'Handmatig een factuur maken leidde gelijk weer tot problemen'

Handmatig factureren? Peter Rickhof van Brookz weet inmiddels beter

Peter Rikhof van Brookz werkte jarenlang zelf de administratie bij op zondagochtend. Tot het echt niet meer ging. ‘Het handmatig bijhouden van de administratie heeft indirect wel geld gekost.’

Handmatig facturen maken, versturen en inboeken; veel ondernemers zijn op deze manier begonnen. “Maar als ik er nu op terugkijk, sloeg het eigenlijk nergens op”, bekent Peter Rikhof van overnameplatform Brookz. “Zat ik op zondagochtend en -avond in mijn eigen uurtjes de administratie bij te werken, terwijl ik ook tijd met mijn familie door had kunnen brengen. Het zijn werkzaamheden waar je als ondernemer geen energie van krijgt.”

Brookz is momenteel met ruim 15.000 aangesloten ondernemers, investeerders en adviseurs het grootste overnameplatform van Nederland, maar in de beginfase was het Amsterdamse bedrijf een stuk kleiner. Met een stuk minder facturen dan nu. “In die tijd was het nog te overzien qua volume, maar ik moest wel alles zelf bijhouden”, zegt Rikhof. “Ik hield alles bij in een ordner, met een tabblad tussen de inkomende en uitgaande facturen. Wanneer het geld bijgeschreven was op de zakelijke rekening dan zette ik een krul op de factuur in de map.”

Klantgroepen-systeem

In de eerste jaren kon Rikhof facturen sturen naar de overnameadviseurs die zich aansloten op zijn overnameplatform, naar adverteerders in het gelijknamige magazine en naar deelnemers van de Nationale Overname Dag. Maar toen er een nieuwe website werd opgetuigd waar kopers en verkopers van bedrijven zich direct online konden aanmelden, werd het aantal facturen per maand meer dan verdubbeld.

Rikhof: “Het goede nieuws was dat het erg goed ging met het aantal aanmeldingen, het slechte nieuws was dat het handmatig bijhouden van de administratie een probleem werd. Soms kreeg een factuur hetzelfde nummer, simpelweg omdat het niet meer te overzien was. Mijn boekhouder was ook absoluut niet blij, want er zat geen systeem in, bijvoorbeeld qua klantgroepen.”

Regels toepassen

Toen het bedrijf ook nog de betaalmodule van de online aanmeldingen in eigen hand nam, was voor Rikhof het omslagpunt bereikt. Hij schafte een online boekhoudprogramma aan en nam een werknemer in dienst die de volledige administratie voor zijn rekening neemt. “Ik mag zelf geen facturen meer fabriceren sinds het geautomatiseerd is”, aldus Rikhof. “Ik heb nog één keer uit routine een factuur met de hand gemaakt, maar dat leidde gelijk alweer tot problemen want die nota stond niet in het systeem. Het werkt alleen wanneer iedereen binnen het bedrijf consequent de regels toepast.”

Verloren tijd

Inmiddels ziet Rikhof het voordeel in van een geautomatiseerd systeem. “Mijn administratieleven is een stuk eenvoudiger geworden. Ik gok dat het mij tussen de 3 à 5 uur per week scheelt; in dat opzicht heeft het handmatig bijhouden van de administratie in het verleden indirect wel geld gekost. Nu kan ik die ‘extra’ tijd onder andere besteden aan het tweede platform dat wij in mei hebben gelanceerd, Dealsuite. Dit is een online matchingstool waarmee accountants en financieringsspecialisten toegang hebben tot alle professionele geldverstrekkers in Nederland. Stel je voor dat ik nog altijd handmatig de facturatie voor mijn rekening nam, dan was het ooit wel ergens verkeerd gegaan.”

Minder wanbetalers

Maar misschien wel het grootste voordeel van digitaal factureren in combinatie met het online boekhoudprogramma is dat het ook direct geld oplevert. Rikhof: “Door kort op de bal te zitten met het versturen van automatische herinneringen komt het geld sneller binnen en hebben we ook minder wanbetalers. De gemiddelde betalingstermijn is bij ons verkort van 30 naar 20 dagen en het aantal wanbetalers is minder dan 5 procent. Op jaarbasis scheelt ons dat zo’n 50.000 euro. Dat is natuurlijk makkelijk verdiend. Daarom raad ik iedere ondernemer, hoe klein zijn bedrijf ook is, aan om meteen het boekhouden optimaal in te richten.”

Lees ook:

Schrijft voor Sprout over startups, investeringsgeld en snelle groeiers.

Elke ochtend...

X
het belangrijkste ondernemernieuws in jouw mailbox? Gegarandeerd Sprout-stijl!