Bewaarplicht voor facturen

Voor de belastingdienst ben je verplicht facturen te bewaren. Hoe zit dat precies en is er een verschil bij het bewaren van digitale facturen en  geprinte facturen? Checklist bewaarplicht facturen.
Facturen verdwijnen in principe in het in- en verkoopboek. Dat betekent dat je ze zeven jaar lang moet bewaren. Klinkt simpel, maar is dat ook alles? Nee. Zeker wanneer je digitaal factureert, moet je een aantal extra zaken in de gaten houden. Tips om aan de bewaarplicht te voldoen voor wat betreft factureren.

Factuur digitaal of uitgeprint bewaren

De belastingdienst hanteert de stelregel dat je gegevens in de administratie bewaart in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Een digitaal verkregen factuur bewaar je dus digitaal en een geprinte factuur bewaar je in een klapper of map in de kast.

Elektronische facturen bewaren

De belastinginspecteur moet kunnen achterhalen wat er precies met de digitale factuur is gebeurd. Wanneer je een factuur hebt ontvangen met een elektronische handtekening, moet je die handtekening ook bewaren. Daarnaast vraagt de belastingdienst om ook een aantal andere zaken te bewaren, te weten:
  • Offerte
  • Opdrachtbevestiging
  • Bewijs van betaling
Let op: de bewaarplicht voor deze gegevens geldt voor zowel de verzender als de ontvanger.  Beiden moeten deze gegevens dus bewaren bij de facturen en te allen tijde kunnen tonen aan de belastinginspecteur. Zodoende kan de authenticiteit van een factuur achterhaald worden.

Zie onze website voor meer informatie