8 tips waarmee een IT-project onderdeel wordt van je héle bedrijf

In steeds meer niet-IT-organisaties wordt de IT steeds belangrijker. Maar veel bedrijven nemen afscheid van hun eigen systeembeheerder en brengen hun IT-omgeving onder bij hun leveranciers. Maar wie is er nu eigenlijk verantwoordelijk voor dat de IT meegaat met de voortdurende veranderende structuur en dienstverlening van de organisatie? En hoe kan je dat goed organiseren?

8 tips om hiermee aan de slag te gaan:

1: Wijs één eindverantwoordelijke aan

Het klinkt zo simpel, maar vaak gebeurt het niet. Wijs één eindverantwoordelijke voor de IT-omgeving aan. Het ligt voor de hand dat bijvoorbeeld een financial controller, financieel directeur, boekhouder of officemanager de verantwoording wordt gegeven. Hun functie heeft namelijk al een beheersfunctie en feitelijk zet je je IT in om je organisatie te organiseren en vervolgens te excelleren.

Een goed contact met de eindverantwoordelijke voor de operatie is dus een vereiste. Dat zit vaak goed met deze groep financieel georiënteerde medewerkers, ondanks een gezonde spanning die natuurlijk tussen de beide groepen mag of eigenlijk moet zitten.

2: IT is niet ‘eng’ en ‘ingewikkeld’

In de praktijk zie ik vaak dat IT als ‘eng’ en ‘ingewikkeld’ wordt weggezet en dat hiermee hele groepen er eigenlijk niets mee te maken willen hebben. Affiniteit met IT is echter te leren. Zorg er in ieder geval voor dat er meerdere mensen zijn in je organisatie die de organisatie en organisatiebehoeften begrijpen. Die kunnen op basis van de inhoud nadenken over de IT-omgeving. IT is dan een minder ingewikkeld, want je weet wat je van je leverancier(s) functioneel vraagt.

3: Wijs ook PowerUsers aan

Waar vroeger de systeembeheerder wist wat het beste was voor de gehele organisatie, gaan de ontwikkelingen in verschillende softwarepakketten, infrastructuur en informatievoorziening nu in een sneltreinvaart. Dat is moeilijk voor één persoon. Zorg ervoor dat je IT bedrijfskundig wordt aangestuurd.

Geef meerdere medewerkers in verschillende rollen of functies een extra rol. Die van PowerUser. Een PowerUser voorziet de eindverantwoordelijke van ideeën hoe dingen beter kunnen, die niet werken of van nieuwe innovaties die de organisatie verder kunnen brengen.

4: Structureer op inhoud

Wanneer IT-doelstellingen afwijken van organisatiekundige doelstellingen dan kan je wachten op problemen. Maak het dus simpel en structureer alle verbeteringen, ideeën over nieuwe oplossingen en zet deze in lijn met de organisatiedoelstellingen. Geef duidelijk aan welke organisatiedoelstellingen wanneer gerealiseerd moeten zijn en welke IT-oplossingen hierbij nodig zijn. Op die manier versterken de bedrijfsvoering en IT elkaar.

5: Maak het niet te groot

Er zijn zoveel fantastische en mooie oplossingen, maar als je alles in één keer wilt doen dan is het niet meer haalbaar. Er blijven dan andere reguliere dingen liggen. Je IT-team is immers niet alleen maar verantwoordelijk voor de IT, ze hebben bijvoorbeeld ook hun dagelijkse rol als adviseur, planner, boekhouder of operator.

Zorg er dus altijd voor dat je IT-projecten behapbaar blijven door ze praktisch te houden in de uitvoering. Hiervoor is een cruciale rol weggelegd voor IT-verantwoordelijke.

6: Regelmatig kort overleg

Bij voorkeur worden alle PowerUsers regelmatig meegenomen in de organisatiedoelstellingen en de projecten die spelen. Een tweewekelijks overleg in perioden dat een project wordt geïnitieerd, zorgt er bijvoorbeeld voor dat PowerUsers zich betrokken blijven voelen. Wanneer projecten worden uitgevoerd en worden uitgerold dan zal er misschien wekelijks of vaker overleg plaatsvinden omdat iedereen in het projectteam zijn rol zal hebben.

7: De verantwoordelijke is verantwoordelijk

Regelmatig zie ik in de praktijk dat de verantwoordelijke bijna blind alle taken delegeert. Dat is uitdrukkelijk niet de bedoeling. De eindverantwoordelijke begrijpt de IT op hoofdlijnen en is projectleider bij de uitvoering van de projecten. Hij onderhoudt ook de contacten met leveranciers en selecteert, indien nodig, externe adviseurs.

8: Een IT-verantwoordelijke zonder draagvlak is tandeloos

Je kunt simpel een IT-verantwoordelijke benoemen. Iedereen is blij, maar hij moet in zijn rug gedekt worden door bijvoorbeeld de operationeel verantwoordelijke en, indien van toepassing, door zijn leidinggevende. Zoals aangegeven is IT een organisatiebreed onderdeel. Wanneer de IT-verantwoordelijke dus niet wordt gesteund door zijn organisatie, zullen al zijn projecten mislukken.

Zonde van de tijd, energie en het geld dat wordt geïnvesteerd. De communicatie tussen de IT-verantwoordelijke en de andere verantwoordelijken binnen de organisatie is dus cruciaal en moet dus voortdurend levend gehouden worden.

Zoek dus de juiste persoon in je organisatie die de spil in het web wordt. Of je nu een klein- of middelgrote organisatie hebt, IT is eenvoudig te organiseren als onderdeel van je bedrijfsvoering. Veel succes!