Hanteer een duidelijke betalingstermijn

Iedere ondernemer ziet graag zijn facturen op tijd betaald worden. Maar wat is op tijd? Zorg voor een duidelijke, heldere en reële betalingstermijn. De tips voor het hanteren van een goede betalingstermijn.
Op de meeste facturen staat een termijn waarin het openstaande bedrag voldaan moet worden. Daarmee creëer je voor beide partijen duidelijkheid. Wordt niet binnen de afgesproken termijn betaald, dan kun je direct vervolgstappen ondernemen. Wat is een goede betalingstermijn en hoe zorg je dat iedereen zich daaraan houdt? De tips.

Wat is een goede betalingstermijn?

In Nederland wordt meestal een termijn tussen de 14 en 30 dagen gehanteerd. Hoewel je zelf de betalingstermijn mag bedenken, moet deze wel reëel zijn. Eis je bijvoorbeeld dat de klant binnen een week moet betalen, dan is die betalingstermijn niet bindend, omdat het onredelijk kort is. Noem je geen termijn op de factuur en in de algemene voorwaarden? Dan geldt automatisch de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.

Waar vermeld ik de door mij gehanteerde betalingstermijn?

Op de factuur vermeld je voor welke datum het geld moet zijn overgemaakt op de rekening. Vermeld dus niet dat de rekening binnen 14 dagen voldaan moet zijn, maar dat de rekening voor 15 oktober 2013 voldaan moet zijn. Zeker als de betalingstermijn korter is dan de gangbare 30 dagen, is het verstandig om deze termijn ook in de algemene voorwaarden op te nemen. Zo weet de klant vanaf het moment waarop hij een contract met je afsluit waar hij aan toe is. Daarnaast verplicht de klant zich aan de door jou gestelde betalingstermijn te houden op het moment dat hij de algemene voorwaarden accepteert.

Wat is de maximale betalingstermijn?

Sinds 1 januari 2013 stelt de wet dat bij business-to-business alles binnen 30 dagen na factuurdatum betaald moet worden, tenzij anders overeengekomen. Je mag namelijk in de overeenkomst een betalingstermijn van 60 dagen opnemen. Een betalingstermijn langer dan 60 dagen is alleen nog toegestaan als je kunt aantonen dat het voor beide partijen niet nadelig is. Voor overheden wordt het overigens vrijwel helemaal onmogelijk om af te wijken van de 30 dagen betaaltermijn.

Welke termijnen hanteer je om facturen en aanmaningen te sturen?

Niets vervelender dan een klant die niet op tijd betaalt. Hoe strakker je er bovenop zit, hoe eerder de rekening wordt voldaan. Gebruik het volgende schema als leidraad om de betaling zo strak mogelijk in de gaten te houden (iedere volgende stap neem je als de klant nog steeds de rekening niet voldaan heeft):
Factuur  dag na levering (binnen 30 dagen betalen)
Betalingsherinnering  binnen 7 dagen betalen
Eerste aanmaning binnen 14 dagen betalen
Tweede aanmaning binnen 7 dagen betalen
Dossier naar advocaat/incassobureau  Direct na afloop termijn 2e aanmaning
Eerste sommatie advocaat/incassobureau    Binnen 3 dagen na uit handen geven dossier
Uitgebreide uitleg over hoe je iedere fase opvolgt, vind je in het stappenplan rekening betaald krijgen  Dit schema is voor de ‘normale’ situaties. Bij klanten die geregeld te laat betalen, volstaat één - meer serieuze - aanmaning voor je de factuur uit handen geeft, terwijl je bij belangrijke loyale klanten wellicht wat soepeler bent als ze incidenteel te laat betalen. Meer lezen?

Zie onze website voor meer informatie