Tips om te bezuinigen door gedragsverandering

Kosten besparen is meer dan botweg bezuinigingen doorvoeren. Werknemers motiveren hun gedrag aan te passen kan geld opleveren of spaart op zijn minst geld uit. Een aantal tips van gedragsverandering waar aan te verdienen valt.

Minder vergaderen op locatie

Is het echt nodig alle vergaderingen live te voeren? Door vergaderingen en meetings deels via webconferences te voeren, kan er veel efficiënter gewerkt worden. Dat bespaart niet alleen kostbare reistijd van de werknemers, maar ook brandstofkosten. Zeker als er voor je bedrijf ook regelmatig met partners in het buitenland vergaderd en overlegd moet worden, kan het invoeren van webconferencing aanzienlijk veel geld besparen.

Duidelijke klantenservice

Hoeveel telefoontjes krijgt jouw bedrijf omdat klanten niet begrijpen van iets wat je dacht duidelijk gecommuniceerd te hebben? En toch verander je niets aan de website en stuur je weer een voor veel ontvangers onbegrijpelijke brief de deur uit. Tijd om daar verandering in te brengen, want de tijd dat je personeel besteedt aan het beantwoorden van al die telefoontjes, besteden ze niet aan het werk dat ze eigenlijk moeten doen. Een duidelijker communicatiebeleid doe je aan de hand van onderstaande punten:
  • Duidelijk en simpel: In al je communicatie naar de klant vertel je precies wat je van de ontvanger verwacht en wat deze moet doen. Zo duidelijk en simpel mogelijk en het liefst in een stappenplan.
  • Niet teveel uitweiden: Geef niet meer informatie dan strikt noodzakelijk is. Hoe graag je ook het hele verhaal vertelt, het zorgt voor teveel ruis waardoor veel klanten de essentiële informatie over het hoofd zien.
  • Consistent communiceren: Zorg voor consistente informatie via verschillende kanalen. Wanneer je een brief naar (een deel van) je klantenbestand hebt verstuurd, moet alle relevante informatie  ook op de bedrijfswebsite te vinden zijn.
  • FAQ-pagina: Maak een Frequenly Asked Questions (FAQ)-pagina op je website. Update deze ook regelmatig als er weer een nieuwe storm soortgelijke vragen op je bedrijf afkomt.
  • Mailen: Maak waar mogelijk gebruik van e-mail. Zo bespaar je op papier en frankering.

Declaraties controleren

Werknemers declareren soms wat af. En hoe goed controleer je alles? Het komt vaker voor dan je denkt dat werknemers toch iets meer of onterecht declareren. Zodra het de mentaliteit is binnen het bedrijf om zo een extra zakcentje te verdienen, kan het aardig in de papieren lopen. Regel daarom onderstaande zaken goed:
  • Duidelijke regels: Communiceer duidelijke regels over wat wel en niet gedeclareerd mag worden
  • Declaratiemethode: Wees duidelijk over de manier waarop declaraties worden aangeleverd en tolereer hierop geen uitzonderingen
  • Deadline invoeren: Stel een uiterste declareertermijn, bijvoorbeeld binnen twee maanden na de gedane uitgaven
  • Vaker controleren: Controleer ontvangen declaraties direct, je bent alerter als je er één per dag doet dan tien achter elkaar
  • Ontmoedigen: Blijf duidelijk maken dat onjuist declareren niet wordt getolereerd en geef daarin zelf het goede voorbeeld

Kantoorartikelen op kantoor houden

Een paar pennen in je tas stoppen, is dat stelen? Als het printpapier thuis op is, mag je dan een pak van kantoor mee naar huis nemen? En die ongebruikte ordner op kantoor mag je wel gebruiken voor je privéadministratie, toch? Je schrikt ervan hoeveel werknemers hier niets verkeerds in zien. Maar wanneer al je medewerkers zo handelen, kost dit grapje je toch al snel enkele honderden euro’s per jaar. Wees duidelijk over je beleid, enige vorm van diefstal (ook een pen) wordt niet getolereerd. En daarbij is het geven van het goede voorbeeld natuurlijk essentieel.

Zie onze website voor meer informatie