Factuur maken en sturen: tips voordat je begint

Wanneer stel je een factuur op en wat is het beste moment om de factuur op de post te doen? Tips en belangrijke informatie omtrent facturatie die je moet weten voordat je begint.

Wat is een factuur?

Een factuur: dat klinkt als een brief met een mooi bedrijfslogo en het te betalen bedrag erop. Feitelijk is dat het ook. Maar let op, ook nota´s, aktes, declaraties, kwitanties en bonnen zijn wettelijk gezien een factuur. Zorg dus dat al deze paperassen aan de wettelijke voorwaarden voldoen, zodat de btw kan worden afgetrokken. Bewaar alle facturen en varianten daarop ook goed in je administratie, zodat je aan de bewaarplicht voldoet.

Wanneer maak je een factuur?

Iedere ondernemer die producten of diensten afneemt, heeft een factuur nodig om de belasting ervan te kunnen aftrekken. Dus maak je een factuur voor al je klanten die uit naam van een bedrijf iets bij je bestellen of afnemen. Het maakt daarbij niet uit of je het kasstelsel of factuurstelsel hanteert. De enige reden om geen factuur op te maken is als de betreffende klant een particulier is. Facturen aan een particulier geven mag wel, maar is niet verplicht. Zeker wanneer je met garanties werkt, is het raadzaam om wel facturen op te stellen.

Op welk moment verstuur je een factuur?

Het meest gangbaar is om de factuur te overhandigen op het moment dat je het product of de dienst hebt geleverd. Kun of wil je dat niet, dan mag het ook op een later moment. De factuur moet wel uiterlijk vóór de vijftiende van de maand die volgt op de maand waarin je geleverd hebt, bij de klant zijn. Lever je op 1 mei bij de klant? Dan moet je uiterlijk 14 juni de factuur hebben verstuurd. Factureer je doorlopende prestaties (bijvoorbeeld: licenties, cursussen, verhuur of abonnementen), dan geldt de uiterste verzenddatum voor de periode waarop de factuur betrekking heeft. Deze periode vermeld je vanzelfsprekend ook op de factuur.

Welke betalingstermijn hanteer je?

Er bestaat geen wettelijke minimum betalingstermijn die je een klant moet geven. Gangbaar is een termijn tussen de 14 en 30 dagen. Sinds 16 maart 2013 is bij business-to-business een langere betaaltermijn dan 30 dagen alleen in uitzonderlijke gevallen toegestaan. Is er geen betalingstermijn afgesproken, dan geldt automatisch een termijn van 30 dagen. Zodra de (afgesproken) termijn is overschreden, mag je als opdrachtgever rente in rekening brengen. Wanneer je de betalingstermijn op de factuur vermeldt, doe je er goed aan om de exacte datum te vermelden waarop het bedrag moet zijn overgemaakt in plaats van de termijn die jij hanteert. Dat voorkomt verwarring.

Maak geen verrassingspakket van de factuur

Een factuur die vol staat met verrassingen en nieuwe kosten, is niet grappig. Om een goede relatie met de klant te behouden, zorg je dat de factuur overeenkomt met de offerte. Is er een reden dat de factuur onverhoopt hoger uitvalt – bijvoorbeeld vanwege extra gemaakte onkosten? Meld dit dan vooraf aan de klant. Ook leveringsvoorwaarden en (afwijkende) betalingstermijnen moeten vooraf bekend zijn gemaakt. Deze gegevens enkel op de factuur vermelden is onvoldoende en kan voor de klant reden zijn om de factuur niet (helemaal) te betalen.

Digitaal factureren: hoe overtuig je de klant?

Elektronisch factureren biedt veel voordelen. Voorwaarde om een factuur digitaal te mogen versturen, is dat de klant deze werkwijze accepteert. Hoe zorg je ervoor dat de klant de elektronische factuur accepteert? Benadruk de voordelen en kijk of je jouw meest belangrijke klanten tegemoet kunt komen door bij de keuze van je softwaresysteem rekening te houden met hun systemen. Een andere optie is om korting te geven aan klanten die meegaan in de digitalisering van jouw boekhouding.

Zie onze website voor meer informatie