Belangrijke zaken bij het beheer van debiteuren

Klanten die te laat betalen of helemaal niet betalen, kunnen je bedrijf flink in de problemen brengen. Zeker als je te weinig geld in kas hebt om de rekeningen te voldoen. Tips om het debiteurenbeheer goed te regelen.
Een klant die te laat de rekening betaalt, hoeft niet direct een probleem te vormen. Maar hoe meer klanten het doen, hoe groter de financiële gevolgen zijn voor het bedrijf. Je bent niet de eerste ondernemer die failliet gaat dankzij wanbetalers. Hoe beter je bovenop de betalingen zit, hoe kleiner het risico op wanbetalers. De belangrijkste zaken die je moet weten rondom het debiteurenbeheer:

Hoe groot is het probleem van wanbetalers?

Heeft jouw klant de factuur niet betaald? Je bent niet het enige bedrijf dat ermee te maken heeft. Sterker nog, in 2010 heeft het Nederlandse bedrijfsleven 15 milljard euro moeten afboeken aan onbetaalde rekeningen. Dat blijkt uit de European Payment Index. Hoe groot het probleem van wanbetalers is voor jouw bedrijf, hangt van meerdere factoren af. Is het een groot openstaand bedrag? Is het een klant waar nog meer (nieuwe) bestellingen lopen? En heb je voldoende financiële buffer om de rekeningen die onderwijl binnenkomen wel gewoon te kunnen betalen?

Gevolgen wanbetalers voor ondernemer

Wanbetalers kunnen je bedrijf flink in de problemen brengen. Bij ongeveer een kwart van de faillissementen ligt de directe oorzaak bij klanten die niet betalen voor de geleverde producten of diensten. Deze bedrijven hebben onvoldoende buffer om de eigen rekeningen te kunnen voldoen, waardoor de geldproblemen toenemen, ondanks dat er in principe voldoende opdrachten liggen.

Strak debiteurenbeleid zorgt voor een strak betaalbeleid

Goed voorbeeld doet goed volgen. Kortom, hanteer een duidelijke betalingstermijn en verstuur op tijd de factuur. Vermeld ook duidelijk - in bijvoorbeeld de algemene voorwaarden of op de factuur - welke procedure je volgt als de klant te laat betaalt. Hou je ook aan die ‘beloften’, zodat duidelijk is dat er niet met jouw bedrijf te sollen valt. Dat hoeft overigens niet eens op een afschrikwekkende manier. Vriendelijke, doch duidelijke communicatie kan al veel opleveren. Hoe lakser jij reageert, hoe lakser het betalingsgedrag van de klant is. En zeker met klanten waar je regelmatig zaken mee doet, wordt de betalingsmoraal dan steeds slechter.

Signalen dat een klant niet gaat betalen

Er zijn legio tekenen waaraan je kunt zien dat een klant niet kan of wil betalen. Helaas valt dat in veel gevallen pas op als het kwaad al is geschied. Houd daarom de volgende zaken in je achterhoofd en speel er zo snel mogelijk op in door zekerheden te eisen.
  • Het betalingsgedrag van een goede klant verandert plotseling
  • De contactpersoon van het bedrijf verandert in korte tijd meerdere keren
  • Het bedrijf sluit een aantal filialen
  • De veelgebruikte smoezen worden één voor één genoemd

Inspelen op signalen wanbetalers

Heb je het vermoeden dat een klant in financiële nood zit? Sluit je een op handen zijnde faillissement zelfs niet uit? Praat dan met de klant. Wanneer een faillissement is aangevraagd, mag hij er niets over vertellen. Maar door - voor zover mogelijk - open kaart te spelen, kun je wel samen naar een tijdelijke oplossing zoeken die voor beide op dat moment werkt en waarbij jouw risico beperkt blijft. Denk bijvoorbeeld aan het beperkt leveren of voorrang bedingen bij een eventueel faillissement.

Bereken een boeterente bij te laat betalen

Wanneer de klant de betalingstermijn overschrijdt, kun je de extra gemaakte kosten (deels) in rekening brengen. Hoeveel dat is, hangt onder andere af van de bepalingen die in jouw algemene voorwaarden zijn opgenomen en de wettelijk maximaal bepaalde boeterente. Deze wettelijke rente wordt door De Nederlandsche Bank vastgesteld. Sinds 1 januari 2013 is dat maximaal 7,75 procent bij zakelijke transacties en 3 procent bij transacties met consumenten, plus een boete van 40 euro per openstaande factuur. Bedenk je wel dat het in rekening brengen van een boeterente de zakelijke relatie op scherp kan zetten. Bij trouwe klanten die door onvoorziene omstandigheden een keer te laat betalen, is het direct dreigen met een boeterente dus geen slimme zet. Notoire wanbetalers kun je echter een pittige boeterente rekenen als ze weer niet op tijd betaald hebben.

Debiteuren in het buitenland (export)

Wanneer je veel zakendoet met buitenlandse bedrijven, krijg je ook te maken met andere spelregels. Een buitenlandse wanbetaler levert je dus nog meer gedoe op dan een normale wanbetaler al doet. Er zijn een aantal manieren om de kans te verkleinen dat je wel exporteert, maar niet betaald krijgt:
  • Nieuwe klanten: Laat ze gedeeltelijk of helemaal vooruitbetalen. Andere optie is om een bankgarantie te vragen
  • Vaste klanten: Wanneer je de zakenrelatie meer vertrouwt, is een documentair incasso een oplossing.
  • Onbekende of onbetrouwbare klanten: Wil je meer zekerheid hebben, dan is een Letter of Credit aan te bevelen.
  • Groot aantal klanten: Is het aantal debiteuren zo groot dat je bang bent grote bedragen kwijt te raken? Dan biedt een kredietverzekering uitkomst.

Wat is het verschil tussen een kredietverzekering en factoring?

Er zijn verschillende manieren om je te verzekeren tegen wanbetalers. De meest bekende zijn de kredietverzekering en factoring. Op het moment dat je de factuur verstuurt, wordt bij factoring direct een groot deel van deze rekening voldaan. Bij een kredietverzekering ontvang je pas geld van de verzekeraar als duidelijk is dat de klant de rekening echt niet kan betalen. Bij een kredietverzekering moet je dus zelf nog een periode overbruggen waarin je geen geld hebt ontvangen, terwijl je bij factoring het geld direct op de rekening hebt. 0. Meer lezen?

Zie onze website voor meer informatie