Bezuinigingen voorbereiden en communiceren

Realiseer je dat je veel teweeg brengt bij het personeel (en klanten) wanneer je bezuinigingen aankondigt. Bereid een bezuinigingsronde daarom zorgvuldig voor met behulp van een communicatieplan en duidelijke communicatie.
Hoe klein de bezuinigingen voor jou ook lijken, voor werknemers is het een teken dat niet alles rozengeur en maneschijn is binnen het bedrijf. Ze worden er onzeker van en zijn snel geneigd om dwars te gaan liggen om hun positie te beschermen. Een op het oog kleine bezuiniging kan daardoor veel schade aanrichten en zelfs het voortbestaan van het bedrijf in gevaar brengen. Bijvoorbeeld doordat de beste werknemers overlopen naar de concurrent. Bereid een bezuinigingsronde daarom goed voor aan de hand van onderstaande punten:

Stel een communicatieplan op

Er moet bezuinigd worden, jij als ondernemer beseft dat maar al te goed. Maar bezuinigen doe je niet alleen. Ook je werknemers moeten vanaf nu op de kleintjes letten. Dat gebeurt niet vanzelf, je moet de medewerkers inlichten. Een communicatieplan zorgt ervoor dat je goed voorbereid bent en voorkomt onrust en onbegrip op de werkvloer. In het plan neem je de volgende punten op:
  • Waarom moet er worden bezuinigd?
  • Waar wordt op bezuinigd?
  • Waarom wordt op deze punten bezuinigd?
  • Wanneer gaan deze bezuinigingen in en hoe lang duurt de bezuinigingsronde (structureel of tijdelijk)?
  • Wat is de consequentie voor de individuele werknemer en wat wordt er specifiek van hem gevraagd?
  • Wat zijn de eventuele consequenties als de bezuinigingen niets uithalen?
  • Bij wie kunnen werknemers terecht voor vragen, ideeën en suggesties?
Bedenk verder welke vragen je direct kunt verwachten en wat je daarop gaat antwoorden. Je hoeft overigens niet alle vragen tot in detail te beantwoorden, maar geef wel een duidelijk en plausibel antwoord dat niet meer vragen en wantrouwen oproept dan de vraag zelf.

Communiceer de bezuinigingsplannen

Denk er goed over na wanneer je de bezuinigingsplannen aan je werknemers gaat vertellen. Tijdens de vrijdagmiddagborrel klinkt heel makkelijk, maar betekent wel dat medewerkers een heel weekend lang gaan piekeren zonder nog iets aan je te kunnen vragen. Maandagochtend zorgt er echter weer voor dat er een hele dag tot twee dagen niet of nauwelijks gewerkt wordt. Hoe je het aan je personeel gaat vertellen maakt ook veel uit. Sommige managers melden bezuinigingen het liefst via de mail om een directe confrontatie te vermijden. Dat is prima als het enkel gaat om het dubbelzijdig printen of de overstap van a-merk nietjes naar een b-merk. Maar alle overige bezuinigingen dien je toch echt face to face te mede te delen. Een mail overvalt werknemers niet alleen, het geeft ze ook weinig ruimte om vragen te stellen. Als ze het gevoel hebben niet bij jou daarover terecht te kunnen, gaan ze de plannen achter je rug om bij het koffiezetapparaat bediscussiëren. En reken maar dat de weerstand tegen de bezuinigingen dan in rap tempo toeneemt.

Blijf betrokkenheid genereren

Wil je dat de bezuinigen succesvol doorgevoerd worden en on-top-of-mind blijven bij de werknemers? Blijf dan gedurende het hele proces communiceren. Welke verandering je ook door wilt voeren, een werknemer heeft gemiddeld meer dan een maand de tijd nodig om de verandering te accepteren en op te nemen in zijn werkgewoonten. Als je bij aanvang van de bezuinigingsronde meldt dat hij zuiniger met de werkmaterialen om moet gaan, is hij dat volgende week echt alweer vergeten. De enige manier om de verandering echt in gang te zetten is met een wekelijkse update. En wil je de betrokkenheid helemaal vergroten? Vraag dan om tips en feedback, eventueel gekoppeld aan een leuke wedstrijd. Meer tips om bezuinigen succesvol door te voeren

Zie onze website voor meer informatie