Bewaartermijn en bewaarvorm van administratie

Niet alle administratie moet je 7 jaar bewaren. Voorkom dat je bepaalde papieren te vroeg weggooit, verkeerd of juist te lang bewaart. Een overzicht van de bewaartermijn en bewaarvorm van alle onderdelen van de administratie.
In het algemeen geldt de stelregel dat alle basisgegevens in de administratie van de onderneming zeven jaar lang bewaard moet worden. Dat is een hoop papierwerk. In het huidige digitale tijdperk mag een deel - onder bepaalde voorwaarden - ook digitaal worden opgeslagen. Maar dan nog, dan neemt het veel ruimte op je harde schijf in beslag. Wanneer mag je wat opruimen? Een overzicht van welke gegevens je hoelang dient te bewaren:

Bewaartermijn basisgegevens

De bewaartermijn van de basisgegevens is zeven jaar. Maar wat valt er onder de basisgegevens? Volgens de belastingdienst is dat:

Bewaartermijn onroerende zaken

Let op dat je de informatie over de onroerende zaken niet na zeven jaar al weggooit. De bewaartermijn is hiervoor namelijk tien jaar. Het gaat daarbij om de gegevens over bijvoorbeeld het bedrijfspand waarmee de aftrek voorbelasting wordt berekend.

Bewaarvorm: verplicht elektronisch bewaren

De schoenendoos maakt steeds meer plaats voor de harde schijf. Dat is niet erg, in sommige gevallen wil de belastingdienst zelfs geen papier meer zien. Simpel gesteld moeten gegevens die digitaal zijn vastgelegd, ook digitaal worden bewaard. Enkel uitgeprinte documenten zijn dus niet toegestaan. Let wel op dat je bij het digitaal bewaren van gegevens, ook het bijbehorende computerprogramma bewaart. Dat geldt ook als je met een administratiebureau werkt. Kies je voor een nieuw programma of kun je gegevens van vijf jaar terug niet meer openen vanwege de vele updates die het programma heeft ondergaan? Zorg dan dat je de digitaal opgeslagen gegevens op de juiste manier 'omzet'. Dat is het geval wanneer:
  • Alle gegevens ook inhoudelijk zijn overgezet
  • De geldende bewaartermijn nog steeds in acht wordt gehouden
  • De gegevens gemakkelijk, binnen een redelijke termijn en leesbaar zijn op te roepen
Bij twijfel kun je het beste contact opnemen met de belastingdienst. Zorg dat je de gemaakte afspraken vervolgens zwart op wit krijgt, om achteraf problemen te voorkomen.

Uitzonderingen op bewaartermijn en bewaarvorm

Heb je de ruimte niet om alle gegevens tot zeven jaar terug te bewaren of is het niet mogelijk om de bewaarvorm aan te houden? Bijvoorbeeld omdat het contract van het gebruikte boekhoudprogramma afloopt? Dan kun je afzonderlijke afspraken maken over de bewaarvorm (digitaal of op papier) en bewaartermijn met de belastingdienst. Zorg dat alles zwart op wit staat en dat je ervan verzekerd bent dat de gegevens niet ook voor andere overheidsinstanties nodig zijn. Want als je iets weggooit omdat het mag van de belastingdienst en een jaar later komt een andere overheidsinstelling de gegevens opvragen, krijg je alsnog een boete. Welke instanties mogelijk nog meer inzage willen hebben in je administratie, hangt af van de branche waarin je werkzaam bent.

Administratie uitbesteed

Wanneer je de administratie hebt uitbesteed, heb je er geen omkijken naar. Wees er wel alert op dat je de bijbehorende verantwoordelijkheid niet kunt uitbesteden. Kortom, ook als je de administratie uitbesteedt, ben je nog steeds verantwoordelijk voor het voldoen aan de bewaarplicht. Verzeker jezelf er dus geregeld van dat de juiste papieren bewaard zijn. Zeker wanneer je wilt overstappen op een ander administratiekantoor is het slim te zorgen dat alle juiste documenten weer in jouw bezit komen. Meer lezen over de bewaartermijn van de administratie?

Zie onze website voor meer informatie