Hoe creëer je een zakelijk mailadres?

Ook als zzp’er wil je professioneel overkomen. Een e-mailadres vormt een belangrijk element. Stappenplan om een zakelijk mailadres in te stellen en te gebruiken.
Als startend ondernemer kun je natuurlijk altijd het in de pubertijd aangemaakte mailadres lekkerding77@hotmail.com gebruiken. Maar echt professioneel staat dat niet. Bedrijven met een mailadres als naamwerknemer@bedrijfsnaam.nl oogt een stuk professioneler. Hoe regel je dat? Het stappenplan:
  1. Registreer je domein
  2. Mailadres registreren
  3. Mailbox kiezen
  4. Mail in mailbox ontvangen

1. Registreer je domein

Om je eigen @bedrijfsnaam.nl account te krijgen, moet je allereerst de domeinnaam registreren van de bijbehorende website. In dit geval dus jouw bedrijfsnaam.

2. Mailadres registreren

Wanneer je een domein hebt geregistreerd, kun je daaraan gekoppeld een mailadres aanmaken. Hiervoor ben je wel afhankelijk van jouw ‘registrar’: het hostingbedrijf, internetservice- of accessprovider waar je jouw domeinnaam hebt geregistreerd. Deze heeft veelal een duidelijke handleiding hoe je een professioneel e-mailaccount gelieerd aan jouw domeinnaam kunt aanmaken.

3. Mailbox kiezen

Wanneer je het mailadres hebt geregistreerd, ontvang je van jouw hostingbedrijf een mailbox waar je de mail kunt ontvangen, lezen en beantwoorden. Wanneer je deze prettig in gebruik vindt, hoef je verder niets meer te doen. Veel ondernemers kiezen echter ervoor hun mail te laten doorsturen naar een mailbox waar ze bekend mee zijn. Welke mailbox kies je? Er zijn tig opties mogelijk. (Gratis) webmailaccounts waarbij de mail op een externe server staat, zodat je overal ter wereld bij een internetverbinding toegang hebt tot je mail. En (betaalde) POP-mail waarbij je de mail op je eigen computer binnenhaalt, zodat je privacy gewaarborgd is. Een overzicht van de meest gebruikte mailboxen:

Gratis accounts:

Betaalde accounts:

4. Mail in mailbox ontvangen

Afhankelijk van de gekozen mailbox moet je bepaalde handelingen verrichten om de mail ook daadwerkelijk in de mailbox te ontvangen. Bij de betaalde mailboxen doorloop je bij het installeren van het pakket een stappenplan om je mailaccount in te voeren. Bij de gratis inboxen moet je handmatig instellen dat je mails van een ander account daarop wilt ontvangen. Let er bovendien op dat je bij de gratis inboxen ook instelt dat je namens je professionele adres verstuurt en niet vanuit bijvoorbeeld @gmail.com.

Tip: extra accounts

Allereerst registreer je natuurlijk het mailadres met jouw naam en dat van jouw eventuele werknemers. Maak daarnaast een aantal alternatieve accounts aan om te voorkomen dat je altijd je persoonlijke mailadres moet gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan (langlopende) marketingacties, specifieke bedrijfsonderdelen, vragen aan de webmaster etc. Natuurlijk kun je deze mailadressen ook op een later moment aanmaken.

Tip: werk en privé scheiden

Je kunt je zakelijke mail laten binnenkomen in je – al bestaande – privémailbox. Voordeel is dat je al je mail bij elkaar hebt en dus niet vier verschillende mailboxen hoeft te checken op nieuwe mail. Nadeel is wel dat werk en privé daardoor erg door elkaar heen lopen. Wil je toch alles in één mailbox ontvangen? Werk dan met verschillende mappen (en indien mogelijk met kleuren) zodat je snel kunt zien of het werk of privémail betreft.

Tip: Catch all

Indien mogelijk valt het te overwegen ook een catch all-adres aan te maken. Daardoor maakt het niet uit wat er voor de @bedrijfsnaam.nl staat, alle mail komt bij jou aan. Je kunt dan dus onbeperkt mailadressen afgeven en alle mails die naar deze adressen worden gestuurd, komen bij jou terecht. Nadeel is wel dat deze methode spamgevoelig is. Zodra spammers doorhebben dat de @bedrijfsnaam.nl versie bestaat, kun je veel spamberichten ontvangen. Zet er dus een goede spamfilter op.

Zie onze website voor meer informatie