat men in India op tweede kerstdag gewoon werkt. Meestal hebben we dat goed in beeld, maar deze keer werd het pas opgemerkt tijdens de dagelijkse stand-up. Maar dit zijn kleine ongemakken als je bedenkt dat we de beschikking hebben gekregen over gemotiveerde en kundige mensen. Het verhaal dat Indiërs niet kunnen communiceren, het product niet zouden begrijpen en niet creatief zijn, is een fabeltje gebleken in mijn ervaring.

We kunnen hen bovendien aan ons binden tegen een interessant salaris, dat onder het niveau ligt dat een Nederlandse ontwikkelaar zou vragen. Dat wil zeggen àls we die persoon in Nederland al hadden kunnen vinden. Voor ons is het dus een effectieve manier om met beperkte middelen meer hoogwaardig ontwikkelwerk te kunnen doen.

Jeroen Derwort (Delft, 1979) is internetondernemer. Hij startte in 2001 met Online Soccer Manager (OSM) vanuit zijn zolderkamer, een app waarmee voetballiefhebbers manager kunnen worden van hun favoriete voetbalclub. Als co-founder en directeur bracht hij Gamebasics naar 45 medewerkers en OSM naar 5 miljoen spelers wereldwijd. Sinds 2017 is Jeroen mede-eigenaar en CTO geworden van RosterBuster. Deze start-up maakt een door piloten bedachte app, waarmee crew van British Airways, EasyJet, Transavia, KLM en nog 400 andere luchtvaartmaatschappijen efficiënter én leuker hun werk doen. Jeroen's drijfveer is om IT studenten en startende ondernemers verder te helpen. Dit doet hij vanuit de Dutch Innovation Factory in Zoetermeer.