Zo voorkom je blunders als je voor het eerst een webinar geeft

‘Pfff… ik heb nog nooit een webinar gegeven, geen idee waar ik allemaal op moet letten,’ verzucht Ralph. Ralph is een vitaliteitscoach die veel op het podium staat, maar nu is gevraagd om een webinar te geven. De inhoud heeft hij goed op orde, maar hij heeft geen idee waar hij allemaal op moet letten, en dat maakt hem onrustig.’

Ralph is niet de enige. De coronasituatie heeft ervoor gezorgd dat veel mensen in korte tijd moeten leren om online te presenteren. Dat is niet alleen qua content en wijze van presenteren even schakelen, maar ook met alle techniek eromheen. Ik heb de in mijn ogen belangrijkste zaken voor je op een rij gezet. Ik beperk me tot de presentatie zelf, dus alles rondom marketing, uitnodigingen en aftersales laat ik buiten beschouwing. Maar als je even googelt, vind je heel veel slimme tips. Voordat we naar de tips gaan, wil ik je alvast een hart onder de riem steken, want ongetwijfeld gaan er zaken mis tijdens je (eerste) webinar. Dat is oké, zolang jij er maar alles aan hebt gedaan.

Welk type webinar?

Webinars zijn er in allerlei soorten en maten. Dat betekent dat je na moet denken over het format dat het best bij jouw content past. Ik heb de belangrijkste voor je op een rij gezet:

Een presentator die kennis deelt. Dit is de meest gebruikte vorm.

Duo-presentatie. Een presentatie door een duo dat goed op elkaar ingespeeld is, zorgt voor meer dynamiek en dat maakt het interessanter om naar te kijken.

Interview. Een host interviewt een expert over een bepaald onderwerp.

Panel. Je kunt meerdere experts samenbrengen. Zeker als het panel bestaat uit voor- en tegenstanders kan het van absolute meerwaarde zijn. Het is wel belangrijk dat er een host is die de discussie in goede banen leidt.

Q&A-webinar. Dit is een webinar waarbij de presentator zelf niet presenteert, maar antwoord geeft op vragen. De vragen komen binnen via de chat of bijvoorbeeld social media. Net als bij een panel is het handig als er een moderator is die alles in goede banen leidt.

Productdemonstratie. Soms wil je een product of dienst uitleggen, daar is een webinar prima voor te gebruiken.

Combinatie. Je kunt natuurlijk ook een aantal vormen combineren. Bijvoorbeeld een interview met een expert die daarna een product of dienst demonstreert.

Gebruik een script en een moderator

Omdat er bij een webinar veel op je afkomt, is het handig om een script te gebruiken. Zodat je weet wanneer je zelf in beeld bent en wanneer je slides laat zien, wanneer je een poll moet starten, wanneer je vragenrondes instelt, enzovoort… Een script is kortom je draaiboek voor het webinar. Het geeft je veel rust en voorkomt fouten, omdat je in je voorbereiding al nadenkt over de flow van je webinar.

Gebruik bij grotere groepen (vanaf tien personen) een moderator. De moderator kan je helpen met de beeldwisselingen en het klaarzetten van de polls, maar bijvoorbeeld ook bij het sorteren en bundelen van vragen die door je publiek in de chat worden gesteld. Zorg dat je je slides ook aan de moderator stuurt. Dat is handig als jouw pc om de een of andere reden besluit ermee op te houden. Je moderator kan dan direct schakelen en de slides weer in beeld brengen vanaf zijn of haar computer.

Als je het echt professioneel wilt aanpakken, zorg je naast een moderator ook voor een meekijker. Dat is iemand die gewoon deelneemt aan je webinar en je moderator via een privéchat een seintje kan geven als er iets misgaat of als iets niet duidelijk overkomt. Let op: hoe groter de groep is die samen met jou het webinar verzorgt (sprekers, moderator, gast in publiek, techniek), hoe belangrijker een generale repetitie is waarin je niet alleen je inhoud oefent, maar ook alle techniek en de interactie met het team.

Ken het platform en oefen

Ben jij iemand die altijd de gebruiksaanwijzing weggooit en meteen op alle knoppen drukt bij nieuwe apparaten? Die tactiek kun je hier best toepassen, alleen niet dertig minuten voor je webinar. Dus neem ruim de tijd om het platform waarop je een presentatie geeft te leren kennen. Niks is zo irritant als een spreker die zijn zaakjes niet op orde heeft.

‘Ik deel even het scherm, zodat jullie… Nee, wacht. Dit is niet de goede knop, hahaha… Huh? Waar is dat filmpje nou gebleven…’ Het is de onlinevariant van een spreker die nog met de beamer en zijn laptop staat te klooien terwijl zijn presentatie tien minuten geleden is begonnen.

Overigens gaat het veel sneller als je een paar tutorials bekijkt op YouTube. Het zal je verbazen wat je allemaal kunt doen met de software. En oefen eenpaar keer met vrienden of collega’s, zodat je de software makkelijk kunt bedienen.

Zorg voor goed beeld

Het is belangrijk dat je publiek je goed kan zien. Zorg daarom dat je een goede belichting hebt. Al voor een paar tientjes kun je eenvoudige studiospotjes of een led-ring kopen die ervoor zorgen dat je veel beter in beeld komt. Daarvoor is een goede camera ook onontbeerlijk, maar gelukkig beschikken de meeste laptops over een goede webcam. Wil je je professioneel onderscheiden, dan kan het de moeite waard zijn om een losse webcam te kopen die een betere beeldkwaliteit heeft.

Een extra voordeel is dat je zo’n externe camera door middel van een statief makkelijker op ooghoogte kunt zetten. Dat is belangrijk, omdat je dan beter oogcontact maakt met je publiek. Het geeft je ook wat meer vrijheid om staand te presenteren als je dat prettig vindt. Let op! Als je echte videocamera’s of bijvoorbeeld Gopro’s wilt gebruiken, ben je er dan van bewust dat je die niet zomaar kunt aansluiten. Vaak zijn er converters of andere handige apparaten voor nodig.

Sluit alles aan…

De meeste mensen gebruiken wifi, maar als je een webinar geeft, kan ik je aanraden om voor een kabelverbinding te zorgen. Die is over het algemeen net iets stabieler. Zorg dat je laptop is aangesloten op het lichtnet en check of alle apparaten die batterijen gebruiken (bijvoorbeeld een presenter) opgeladen zijn.

Daarnaast is het handig om een back-upcomputer stand-by te hebben die op internet is aangesloten via de hotspot op je telefoon. Zo heb je een dubbele back-up. Als je internetverbinding onverhoopt uitvalt, kun je toch internet gebruiken via je mobiele netwerk en als je laptop de geest geeft tijdens een webinar (doet-ie anders nooit!), heb je een reserve bij de hand.

… en zet alles uit

Je hebt je concentratie nodig als je presenteert, dus sluit alle software die je niet nodig hebt af. Je wilt geen meldingen in beeld krijgen van mailtjes of software-updates. Zet alles wat herrie kan maken uit. Niet alleen je telefoon, maar ook andere zaken die herrie maken. Bijvoorbeeld een airco.

‘Zet alles uit’ is niet alleen voorbehouden aan techniek, maar ook aan collega’s, huisdieren en partners die per ongeluk in hun ondergoed door het beeld lopen. Het makkelijkste is om in een aparte kamer te gaan zitten met de deur op slot en een briefje op de deur met: niet storen, webinar.

Zorg goed voor jezelf

Een paar praktische zaken waar je wellicht niet aan denkt. Drink niet te veel koffie, want dat is slecht voor je stem en zorgt ook voor een onrustig, gestrest gevoel. Frisdrank met koolzuur is ook niet aan te raden, omdat je niet per ongeluk een boertje in iemands oor (zo klinkt het voor de mensen die met een headset op luisteren) wilt laten als je aan het woord bent.

Water is het beste, ook voor je stem. Zet geen glas klaar, maar een fles. Veel water is belangrijk voor je stem. Daaraan gekoppeld: ga vooraf nog even naar het toilet. Niets is zo vervelend als dat je met samengeknepen benen een presentatie moet geven.

Hou je aan de tijd

Begin op tijd. Je kunt voorkomen dat mensen te laat binnenkomen door vooraf in de instructies te melden dat je op tijd begint en dat het daarom belangrijk is dat ze de benodigde software een dag van tevoren al installeren en testen. Eindig ook op tijd. Mijn ervaring is dat een webinar altijd sneller gaat dan je vooraf denkt. Het is daarom handig om een klok of wekker in de buurt te hebben die voor jou goed in het zicht staat. Ik raad een mobiele telefoon af als klok, omdat je dan meteen ook je appjes, mailtjes en andere afleiding ziet.

Stel dat je een enthousiast publiek hebt, dan kun je een uitstapmoment creëren door je webinar officieel af te sluiten en de mensen die nog willen napraten of verdiepende vragen willen stellen uit te nodigen om te blijven.

Ralphs belangrijkste aanpassing was om een moderator aan te stellen en iemand in het publiek te zetten. De wetenschap dat dit team voor hem in de gaten hield of alles soepel verliep, zorgde voor de nodige ontspanning, waardoor hij zich volledig kon richten op zijn publiek.

Lees meer over (online) presenteren:
Zo presenteer jij online als een pro
Met deze tips maak jij als introvert nog meer impact als je presenteert
Zo boei jij je medewerkers of klanten wél als je presenteert
Dit is het grootste misverstand van ondernemers als ze een presentatie geven

Dit artikel is afgeleid van een hoofdstuk uit het gratis e-book ‘Waar laat ik mijn handen online?’ over online presenteren.

Foto: Andrea Piacquadio | Pexels