BTW-aangifte (omzetbelasting): bereken het btw-bedrag

Om de omzetbelasting op te geven bij de belastingdienst, reken je uit hoeveel btw je moet betalen of terugkrijgt. Daar draait de btw-aangifte immers om. Tips om het btw-bedrag te berekenen.
Uit de administratie blijkt hoeveel btw je van jouw klanten krijgt of hebt ontvangen en hoeveel btw je hebt betaald aan leveranciers. Het verschil daartussen is wat je moet betalen of terugkrijgt van de belastingdienst. Zo simpel werkt de btw-aangifte. Maar hoe reken je dat precies uit? Een overzicht:

Stap 1: Kies je berekeningswijze

Bepaal allereerst of je volgens het kasstelsel of factuurstelsel moet werken. Dat hangt vooral af van de vraag of je voornamelijk aan particulieren (kasstelsel) of ondernemers (factuurstelsel) levert. Bij het kasstelsel neem je de btw die daadwerkelijk is betaald in de betreffende periode. Terwijl je bij het factuurstelsel de btw-ontvangsten rekent van de facturen die je in die periode hebt verstuurd, ongeacht of deze al betaald zijn.

Stap 2: Bepaal waarover je btw moet betalen

In principe geef je alle btw op die je hebt doorberekend aan je klant, je omzet dus. De makkelijkste wijze om dat te doen is door je kasboek en verkoopboek na te lopen. Er zijn een aantal aspecten waar je extra op moet letten bij het doorgeven van de btw aan de belastingdienst. Zo zijn een aantal zaken gevrijwaard van btw:
  • Vrijgesteld van btw: Is jouw branche of bedrijfsactiviteit vrijgesteld van btw? Dat betekent dat je geen btw aan je klanten doorberekent en dus hoef je geen btw af te dragen aan de belastingdienst.
  • Verleggingsregeling: Betaalt jouw klant de btw direct aan de belastingdienst? In dat geval geldt de zogenoemde verleggingsregeling waarbij de btw is verlegd van de leverancier (jij als ondernemer) naar de klant.
  • Fooien: Over fooien die het personeel ontvangt, hoeft geen btw te worden betaald. Ook fooien die je als ondernemer ontvangt zijn gevrijwaard van de btw-aangifte, mits je in een branche werkt waar fooien gebruikelijk zijn.
Een aantal zaken vraagt speciale aandacht omdat je afhankelijk van de situatie juist wel of niet btw moet betalen:
  • Extra vergoedingen die bovenop de rekening worden betaald: Alle extra vergoedingen die niet onder de noemer fooi vallen, moet je opgeven in de btw-aangifte. Je betaalt er dan ook gewoon de standaard btw over die voor het hele bedrag geldt (dus 6 of 21 procent).
  • Diefstal: Zijn er in jouw onderneming spullen ontvreemd? Dan mag je de btw over de inkoopprijs aftrekken. Je hoeft over de gestolen goederen geen btw te betalen, omdat je het niet verkocht hebt. Uitzondering is wanneer er een greep in de kassa is gedaan. Over gestolen kasgeld moet wel btw worden betaald. Immers, het betreft gemaakte omzet waarover de klant al btw heeft betaald.
  • Zaken met het buitenland: Doe je zaken met het buitenland? Of je nu levert aan of koopt uit het buitenland, in beide gevallen is het mogelijk dat je hierover btw moet betalen of ontvangt. Controleer bij de belastingdienst of dat in jouw geval zo is.
  • Zakelijke geschenken en personeelsvoorzieningen: De btw van zakelijke geschenken en personeelsvoorzieningen heb je meestal al verrekend bij de juiste btw-aangifte. Wanneer je boven een bepaald bedrag uitkomt, moet je de teveel afgetrokken btw in de laatste aangifte van het jaar terugbetalen.
  • Privégebruik: Over zakelijk gekochte producten en diensten die je (ook) privé gebruikt, moet je btw betalen. Dit verreken je in de laatste aangifte van het jaar.
  • Onroerende zaken: In de meeste gevallen hoef je over de verkoop of verhuur van onroerende zaken geen btw te betalen. Let wel op de uitzonderingen die hiervoor gelden.

Stap 3: Bepaal waarover je btw terugkrijgt (btw aftrekken als voorbelasting)

Simpel gesteld is alle btw die anderen bij jouw bedrijf in rekening hebben gebracht en de btw die jij hebt betaald aan andere bedrijven aftrekbaar bij de belasting. Het betreft hier het zogenaamde aftrekken als voorbelasting. Hierbij bepaalt de factuurdatum in welke periode je de btw mag aftrekken. Het maakt daarbij niet uit of je met het kasstelsel of factuurstelsel werkt. Let erop dat je de btw alleen over zakelijke uitgaven mag aftrekken bij de belasting en dat je een factuur hebt ontvangen die voldoet aan de eisen van de belastingdienst. Verder is wettelijk bepaald dat je alleen btw kunt terugvorderen als het op de bon of factuur vermeld staat. Leveranciers en winkels zijn verplicht om de betaalde btw op jouw verzoek op de factuur of bon te zetten. Er zijn een aantal uitzonderingen waarbij de levering wettelijk is vrijgesteld van het vermelden van btw (zoals bij treinkaartjes en taxibonnen). Daarvan kun je de btw wel terugvorderen zonder dat het op de bon staat. Ook kun je de btw op benzine terugvorderen wanneer je geen bon hebt. Dan moet de betaling wel traceerbaar zijn, bijvoorbeeld doordat je het bedrag van je zakelijke rekening is afgeschreven. Reden om geen tankbon te hebben kan zijn wanneer  de automaat bij het onbemande tankstation geen bon gaf. Het is dan dus wel belangrijk dat je met de zakelijke bankpas hebt betaald.

Stap 4: Kies het juiste btw-tarief

In beginsel betaal je over alle goederen en diensten 21 procent btw. Voor de afdracht van btw geldt hetzelfde percentage. Voor uitzonderingen geldt 6 procent en in sommige gevallen zelfs 0 procent. De overheid gooit af en toe het btw-tarief voor een bepaald product of bepaalde branche (tijdelijk) omlaag om zo de economie te stimuleren. Check voor alle up-to-date uitzonderingen en vrijstellingen de site van de belastingdienst.

Stap 5: Reken het btw-bedrag uit

In de meeste gevallen staat het btw-bedrag al op de factuur. Voor de extra vergoedingen is dat niet altijd het geval. Controleer of bij alles wat je moet opgeven ook het btw-bedrag apart vermeld staat. Is dat niet het geval: gebruik dan een van onderstaande rekenformules. Je hebt alleen een bedrag inclusief btw:
  • Neem het bedrag inclusief btw
  • Vermenigvuldig dit met 21 of 6 (afhankelijk van het percentage btw dat je erover moet betalen)
  • Deel dit met 121 of 106
  • Hieruit komt het btw-bedrag dat je de belastingdienst verschuldigd bent
Je hebt alleen een bedrag exclusief btw:
  • Neem het bedrag exclusief btw
  • Deel dit bedrag door 100
  • Vermenigvuldig dit met 121 of 6 (afhankelijk van het percentage btw dat je erover moet betalen)
  • Dit is het btw-bedrag dat je de belastingdienst verschuldigd bent
Er zijn meerdere online tools die je helpen het juiste bedrag uit te rekenen, bijvoorbeeld:

Dit artikel is geactualiseerd met hulp van de Belastingbutler.

Zie onze website voor meer informatie