Checklist voor inhoudelijk goede factuur

Een kladje met wat berekeningen en een bedrag dat betaald moet worden is geen factuur. De wet stelt een flink aantal eisen aan een factuur. Tips om een goede factuur op te stellen.
Als ondernemer ben je verplicht een factuur te maken voor het product dat of de dienst die je levert. Een factuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Is dat niet het geval, dan kan degene die de factuur betaalt mogelijk het bedrag niet aftrekken van de btw. Een afnemer die daar achterkomt, zal geen zaken meer met je willen doen. Stel daarom je facturen op aan de hand van de voorwaarden die de overheid stelt.

Verplichte gegevens op factuur

Iedere factuur moet voor de belastingdienst een minimaal aantal gegevens bevatten. Het gaat daarbij in het algemeen om het volgende:
  • Jouw btw-identificatienummer (jouw registratienummer van de belastingdienst met 14 tekens, beginnend met NL)
  • Jouw Kamer van Koophandelnummer
  • Factuurnummer: Dit is de nummering die je zelf hanteert voor uitgaande facturen
  • Factuurdatum
  • Datum van de levering of de dienst
  • Naam en adres van jouw bedrijf
  • Naam en adres van de afnemer
  • Hoeveelheid, omvang en soort geleverde goederen of diensten
  • Goederen of diensten per tarief of vrijstelling genoemd
  • Bedrag exclusief btw
  • Eventuele kortingen die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen
  • Het gehanteerde btw-tarief
  • Vergoeding
  • Btw-bedrag in Euro’s
  • Bij vooruitbetaling: datum van betaling als deze afwijkt van de factuurdatum

Optionele gegevens in een factuur

Naast de verplichte gegevens kun je ook een aantal optionele gegevens toevoegen die zorgen voor een professionele uitstraling. Zoals: Huisstijl: Plaats het logo van je bedrijf bovenaan de factuur. Dit zorgt voor herkenning bij de klant en geeft de factuur een professionelere uitstraling. Ook andere elementen van de huisstijl die je standaard op het briefpapier toepast - zoals lettertype en slogan – kun je op de factuur terug laten komen om herkenning en professionaliteit uit te stralen. Factuur: Vermeld op het blad prominent het woord ‘factuur’. Dat voorkomt dat iemand in de haast niet doorheeft dat dit een vel is waarop staat hoeveel hij moet betalen. Uiterste betaaldatum: Ieder bedrijf hanteert zijn eigen betalingstermijn. Het is handig om die te vermelden op de factuur. Om verwarring te voorkomen vermeld je de exacte datum waarop het bedrag op jouw rekening moet staan. Zinnen als ‘binnen 14 dagen overmaken’ leiden tot discussie wanneer de teller begint te lopen. Wettelijke rente: Zeker wanneer je weet dat de betreffende klant laks is met betalen, is het zinvol om de wettelijke rente te vermelden die je rekent wanneer er niet binnen de door jou gehanteerde betalingstermijn wordt betaald. Kort en bondig: Uitgezonderd gevallen waarbij enorm veel producten of diensten zijn afgenomen, beslaat een factuur in beginsel maximaal één a4tje. Hoe meer vellen, hoe groter de kans dat (een deel van) de factuur zoekraakt. Bevat de factuur toch meer dan één pagina? Niet de vellen dan aan elkaar. Specificeer de rekening: Je kunt het kort houden, maar je kunt ook te compact zijn. Maak duidelijk hoe het totaalbedrag tot stand is gekomen, zonder teveel in detail te treden. Kosten waar je aan kunt denken zijn:
  • kosten product(en)/ honorarium dienst(en)
  • materiaalkosten
  • onkosten
  • btw
Rekeningnummer: Vermeld jouw IBAN-rekeningnummer zodat de klant alle gegevens bij de hand heeft om het bedrag in één keer te kunnen overmaken. Gegevens offerte: Vermeld het nummer en de datum van de offerte op de factuur, zodat de klant makkelijker alle gegevens kan terugvinden en verzamelen. Leveringsvoorwaarden: Lever je aan veel verschillende klanten? Druk de leveringsvoorwaarden aan de achterkant van de factuur af. Deze voorwaarden moet je in een eerder stadium al vermeld hebben, maar vormen een goede herinnering bij de factuur. Je kunt er ook voor kiezen om alleen te verwijzen naar een (online) plek waar de leveringsvoorwaarden te vinden zijn. Btw-plichtig: Ben je niet btw-plichtig? Vermeld dit gegeven op de factuur, zodat de klant weet waarom je geen (verplicht) btw-nummer op de factuur hebt gezet.

Soepelere facturering

Sinds 1 januari 2013 mag je in een aantal gevallen een simpelere eenvoudigere factuur versturen. Dit geldt onder andere wanneer het om bedragen onder de 100 euro gaat en bij creditnota's die verwijzen naar eerdere facturen. Een zogenoemde sobere factuur bevat de volgende verplichte elementen:
  • de factuurdatum
  • jouw naw-gegevens
  • de aard van de geleverde goederen of verrichte diensten
  • het te betalen btw-bedrag

Voorbeelden van factuur

Op zoek naar een opzet om je eigen standaardfactuur te maken? Doe inspiratie op met behulp van de volgende voorbeeldfacturen:

Zie onze website voor meer informatie