Opzetten en bijhouden van een administratie: woord vooraf

Bij het opzetten en bijhouden van een administratie komt wetgeving om de hoek kijken. Sommige zaken zijn verplicht en andere juist verboden. Voorkom hoge boetes met deze tips voor een goede administratie.
Een administratie voeren is niet alleen verplicht voor de belastingdienst, het geeft jou als ondernemer ook veel inzicht in hoe je bedrijf ervoor staat. Bovendien kun je er je voordeel mee doen bij de bank, zakenpartners en wanneer je bijvoorbeeld een financiering wilt lospeuteren. Een administratie bevat alle gegevens van je onderneming die je op papier of in elektronische vorm vastlegt. Sommige onderdelen zijn voor iedere ondernemer verplicht, andere delen zijn afhankelijk van het soort bedrijf of de grootte ervan. Zo moet iedere onderneming een boekhouding bijhouden, maar hoeft een zzp'er geen personeelsadministratie aan te leggen. Een overzicht van alle administratieve onderdelen en wanneer je ermee moet beginnen:

Boekhouding

Verplicht voor iedere ondernemer Wanneer: De boekhouding is de basis van iedere onderneming. Het opzetten van een boekhouding begint feitelijk gelijktijdig met het opzetten van de onderneming. Al was het maar omdat je alle bonnetjes en facturen bewaart in een schoenendoos. Waarom: De belastingdienst heeft de boekhouding nodig om te controleren hoeveel omzetbelasting je moet betalen of terugkrijgt. Daarnaast geeft het jezelf, eventuele zakenpartners, de bank en andere geldschieters inzicht in hoe je onderneming ervoor staat. Met deze informatie kun je ook voorzichtig voorspellingen doen hoe de toekomst van je onderneming eruitziet en aan de hand daarvan begrotingen maken. Wat zit erin: Facturen, bonnetjes van zakelijke uitgaven en alle andere relevante financiële gegevens bewaar je in de boekhouding. Bijgehouden in onder andere een kas- en bankboek en een inkoop- en verkoopboek. Meer info: Hoe het allemaal precies zit en hoe je gemakkelijk kunt boekhouden, lees je in het dossier boekhouding.

Personeelsdossier

Verplicht wanneer je ten minste één medewerker in dienst hebt Wanneer: Een personeelsdossier is wettelijk verplicht vanaf het moment dat je eerste werknemer in dienst treedt in je bedrijf. Onder bepaalde omstandigheden geldt dat ook wanneer je een werknemer via een uitzendbureau of payrollconstructie aanneemt. Dat is het geval wanneer jij degene bent die de werving & selectie op zich neemt en de functioneringsgesprekken voert. Waarom: De overheid wil inzage kunnen hebben of je bijvoorbeeld je personeel correct behandelt. Voor jezelf is het handig om vorderingen goed te kunnen bijhouden om bijvoorbeeld te onderbouwen of een eventuele salarisverhoging gerechtvaardigd is. Maar een goed opgebouwd personeelsdossier zorgt er ook voor dat je een slecht functionerende werknemer goedkoop kunt ontslaan. Wat zit erin: In een personeelsdossier vind je vrijwel alle correspondentie en afspraken die met een medewerker zijn gemaakt. Van de sollicitatiebrief tot aan de vakantie-urenkaart. Meer info: Wat je wanneer, waar en hoelang moet bewaren, lees je in het dossier personeelsdossier.

Salarisadministratie

Verplicht wanneer je ten minste één medewerker in dienst hebt Wanneer: Een loonadministratie is eigenlijk een onderdeel van het personeelsdossier. Maar omdat het zo'n groot en belangrijk aspect is, vermelden we het apart. Je start dus net als bij het personeelsdossier met een loonadministratie op het moment dat je eerste medewerker bij je aan de slag gaat. Waarom: Niet alleen verplicht omdat de belastingdienst zo kan controleren of alles goed verloopt, ook handig voor jezelf om te zien of je niet bijvoorbeeld te veel betaalt of een flinke naheffing kunt verwachten. Wat zit erin: Grofweg gesteld is een salarisadministratie een map gevuld met alle formulieren die nodig zijn om het loon en eventueel andere verschuldigde bedragen aan personeelsleden te kunnen berekenen. Een aantal papieren zijn handig om hierin te bewaren, een aantal  formulieren moet je verplicht een aantal jaar bewaren en een andere zaken in de loonadministratie moeten juist weer direct vernietigd worden. Meer info: Hoe het allemaal precies zit lees je in het dossier loonadministratie. Meer lezen over het opzetten en onderhouden van een administratie?

Zie onze website voor meer informatie