Kilometeradministratie opzetten en bijhouden

Iedere ondernemer met een auto maakt de overweging om gereden kilometers bij te houden. Wanneer en hoe moet je het bijhouden? De checklist kilometerregistratie.
Een auto van de zaak, er zijn maar weinig ondernemers die hiervoor passen. De ene ondernemer maakt echter meer kilometers voor zijn werk dan de ander. Hoe meer zakelijke kilometers je jaarlijks maakt, hoe minder interessant het wordt om een kilometeradministratie bij te houden. Een overzicht van alles wat je moet weten omtrent de kilometeradministratie.

Wanneer kilometeradministratie bijhouden?

Er zijn twee situaties waarbij je als ondernemer een kilometeradministratie bij moet houden:
  1. Je rijdt  met je privéauto naar zakelijke afspraken (let op: woon-werkverkeer valt tegenwoordig onder privégebruik)
  2. Je wilt voorkomen dat je een fiscale bijtelling voor privégebruik moet doen voor je auto van de zaak
Voldoe je aan één van bovenstaande opties? Houd dan een kilometeradministratie bij. Op dit punt slordig zijn, kan je duur komen te staan. De belastingdienst controleert er namelijk streng op. Bijvoorbeeld door je agenda naast de rittenregistraties te leggen, maar ook langs de weg in vakantieperiodes. Neem geen risico en vul de formulieren altijd na iedere rit in. Let op: Heb je een bestelauto van de zaak (of je werknemers) en maak je hier uitsluitend zakelijk gebruik van? Dan hoef je per 1 januari 2012 geen kilometeradministratie bij te houden. Voorwaarde is wel dat er een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' is ingediend bij de belastingdienst.

Wat levert een kilometeradministratie op?

Afhankelijk van de reden dat je een registratiesysteem bijhoudt, levert je dat het volgende op:
  1. Wanneer je met je privéauto voor de zaak rijdt, mag je de zakelijke kilometers declareren a maximaal 19 cent per gereden kilometer.
  2. Als je niet boven de 500 privékilometers per jaar uitkomt met je auto van de zaak, krijg je geen fiscale bijtelling voor privégebruik. Dat kan flink schelen, afhankelijk van het merk en type auto dat je rijdt. Blijkt achteraf dat jij of je werknemer wel over die 500km-grens bent gegaan? Dan krijg je naast de naheffingsaanslag ook een boete van maximaal 4.000 euro. Bedenk dus goed of het realistisch is om minder dan 500 kilometer per jaar privé te rijden.

Hoe maak je een kilometerregistratie?

Er zijn veel (online) hulpprogramma's te vinden waarop je snel alle verplichte gegevens kunt invullen en een deel automatisch wordt uitgerekend. Ook voor op de iPhone en een Android smartphone. Een gratis oplossing is zelf een excelbestand aanmaken. Bovenaan de pagina vermeld je vervolgens:
  • automerk
  • autotype
  • kenteken
  • periode waarin auto ter beschikking staat

Wat staat er in een kilometeradministratie?

Zorg dat je altijd een formulier in de auto hebt liggen, zodat je voor iedere gereden rit ten minste de volgende gegevens kunt invullen:
  • datum en tijd
  • startadres
  • bestemmingsadres
  • gereden route indien deze afwijkt van gebruikelijke route
  • kilometerstand begin
  • kilometerstand eind
  • totaal gereden kilometers per rit
  • zakelijke of privé aangelegenheid (totaal aantal kilometers hierop scheiden)
Let op: De gegevens moet je voor iedere rit invoeren, zowel voor de heen- als de terugweg. Vergeet ook niet aan te geven als je om de een of andere reden voor een omweg hebt gekozen, bijvoorbeeld omdat er een omleiding was of om de file te omzeilen. Dat beïnvloedt namelijk het aantal gereden kilometers.

Hoe controleert de belastingdienst?

Een kilometerregistratie lijkt simpel te manipuleren. Een privéritje op een doordeweekse dag aanmerken als zakelijk, wie ziet dat nou? Toch moet je hier voorzichtig mee omgaan. De belastingdienst zoekt namelijk altijd naar onderliggende gegevens. Gegevens die je daarom moet bewaren zijn:
  • agenda en afsprakenboek
  • garagefacturen
  • tankbonnen
  • controle langs de weg (boetes, onverwachte uitgebreide controles etc.)
Zo kunnen ze kijken of de afspraken overeenkomen met je zakelijk gedeclareerde ritten. Vertrouwt de belastingdienst het niet of hebben ze te weinig extra informatie om te controleren? Dan kan de belastingdienst een boete uitdelen en je bijvoorbeeld verplichten om (met terugwerkende kracht) de fiscale bijtelling voor privégebruik te voldoen.

Wanneer begin je met kilometeradministratie?

Logischerwijs begin je iedere eerste januari van het jaar met een nieuw registratieformulier. Je sluit dan immers het jaar af. Wat nu als je halverwege het jaar pas een auto van de zaak aanschaft voor jezelf of je werknemer? Dan kun je de fiscale bijtelling voor privégebruik nog steeds vermijden. Alleen gaat het dan niet om maximaal 500 kilometer per jaar die je privé mag rijden, maar om een deel dat gelijk staat aan het nog resterend aantal maanden van dat jaar. Reken op een 40 privékilometers per maand. Vraag voor je hier aan begint de spelregels op bij de Belastingdienst Coördinatiecentrum Auto. Meer informatie over de rittenregistratie vind je bij de belastingdienst.

Meer tips voor overzichtelijk boekhouden

  1. Agenda of afsprakenboek bewaren
  2. Bankboek inclusief bankafschriften bewaren
  3. Contracten en overeenkomsten bewaren
  4. Inkoopboek en verkoopboek aanmaken
  5. Kasboek of kasadministratie
  6. Offertes bewaren (optioneel)
  7. Uren bijhouden (urenregistratie of urenadministratie)

Zie onze website voor meer informatie