Zo presenteer jij online als een pro

Een presentatie op afstand vraagt om minder tekst, maar juist meer slides, legt Sprout-expert Serge van Rooij uit. Hier moet je op letten als je een onlinepresentatie maakt.

Inge is eigenaar van een  organisatieadviesbureau en moet volgende week een webinar geven via Zoom. ‘Ik had mijn presentatie al helemaal klaar, maar nu hoorde ik van de organisatie dat ik mijn hele presentatie moet ombouwen. Kan ik echt niet mijn presentatie gebruiken die ik ook laat zien als ik voor een livepubliek sta?’

Het goede nieuws voor Inge is dat het niet veel werk is om haar presentatie om te bouwen naar een format dat beter geschikt is voor onlinepresentaties. Maar waarom moet je die eigenlijk aanpassen?

Daar zijn een aantal redenen voor. Allereerst weet je niet op wat voor scherm mensen naar je presentatie kijken: is dat een televisie, een laptop of een mobiele telefoon? Alle drie hebben verschillende formaten en daarom moet je uitgaan van het kleinste formaat. Dat betekent iets voor de opmaak van je slides.

Daarnaast is het online lastiger om de aandacht vast te houden. Stel dat je een slide hebt met drie bulletpoints waar je tien minuten over praat. Dan staat tien minuten lang die ene slide in beeld. Bij een live-presentatie laten de mensen in de zaal die slide op een gegeven moment voor wat die is en focussen ze zich op jou. Online is dat lastiger, omdat je meestal niet tegelijkertijd met je slides in beeld bent, al kan ik je aanraden om wel regelmatig volledig in beeld te komen.

Hierbij tips om ervoor te zorgen dat je inhoudelijk en visueel een interessante presentatie aflevert.

Hou het kort...

Mijn ervaring is dat sprekers altijd denken dat ze te weinig materiaal hebben. Uiteindelijk leidt dat tot te lange presentaties. Daar is je publiek niet zo blij mee. Tegelijkertijd heb ik nog nooit iemand horen klagen dat een presentatie te kort was.

Nou is een zo kort mogelijke presentatie eigenlijk altijd een goed advies, maar omdat mensen online nu eenmaal sneller afgeleid zijn, kun je het best alle nice to know-informatie weglaten en je beperken tot de need to know-informatie. Om je te behoeden voor belangrijke valkuilen, deel ik graag de resultaten van een onderzoekje van Gotomeeting (webinar-software). Het bedrijf vroeg ruim drieduizend mensen naar de meest gemaakte fouten tijdens webinars:

1. Te commercieel.
2. Te veel tekst.
3. Te high level.
4. Te weinig of geen how to-tips.
5. Presentatie is heel anders dan in de uitnodiging stond.

Wat willen mensen dan wel? Hetzelfde als wat jij van een spreker wilt: inspiratie, lessen en oplossingen.

Een prettig hulpmiddel om te bepalen welke informatie je wilt delen is de volgende formule: Na dit webinar kunnen [deelnemers] [gewenste uitkomst] omdat ze geleerd hebben om [1], [2] en [3].

Stel dat ik bijvoorbeeld een webinar geef over onlinepresenteren, dan zou de formule er als volgt uit kunnen zien: Na dit webinar kunnen [mensen die nog niet zo vaak online gepresenteerd hebben] [hun publiek van begin tot einde boeien] omdat ze geleerd hebben hoe ze [1 een interessante onlinepresentatie moeten maken] en [2 die inhoud boeiend kunnen overbrengen], omdat [3 ze precies weten wat de belangrijkste voorwaarden voor een geslaagd webinar zijn]. Het mooie is dat de gewenste uitkomst ook meteen de ingrediënten van een catchy titel bevat. In mijn geval zou die kunnen zijn: ‘Zo geef je een webinar die van begin tot einde boeit’.

... met meer slides

Normaal gesproken ben ik niet zo’n fan van PowerPoint en veel slides, omdat de meeste mensen PowerPoint misbruiken als een spiekbriefje. Bovendien wordt je publiek sneller kritisch van een PowerPoint-presentatie. Terwijl ze bij een anekdote of voorbeeld ademloos kunnen luisteren, gaan mensen bij PowerPoint op zoek naar de fouten, lijkt het wel. Zeker als het slides zijn die helemaal vol met bulletpoints staan.

Maar bij onlinepresentaties hebben mensen redelijk snel kunnen lezen wat er op een slide staat en dan wordt zo’n slide na een paar minuten een soort testbeeld. Beter is het dus om meer slides te maken, bijvoorbeeld voor elke bulletpoint een aparte slide.

Sommige trainers zeggen dat je juist meer tekst op een slide moet zetten omdat mensen tijd genoeg hebben om te lezen, maar daar ben ik het niet mee eens. Ik wil dat mensen naar jou luisteren, jij geeft een toelichting op de tekst. Als je alleen maar als een voice-over de tekst voorleest, voeg je niks toe als spreker.

Eenvoudige slides graag

Hou de slides eenvoudig, zodat ze ook op een telefoonscherm goed overkomen. Als ze daar goed op te zien zijn, dan kunnen mensen met grotere schermen ze zeker lezen. Dit zijn een aantal zaken waar je rekening mee kunt houden: 

  • Gebruik geen slides met bulletpoints. Gebruik voor elke bulletpoint een aparte slide. Mensen zijn visueel ingesteld.
  • Probeer zo veel mogelijk beeld te gebruiken.
  • Gebruik een font van 36 punten of meer. Dat is goed leesbaar, ook op de kleinere schermen. Het voorkomt ook dat je te veel informatie op een slide zet.
  • Als je twijfelt of je slides goed zijn, bekijk ze dan eens op je mobiele telefoon. Beter nog, laat iemand anders even kijken die je inhoud nog niet kent.

Meer beeld

Bij een gewone presentatie kunnen mensen je zien. Na een tijdje hebben ze de slide wel gezien en zijn ze met hun aandacht bij jou. Bij een onlinepresentatie zijn de slides in beeld en is de presentator heel klein of helemaal niet te zien. Dus na een tijdje is er niets meer om naar te kijken en dwalen de gedachten van mensen af.

Overigens zijn mensen sowieso visueel ingesteld, dus is het minder vermoeiend om beelden te verwerken dan tekst. Je brein ziet elke letter als een aparte tekening en dat zorgt ervoor dat het meer moeite kost om te lezen. Beelden communiceren veel effectiever dan woorden, mits je beelden vermijdt waarop veel verschillende details te zien zijn. Je kunt beelden op verschillende manieren inzetten:

Ter verduidelijking: Een beeld zegt soms meer dan duizend woorden, dus als je beeld gebruikt om je woorden te illustreren, komt je boodschap beter over.

Als vergelijking: In veel presentaties gaat het over problemen en oplossingen of over nu en de toekomst. Je kunt met beelden het verschil tussen die twee momenten laten zien.

Voor doorloop: Soms gaat een presentatie over een proces. Een proces is vaak abstract. Door bij elke fase in het proces een beeld te laten zien, neem je je publiek mee en komt het proces tot leven.

Ter decoratie; Beeld kan een saaie slide net even wat mooier maken. Zolang het beeld maar wel een link heeft met de boodschap van die slide.

Als je geen idee hebt waar je al die beelden vandaan moet halen, kijk dan eens of je foto’s op je telefoon hebt die je kunt gebruiken, of misschien kun je wel speciaal foto’s maken voor je presentatie. Als je dat te veel werkt vindt, kijk dan eens op een website als Unsplash.com. Daar vind je goede stockfoto’s die je gratis kunt gebruiken. Uiteraard zijn er ook allerlei betaalde beeldbanken waar je goed beeldmateriaal vindt.

Handout

In mijn trainingen hoor ik sprekers trouwens vaak zeggen dat het publiek niet zoveel aan slides vol beelden heeft, omdat er vrijwel geen tekst op staat. ‘Dus hoe moet het dan met de handout?’

Ik geef daar de volgende oplossing voor: maak een presentatie zoals je altijd al doet, waarschijnlijk met veel tekst. Dat is prima. Dat wordt de presentatie die je na afloop naar je publiek stuurt.

Deze bouw je vervolgens om naar een meer beeldende presentatie die je gebruikt om te presenteren. Soms gebruiken sprekers geen PowerPoint omdat ze een voorkeur hebben voor een flip-over en een stift. Tijdens hun presentatie gebruiken ze de flip-over om modellen te tekenen en de belangrijkste punten op te schrijven.

In de meeste software voor onlinepresentaties zit ook een digitale flip-over, maar als je geen speciale pen hebt, moet je met de muis tekenen en dat is lastig. Ik zag laatst online een mooi alternatief voor als je zittend presenteert. Gebruik een muziekstandaard en een A3-tekenblok als alternatieve flip-over. Die kun je naast je in beeld zetten en gebruiken wanneer je die nodig hebt. Presenteer je staand, dan kun je prima een gewone flip-over gebruiken.

A/B-test

Inge gelooft nooit zomaar het advies van iemand anders en koos ervoor om een soort A/B-test te doen. Ze moest dezelfde inhoud namelijk diverse keren presenteren. Daarom gebruikte ze bij het ene publiek haar ‘normale’ presentatie en bij het andere publiek een speciale onlineversie.

De resultaten in de beoordeling spraken voor zich. Hoewel het eerste webinar best goede beoordelingen kreeg, scoorde het tweede webinar veel beter en kreeg ze meer persoonlijke berichtjes achteraf van mensen die haar bedankten.

Dit artikel is afgeleid van een hoofdstuk uit het gratis e-book: ‘Waar laat ik mijn handen online?’ over online presenteren.

Lees ook: 
Met deze tips maak jij als introvert nog meer impact als je presenteert
Zo boei jij je medewerkers of klanten wél als je presenteert
Dit is het grootste misverstand van ondernemers als ze een presentatie geven

Photo: Chris Montgomery | Unsplash

Serge van Rooij helpt je om met meer impact te communiceren op cruciale momenten in je carrière. Hij is partner bij de Bex*impact academy en auteur van het boek “Waar laat ik mijn handen?”