Belastingcontroleur op bezoek: checklist voor belastinginspectie

Heeft de belastingdienst een bedrijfsbezoek, waarneming ter plaatse of boekenonderzoek aangekondigd? Met deze tips ben je goed voorbereid op het bezoek van de belastingcontroleur.
Een bezoek van de belastinginspecteur betekent niet direct dat jij je zorgen moet maken of dat je per se iets verkeerds doet. Zolang je te goeder trouw werkt en je administratie goed op orde hebt, is de kans klein dat je grote problemen hebt of krijgt met de belastingdienst. Om de controle zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen, bereid jij je goed voor. Deze checklist helpt je daarbij.

Controle belastingdienst voorbereiden

Iedere ondernemer is verplicht om mee te werken aan een controle van de belastingdienst. Over het algemeen wordt een belastingcontrole van tevoren aangekondigd en wordt vooraf aangegeven welke gegevens mogelijk worden ingekeken en opgevraagd. Voor de zekerheid doe je er echter verstandig aan om de gehele administratie op orde te brengen. Daarmee voorkom je een enorme zoektocht wanneer blijkt dat ze tijdens het controleren van de btw-aangifte toch ook de salarisadministratie nodig hebben.

Checklist bedrijfsbezoek of boekenonderzoek voorbereiden

Om een controle zo voorspoedig en vlekkeloos mogelijk te laten verlopen, regel je vooraf de volgende zaken:
  • Administratie op orde: Zorg dat de administratie op orde én up-to-date is. Ook al duurt het nog een paar maanden voordat je weer de belastingaangifte moet doen, zorg toch dat de administratie tot aan de laatste week is bijgewerkt.
  • Bewaarplicht: Let erop dat je aan de bewaarplicht voldoet en dat je deze gegevens – indien nodig – ook snel beschikbaar kunt stellen. Daarbij horen ook berekeningen die je hebt gemaakt om bijvoorbeeld de btw-aangifte te kunnen doen. Het bespaart de controleurs werk als ze zien hoe een en ander tot stand is gekomen.
  • Administratie klaarleggen: De inspecteurs moeten toegang tot alle informatie en gegevens krijgen die voor de controle van belang kunnen zijn. Om het proces zo snel mogelijk te laten verlopen, is het aan te raden om alles van tevoren in één kantoor bij elkaar te leggen. De controleurs hoeven daardoor niet het hele gebouw door om alle informatie bij elkaar te zoeken.
  • Kopieerapparaat beschikbaar: Belastingcontroleurs zijn gemachtigd om overal kopieën van te maken. Daartoe maken ze gebruik van jouw kopieerapparaat. Verzeker je er vooraf van dat het kopieerapparaat werkt en dat de administratie zodanig is ingericht dat het ook mogelijk is om kopieën ervan te maken.
  • Legitimeren: Heb je personeel in dienst? Herinner je werknemers eraan dat ze komende tijd een geldig legitimatiebewijs bij zich hebben (ze moeten zich in principe altijd kunnen identificeren).
  • Financieel adviseur uitnodigen: Informeer bij je boekhouder of accountant of er nog relevante zaken zijn die je moet weten voor het onderzoek. Nodig als het mogelijk is je financieel adviseur uit om bij het inleidend gesprek met de controleur aanwezig te zijn.

Checklist belastingcontroleur ontvangen bij boekenonderzoek

De controleur heeft zijn bezoek aangekondigd. In de meeste gevallen spreekt de belastinginspecteur een specifieke datum met je af waarop hij van start gaat met het boekenonderzoek bij jou op kantoor. Hoe verloopt de eerste dag van het onderzoek? De checklist:
  • Controleur laten identificeren: Schroom niet om bij binnenkomst te vragen of de controleur zichzelf kan identificeren. Hoe onwaarschijnlijk het ook klinkt, er bestaat een kans dat het de concurrent blijkt te zijn die graag even jouw cijfers wil bekijken. Het zijn bedrijfsgevoelige gegevens die je laat inzien, voorzichtigheid en extra controle is daarom niet overbodig.
  • Tijd inruimen: Zorg dat je op de ochtend van de afspraak voldoende tijd inruimt voor de ontvangst en een inleidende gesprek. Wanneer je gebruikmaakt van een boekhouder of accountant is het aan te raden deze ook uit te nodigen om bij het gesprek aanwezig te zijn. Hij kan vragen over de administratie waarschijnlijk beter beantwoorden dan jij zelf.
  • Rondleiding geven: Laat het kantoor en/of productiebedrijf zien in een korte rondleiding. Zo krijgt de controleur een beter beeld van het bedrijf. Eindig de ronde met een voorstelrondje. Om een overkill aan informatie te voorkomen, stel je alleen de werknemers en collega’s voor waar de inspecteur eventueel vragen aan kan en moet stellen.
  • Faciliteiten aanbieden: De belastinginspecteur heeft even de tijd nodig om alles uit te zoeken. Zorg dat hij daar de plek binnen het kantoor voor krijgt door hem een fatsoenlijk bureau aan te bieden. Meest ideaal is een kamer voor zichzelf, je wilt immers niet dat andere werknemers in het voorbijlopen ook alle gegevens kunnen inzien. Let erop dat de controleur ook toegang heeft tot een kopieerapparaat en telefoon.
  • Vervolgafspraak maken: Redt de inspecteur het niet om in één dag het onderzoek in jouw bedrijf af te ronden? Maak dan een vervolgafspraak, zodat je weet wanneer hij opnieuw langskomt. Zo kun je ervoor zorgen dat de ruimte met informatie beschikbaar is voor hem.
  • Goed opruimen: Direct nadat de controleur is vertrokken, ruim je alle (vertrouwelijke) administratie op. Komt de belastingambtenaar later in de week nog een keer terug om verder te gaan? Ook dan moet de administratie goed worden weggeborgen. Eventueel door de ruimte waarin hij zijn werk uitoefent af te sluiten voor buitenstaanders.
Belastingcontroleur op bezoek: checklist voor belastinginspectie Heeft de belastingdienst aangekondigd om een bezoek te brengen aan jouw kantoor? Voor een bedrijfsbezoek, waarneming ter plaatse of boekenonderzoek? Met de checklist voor de belastinginspectie ben je goed voorbereid op het bezoek van de belastingcontroleur. Een bezoek van de belastinginspecteur betekent niet direct dat jij je zorgen hoeft te maken of dat je per sé iets verkeerds doet. Zolang je te goeder trouw werkt en je administratie goed op orde hebt, is de kans klein dat je grote problemen hebt of krijgt met de belastingdienst. Om de controle zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen, is het handig om je goed voor te bereiden. Deze checklist helpt je daarbij. Controle belastingdienst voorbereiden Iedere ondernemer is verplicht om mee te werken aan een controle van de belastingdienst. Over het algemeen wordt een belastingcontrole van tevoren aangekondigd en aangegeven welke gegevens mogelijk worden ingekeken en opgevraagd. Voor de zekerheid doe je er echter verstandig aan om de gehele administratie op orde te brengen. Zo voorkom je dat ze tijdens het controleren van de btw-aangiftes toch ook de salarisadministratie nodig blijkt te zijn. Checklist bedrijfsbezoek of boekenonderzoek voorbereiden Om een controle zo voorspoedig en vlekkeloos mogelijk te laten verlopen, is het verstandig om een aantal zaken goed te regelen: - Zorg dat de administratie op orde én up-to-date is. Ook al duurt het nog een paar maanden voordat je weer de belastingaangifte moet doen, zorg toch dat de administratie tot aan de laatste week is bijgewerkt. /finance/administratie/boekhouding-administratie/1417/overzichtelijk-boekhouden-boekhouding-goed-opzetten/ - Let erop dat je aan de bewaarplicht voldoet en dat deze gegevens – indien nodig – ook snel beschikbaar kunt stellen. Daarbij horen ook berekeningen die je hebt gemaakt om bijvoorbeeld de btw-aangifte te kunnen doen. Het bespaart de controleurs werk als ze zien hoe een en ander tot stand is gekomen. /finance/administratie/1390/bewaartermijn-en-bewaarvorm-van-administratie/ - De inspecteurs moeten toegang tot alle informatie en gegevens krijgen die voor de controle van belang kunnen zijn. Om het proces zo snel mogelijk te laten verlopen, is het aan te raden om alles van tevoren in één kantoor bij elkaar te leggen. De controleurs hoeven daardoor niet het hele gebouw door om alle informatie bij elkaar te zoeken. - Belastingcontroleurs zijn gemachtigd om overal kopieën van te maken. Daartoe maken ze gebruik van jouw kopieerapparaat. Verzeker je er vooraf van dat het kopieerapparaat werkt en dat de administratie zodanig is ingericht dat het ook mogelijk is om kopieën ervan te maken. - Heb je personeel in dienst? Herinner je werknemers eraan dat ze komende tijd een geldig legitimatiebewijs bij zich hebben (ze moeten zich in principe altijd kunnen identificeren). /finance/administratie/salarisadministratie/190/identificatieplicht-werknemers-op-kantoor-en-in-de-salarisadministratie/ - Zorg tot slot ook dat ook de salarisadministratie en de personeelsdossiers op orde zijn. /finance/administratie/salarisadministratie/166/controle-belastingdienst-van-salarisadministratie/ /categorie/personeel/personeelsdossier/ - Informeer bij je boekhouder of accountant of er nog relevante zaken zijn die je moet weten voor het onderzoek. Het is aan te raden om als het mogelijk is je financieel adviseur uit te nodigen om bij het inleidend gesprek met de controleur aanwezig te zijn. /categorie/finance/administratie/boekhouding-administratie/boekhouding-uitbesteden/ Checklist: belastingcontroleur ontvangen bij boekenonderzoek De controleur heeft zijn bezoek aangekondigd. In de meeste gevallen spreekt de belastinginspecteur een specifieke datum met je af waarop hij van start gaat met het boekenonderzoek bij jou op kantoor. Hoe verloopt de eerste dag van het onderzoek? De checklist: - Schroom niet om bij binnenkomst te vragen of de controleur zichzelf kan identificeren. Hoe onwaarschijnlijk het ook klinkt, er bestaat een kans dat het de concurrent blijkt te zijn die graag even jouw cijfers wil bekijken. Het zijn bedrijfsgevoelige gegevens die je laat inzien, voorzichtigheid en extra controle is daarom niet overbodig. http://www.mt.nl/90/11753/management/wapen-u-tegen-spionnen-van-de-concurrent.html - Zorg dat je op de ochtend van de afspraak voldoende tijd inruimt voor de ontvangst en een inleidende gesprek. Wanneer je gebruik maakt van een boekhouder of accountant is het aan te raden deze ook uit te nodigen om bij het gesprek aanwezig te zijn. Hij kan vragen over de administratie waarschijnlijk beter beantwoorden dan jij zelf. - Laat het kantoor en/ of productiebedrijf zien in een korte rondleiding. Zo krijgt de controleur een beter beeld van het bedrijf. Eindig de ronde met een voorstelrondje. Om een overkill aan informatie te voorkomen, stel je alleen de werknemers en collega’s voor waar de inspecteur eventueel vragen aan kan en moet stellen. - De belastinginspecteur heeft even de tijd nodig om alles uit te zoeken. Zorg dat hij daar de plek binnen het kantoor voor krijgt door hem een fatsoenlijk bureau aan te bieden. Meest ideaal is een kamer voor zichzelf, je wilt immers niet dat andere werknemers in het voorbijlopen ook alle gegevens kunnen inzien. Let erop dat de controleur ook toegang heeft tot een kopieerapparaat en telefoon. - Redt de inspecteur het niet om in één dag het onderzoek in jouw bedrijf af te ronden? Maak dan een vervolgafspraak, zodat je weet wanneer hij opnieuw langskomt. Zo kun je ervoor zorgen dat de ruimte met informatie beschikbaar is voor hem. - Direct nadat de controleur is vertrokken, ruim je alle (vertrouwelijke) administratie op. Komt de belastingambtenaar later in de week nog een keer terug om verder te gaan? Ook dan moet de administratie goed worden weggeborgen. Eventueel door de ruimte waarin hij zijn werk uitoefent af te sluiten voor buitenstaanders.

Zie onze website voor meer informatie