Tips voor het inhuren van een boekhouder of accountant

Heb je een geschikte financieel adviseur gevonden? Voorkom vervelende verrassingen achteraf door vooraf goede afspraken te maken. Tips voor een goed contract met een boekhouder of accountant.
Iedere ondernemer maakt weer andere afspraken met zijn boekhouder of accountant. De boekhouding en administratie zijn immers maatwerk. Schrik dan ook niet direct als een collega-ondernemer veel goedkoper uit is bij zijn accountant. Wellicht gebruikt hij een online boekhoudsysteem dat de accountant veel werk bespaart of laat hij er alleen de jaarrekening opmaken en doet de belastingaangifte zelf. Iedere ondernemer maakt daarin zijn eigen afwegingen en keuzes. Toch zijn onderstaande punten wel handig om op te nemen in het contract:

Omschrijf duidelijk het takenpakket

Niets zo vervelend als verkeerde verwachtingen scheppen. Jij denkt dat de boekhouder namens jou uitstel voor de belastingaangifte heeft aangevraagd bij de belastingdienst, terwijl hij denkt dat jij dat zelf doet. De (pittige) boete van de belastingdienst die daaruit voortvloeit kun je helaas niet op hem verhalen. Omschrijf daarom duidelijk welke taken jij overdraagt aan je boekhouder of accountant. Zet er ook bij dat die taken standaard bij de prijs zijn inbegrepen.

Maak een vaste prijsafspraak

Een uurtarief klinkt aanlokkelijk, want het lijkt goedkoop. Als je boekhouder of accountant echter flink ernaast zit bij de schatting hoeveel uur hij nodig heeft voor jouw boekhouding, valt de definitieve rekening aan het eind van de rit vies tegen. Maak daarom een vaste prijsafspraak en zet duidelijk op papier wat daar wel en niet bij is inbegrepen. Ga je toch voor een uurtarief? Spreek dan af dat je financieel adviseur contact met je opneemt als hij over een bepaald aantal uren per maand dreigt te komen. Zo weet je vooraf dat de rekening hoger uitvalt en kun je eventueel besluiten niet urgente taken uit te stellen.

Geef toestemming voor extra kosten

Hoe goed je alles ook geregeld denkt te hebben, er komen altijd wel wat onvoorziene taken of vragen naar voren. Dat is niet erg, maar spreek wel af dat je accountant of boekhouder meldt dat hij hiervoor extra kosten in rekening brengt en dat jij hier expliciet toestemming voor moet geven. Wanneer jij belt met een – in jouw ogen – simpele vraag en achteraf blijkt dat de boekhouder twee uur uitzoekwerk heeft gerekend, is dat niet goed voor de zakelijke relatie.

Regel een gespecificeerde rekening

Of je nu hebt gekozen voor een vaste prijsafspraak of afrekening op basis van uurtarief: vraag altijd om een specificatie van de uitgevoerde werkzaamheden. Als blijkt dat het veel minder werk is kun je op basis daarvan nieuwe afspraken maken. Andersom zal de boekhouder namelijk ook aankloppen om de tarieven op te schroeven. En bij een rekening op uurtarief, zie je aan de hand van de specificaties waar je eventueel op kunt bezuinigen door bijvoorbeeld zelf het simpele voorwerk te doen.

Bepaal samen hoe je de administratie aanlevert

Mooi, jij bent van die administratie af. Eén keer per jaar de schoenendoos vol bonnen en andere papieren afleveren bij je accountant en je hebt er geen omkijken meer naar. Alleen had de accountant in kwestie verwacht dat je alles wel had uitgezocht. Gevolg: veel meerwerk en een accountant die continu voor vragen bij je aan de telefoon hangt. Maak daarom duidelijk afspraken over de wijze van aflevering:
  • Welke mappen wil je boekhouder minimaal van je hebben?
  • Zijn er speciale punten die hij in jouw boekhoudsysteem/excelsheet zeker ingevuld wil zien?
  • Hoe lever je digitale documenten zoals de digitale bankafschriften aan?

Zie onze website voor meer informatie