Weg met het kantoor!

We gaan het in 2012 helemaal anders doen: goedkoper, flexibeler en in alle vrijheid. Sprout laat stap voor stap zien hoe je loskomt van het projecttapijt, de prikklok en de file. Eerst maar eens de IT de deur uit.

Die pizzadozen in het poetshok, dat gedoe met kabels en putten, die lelijke dozen op het bureau: eruit met die zooi! Cloud computing, software as a service, tablets en Het Nieuwe Werken, we worden al twee jaar ermee doodgegooid, dat gaan we nou eens omzetten in daden waar we wat aan hebben. Eerst even door de zure appel heen bijten: met zo’n besluit is er geen ontkomen aan: er is een it-project geboren.

Servers: weg ermee

Serie
Dit is het eerste deel uit een serie over het kantoorloze kantoor. Er is al veel gesproken over onderwerpen als het nieuwe werken/ mobiel werken. Aan hippe flexplekken geen gebrek, maar wat betekent het om alle balast van je af te schudden en geen kantoor meer te hebben. Is dat eigenlijk wel mogelijk? De komende vijf weken zal Sprout ingaan op die vraag.
Laten we beginnen in de kelder. Sla je je eigen data nog binnenshuis op? Dat hoeft al lang niet meer. In plaats van de boel daar warm te houden met servers die te ruim bemeten zijn, zjin er genoeg partijen die je graag backupdiensten en opslag op afstand bieden. Tegen een vast maandtarief, en met de mogelijkheid als er extra capaciteit nodig is bij te schakelen.
Datzelfde geldt voor de servers waarop je bedrijfssoftware draait. Aanbieders van datacenterdiensten kunnen zorgen dat de hele boel wordt overgebracht naar hun eigen serverpakhuis. Daar draait dan je eigen server, maar het voordeligst is het als ze die server virtueel maken: hun machines gedragen zich dan als je hoogstpersoonlijke server, zonder dat je kunt aanwijzen waar de bits en bytes exact rondzoemen.

Bedrijfssoftware: weg ermee

Je bedrijfssoftware de deur uit? Dat begint met een inventarisatie. Veel grotere bedrijven hebben niet eens een compleet overzicht van wat ze allemaal hebben draaien, of zelfs maar wie het geleverd heeft en hoe de vele systemen van elkaar afhankelijk zijn. Er zijn specialisten die zo’n bord spaghetti aanharken tot een overzichtelijke maaltijd.
Jij hebt gelukkig de touwtjes nog zelf in handen. Maatwerk blijft waarschijnlijk maatwerk, dat kan over naar de servers buiten de deur. Maar als de boekhouding, het klantensysteem of het ERP afkomstig is van een grote ‘pakketleverancier’, is de kans groot dat die al (deels) is overgegaan naar de cloud of daar ten minste heel hard naar op weg is. In plaats van lokale software op je eigen server en deels op elke pc, wordt de software aangeboden als (web)dienst: browser starten, inloggen en werken.
Zit je nog aan pakketten met licenties vast, dan is het bij het aflopen van het contract een kwestie van onderhandelen over het leveren van dezelfde mogelijkheden op basis van een dienst. Wat kosten betreft kan het onder de streep lood om oud ijzer blijken, maar de vergoeding per maand per medewerker groeit of krimpt wel makkelijker mee met uw bedrijf. Bovendien is het gedoe met het installeren van updates verleden tijd: een als dienst aangeboden software is altijd kakelvers.

Telefooncentrale: bij het grofvuil

Eenmaal uit de kelder gekomen, loop je even langs bij de receptie. Als de telefooncentrale tegen zijn eind loopt, is het tijd om met de telecomboer in overleg te gaan over een eigentijdsere oplossing. Voip-telefonie, bellen via het internet via het voice over IP protocol, dat was al geregeld als je een beetje op de kosten let, maar nu wordt het tijd voor een bedrijfscentrale ‘in de cloud’. Jazeker: in dezelfde internetcentrale die je software draaiend houdt en de data bewaart, is ook al een plek ingericht voor een virtuele telefooncentrale die zich gedraagt als die goede oude PBX. Doorschakelen, een wachtmuziekje, een keuzemenu: de hele rimram is online in te regelen. Dat scheelt in de kosten, en alweer: het levert interessante nieuwe mogelijkheden op. Gratis bellen met thuiswerkers en andere vestigingen, smartphones die vanzelf via wifi overschakelen op de goedkopere voiplijn zodra dat mogelijk is. En de receptionist(e) bedient de boel desnoods vanuit de tuin.

Werkplekken: eruit

De trap op naar de werkvloer. Is elke werkplek uitgerust met een vaste telefoon, een volwaardige desktopcomputer plus scherm waarop het complete Office-pakket draait plus lokale versies van de andere in het bedrijf gebruikte software? Dan is ook hier werk aan de winkel.
Hier begint de inventarisatie wel bij de werknemers: wat hebben ze nodig voor hun werk, en wat vinden ze zelf prettig? Laten we even aannemen dat elke collega in elk geval zijn eigen stoel en ladenkastje heeft en wil houden. De meubels en de inrichting laten we even over aan anderen, wij zijn op ijzerjacht.

Telefoons: toedeledokie

Collega’s die met hun mobieltje aan het oor vergroeid zijn, stellen misschien niet eens prijs op een vast telefoontoestel met een tweede nummer. Er zijn mogelijkheden om te zorgen dat ze, eenmaal binnen, vanzelf worden overgebracht naar de vaste lijn. Het werkt nog lang niet altijd vlekkeloos, maar de voip-boeren werken er hard aan.
Dat de pc er staat, is ook niet meer vanzelfsprekend. Wie veel op pad is, zal best durven kiezen voor alleen een laptop, mits die wel ergonomisch verantwoord op het bureau kan worden geïnstalleerd. Dat de laptop regelmatig wordt gebackupped en goed is beveiligd, is een voorwaarde die overigens geldt voor alle mobiele apparatuur.

Desktops: doei

Het beheer van de laptops en desktop-pc’s doen we ook de deur uit. Desktopbeheer is al lang niet meer voorbehouden aan de multinationals met honderden werkplekken. Het MKB wordt er ook mee verwend. En ook hier geldt dat virtualisatie het toverwoord is: iedereen krijgt een virtuele werkplek, dus inloggen en je hebt je (in de regel Windows) bureaublad voor je neus. Als u de virtuele werkplek niet wil overlaten aan een dienstverlener en ook de kantoorsoftware de deur uit wil hebben, is Microsoft sinds kort de volgende partij waarmee zaken moeten worden gedaan.

Microsoft: misschien

Natuurlijk is Google veel bekender als leverancier van cloudsoftware met zijn Google Apps for Business en Google Docs voor de kleine zelfstandige. Gmail was al cloud voordat het woord werd gekaapt door de marketeers, en bellen/videovergaderen/chatten via Skype is al ingeburgerd als samenwerkingsgereedschap. Weg met Microsoft, dus? Niet dat we aandelen MSFT bezitten, maar het is lang niet zo dat alle bedrijven Ahold kunnen volgen en hun mailverkeer voortaan via Gmail afkunnen. Google is bovendien allerminst gratis voor zakelijke gebruikers. Voor de tekstverwerker, spreadsheet en andere zogenoemde productiviteitssoftware geldt: Google biedt alternatieven die onverslaanbaar zijn in het delen van documenten, maar helemaal volwaardige vervangers voor Office zijn ze nog niet. En werknemers zullen eraan moeten wennen.
Het beste van Google en de rest is wel dat ze Microsoft in beweging hebben gebracht. De reus uit Redmond biedt sinds afgelopen zomer Office365. Een Office-pakket dat compleet op afstand kan draaien bij Microsofts datacenters, aangevuld met samenwerkingssoftware als Sharepoint en een zakelijke variant van Messenger, desgewenst gecombineerd met ouderwetse installaties op de pc. Zoals gebruikelijk is de menukaart uitgebreid en onoverzichtelijk, maar grotere klanten hebben een prima onderhandelingspositie om de rekening omlaag te krijgen. En wie zoveel mogelijk IT de deur uit wil krijgen, kiest voor de variant zonder lokale installaties.

Met de cloud in de wolken?

Als uw kantoor van onder tot boven overgegaan is tot de cloud, er liefst wat werkplekken zijn ingeleverd door mobiele collega’s (altijd leuk om eens wat werkplekken te verhuren aan derden), zal de ICT-rekening lager en voorspelbaarder zijn na een zekere aanloopinvestering. Bovendien kan iedereen overal en altijd aan de slag en met elkaar samenwerken en communiceren.
Mooi, maar de IT blijft natuurlijk de IT. Tegenover de flexibiliteit van uitbesteden en op afstand zetten staat de afhankelijkheid van de cloudleveranciers rond software en computerkracht en de datalijnen. In de praktijk valt het moeilijk te bewijzen, maar de zogenoemde uptime van clouddiensten doet niet onder voor die van uw ouderwetse IT. Die moet immers ook worden onderhouden, de poetsvrouw kan per ongeluk een kabel lostrekken; een datacenter presteert waarschijnlijk zelfs beter. Maar toegegeven: als de clouddiensten van Amazon of Microsoft platgaan, komt dat eerder in de media dan wanneer uw poetsvrouw de boel in het honderd schopt.

Veiligheid

Als het allemaal draait, is het dan ook veilig? De veiligheid van je gevoelige data wordt gegarandeerd door de cloudaanbieders. die daarvoor dezelfde anti-virus en andere waarschuwingssystemen voor inzetten als je nu al doet. Maar hackers liggen overal op de loer, ook als uw servertje nog in het poetshok staat. Jij en je medewerkers moeten het gedrag afstemmen op de nieuwe tijd: het moet duidelijk zijn wie waar bij kan, we gaan niet strooien met inloggegevens, niet via een onbeveiligde wifiverbinding op de laptop werken en al helemaal niet met een zatte kop klanten mailen vanuit de kroeg.

Lees ook aflevering 2 Inventaris eruit en 3 Weg met het kantoorpand
Lees meer over het kantoorloze kantoor in Sprout Magazine 1/2012 (verschijnt 24 februari 2012).

Elke ochtend...

X
het belangrijkste ondernemernieuws in jouw mailbox? Gegarandeerd Sprout-stijl!