Vier tips om de conferentiejungle te overleven

Het conferentieseizoen is weer geopend. Maar hoe vind je als ondernemer je weg door de brij aan seminars en symposia? Roebyem Anders hanteert vier strakke regels om het onderste uit de kan te halen. 

De verf van je kersverse kantoor is nog niet droog of ze komen al binnen: uitnodigingen voor conferenties en seminars. Via post, via email, via LinkedIn. Indrukwekkende sprekers buitelen over elkaar heen om de ‘hot’ thema’s in jouw bedrijfstak uit te diepen. Iedereen die er toe doet zal er zijn. Nieuwe business opportunities te over. Wees er snel bij! Op=op.

En die lokroep werkt. In het eerste jaar van ons bedrijf voelde ik me als een tiener die doodsbenauwd was om het coolste feest te missen. Dus stroopte ik alle met superlatieven aangekondigde conferenties af, hongerig naar scherpe inzichten en veelbelovende contacten.

Iedere beginnend ondernemer gaat door deze ervaring heen en dat is prima: net zoals je eerste paar relaties ook vooral de functie hebben om via trial and error uit te vinden hoe je er echt een succes van kan maken. Maar aan diegenen die nog koortsachtig aan het begin staan, kan ik wel met vrij grote zekerheid voorspellen dat het een stevige desillusie gaat worden.

Langdradig

Wat gaat er zoal mis? Aansprekende keynote speakers die niet komen opdagen. Langdradige presentaties met een laag visionair en hoog infomercial gehalte. Je hopeloos verloren voelen tijdens sfeerloze netwerkborrels (waarom altijd van die tapijttegels?) en terugkeren in je hotel met vrijwel je hele stapel visitekaartjes nog intact. Geen briljante score voor een uitstapje dat al snel een paar duizend euro kan kosten.

Lekker thuis blijven dus maar? Nee, door schade en schande wijs geworden heb ik voor mezelf een paar strakke spelregels opgesteld die er voor zorgen dat mijn tripjes naar conferenties wel degelijk toegevoegde waarde hebben.

Regel 1: Bedenk goed waarom

Voor mij moet een conferentie aan drie eisen voldoen, wil ik overwegen erheen te gaan: Ik kan er veel goede contacten leggen, ik kan er inhoudelijk heel veel opsteken en ik kan er breeduit over de laatste ontwikkelingen binnen ons bedrijf vertellen om ons zo in de kijker van nieuwe klanten, partners of investeerders te spelen. Onder die randvoorwaarden zijn conferenties een super kostenefficiënte manier om aan business development te doen.

Regel 2: Kies kritisch

Vervolgens ga je met een fileermes door het woud uitnodigingen. Kijk kritisch naar wie de sprekers zijn, maar ook of ze wel echt komen. Vaak word je verleid met grote namen op het programma die in werkelijkheid nog helemaal niet bevestigd hebben. Kijk ook naar de vorm. Komt er een waslijst sprekers met slecht op elkaar aansluitende presentaties? Of is het meer in de vorm van paneldiscussies rond een duidelijk thema en actieve participatie van het publiek. 

Zelf ga ik graag naar kleinere conferenties met paneldiscussies. Maar ik zoek wel eerst goed uit wie er in die panels zitten en welke organisatie de paneldiscussie leidt. Zonder kundige en goed voorbereide panelleden en een actieve voorzitter kunnen paneldiscussies nog ondragelijker zijn dan grijze slides die urenlang over het projectiescherm schuiven.

Zorg ook dat je van tevoren een lijst van bezoekers krijgt. Komen er mensen waar je wat aan hebt of zijn het vooral junior medewerkers die tussen het stappen door nog even een sessietje meepakken na de lunch. Het niveau van medebezoekers is niet alleen belangrijk voor de inhoudelijke kwaliteit, maar zeker ook voor het netwerkpotentieel.

Regel 3: Plan vooruit en doe follow-up

Ook ik heb het gedaan: verwilderd staren naar naambadges tijdens de netwerkborrel in de hoop mooie contacten aan te boren. Maar je ontdekt al snel dat je bijna net zo goed thuis kunt blijven als je je niet goed voorbereidt. Dus pluis ik nu van tevoren uit wie ik wil spreken en stuur via LinkedIn-uitnodigingen voor een gesprek met duidelijke motivatie. En ga nooit vroeg naar huis. Een memorabele karaoke-avond kan gouden business opleveren.

Elke conferentie eindig je met een flinke berg visitekaartjes. Schrijf achterop hoe het gesprek was en wat je hebt beloofd. Schrijf vervolgens diezelfde avond nog een email met een concreet voorstel voor een follow-up als dat voor jou relevant is. De kaartjes van de mensen waar ik niets mee heb afgesproken of waarvoor ik geen zinnige raakvlakken kan bedenken, gooi ik altijd meteen weg.

Regel 4: Spreek zelf

Al je doelstellingen krijgen een enorme boost als je jezelf op de sprekerslijst van een conferentie of seminar weet te wurmen. Bijkomend voordeel: deelname aan de conferentie is vaak gratis. Een eigen presentatie ontrukt je aan de anonimiteit; mensen komen nu naar jou toe. En het is minder moeilijk te regelen dan je denkt: aan een sterk verhaal en een onverwachte invalshoek is altijd behoefte. Het betaalt zich uit daar wat moeite in te steken.

Maar om het onderste uit de kan te halen, moet het verhaal wel strak zijn. De belangrijkste do’s als je het tot spreker hebt geschopt: schrijf het uit, oefen voor de spiegel en houd het kort, scherp en luchtig. Belangrijkste don’ts: vermijd dichtbedrukte slides, vermijd grijze pakken en zorg dat je nooit als eerste na de lunch of laatste voor de borrel spreekt.