Tips voor zakelijk gebruik van Gmail

Steeds meer zzp’ers gebruiken een Gmail-account om hun (zakelijke) mail te ontvangen en beheren. Tips om je Gmail makkelijk in te richten en te professionaliseren.
Het valt allereerst aan te raden een zakelijk emailadres aan te (laten) maken. De mails die daarop binnenkomen, laat je vervolgens automatisch doorsturen naar je gmailaccount. Hoe richt je dit account vervolgens in? Tips om het werken met een Gmailaccount makkelijk en professioneel te maken.

Mails zakelijk e-mailadres in Gmail ontvangen

Hoe ontvang je de mail vanuit je zakelijk e-mailadres automatisch in je Gmail? Volg daarvoor de volgende stappen:
  1. Achterhaal je POP3-server van je zakelijk e-mailadres. Meestal ziet dat er als volgt uit: mail.domeinnaam.nl. Voor de zekerheid kun je het navragen bij jouw hostingprovider of in het contract kijken waar het meestal in vermeld staat.
  2. Ga in jouw Gmail naar instellingen (via het radertje rechtsboven op de pagina).
  3. Klik op ‘accounts en import’; de vierde tab.
  4. Kies voor: ‘je eigen pop3-mailaccount toevoegen’.
  5. Vervolgens verschijnt een pop-up waar je het zakelijk e-mailadres invult.
  6. In het volgende scherm vul je de volgende gegevens in:
    • Gebruikersnaam: de gebruikersnaam die bij dit mailadres hoort (waar je normaal mee inlogt)
    • Wachtwoord: het wachtwoord dat bij dit mailadres hoort
    • POP-server: de POP3-server die je bij stap 1 hebt opgezocht
    • Poort: deze laat je ongewijzigd
  7. Bepaal zelf welke vinkjes je wel en niet aanzet. Gebruik je bijvoorbeeld ook nog Outlook? Laat dan een kopie van het bericht achter op de server. Komen mails van verschillende mailaccounts binnen op Gmail? Voorzie binnenkomende berichten van een label om het overzicht te behouden.
  8. In het volgende scherm krijg je direct de optie aangeboden om in te stellen dat je mail kunt verzenden namens je zakelijk e-mailadres, hoe dat verder werkt lees je in de volgende alinea vanaf stap 4.
  9. Stuur een mail naar je zakelijk mailadres om te kijken of het werkt.

Mail verzenden namens je zakelijk mailadres

Om te voorkomen dat je mensen mailt met je alternatief Gmail-adres, kun je Gmail zodanig instellen dat je ook mails stuurt namens het zakelijk mailadres. Hoe doe je dat? Volg dit stappenplan.
  1. Ga naar instellingen (via het radertje rechtsboven op de pagina)
  2. Klik op ‘accounts en import’; vierde tab
  3. Kies voor: ‘Nog een emailadres toevoegen waarvan je eigenaar bent’
  4. Bij naam vul je jouw (bedrijfs)naam in. Deze naam komt te staan bij ‘afzender’ bij de mails die jij verstuurt. Uiteraard kun je dit achteraf nog wijzigen.
  5. Hierna krijg je de keuze om te verzenden via Gmail of SMTP-servers, laat Gmail hier aangevinkt staan.
  6. Google verstuurt nu een verificatie naar jouw zakelijk e-mailadres.
  7. Klik op de link in deze mail of vul de code in als je het scherm nog hebt openstaan. Let op: de doorgestuurde mail komt vertraagd binnen, het duurt dus even voordat je deze mail ontvangt op je gmailaccount.
  8. Wil je voornamelijk mails sturen vanuit dit account? Ga dan weer terug naar het tabje ‘accounts en import’ bij instellingen. Daar zie je bij ‘emailberichten sturen vanaf’ nu twee opties staan. Selecteer achter je zakelijk emailadres de button ‘als standaard instellen’ aan.
  9. Check daarnaast voordat je een mail verzendt bij ‘van’ of de juiste afzender is geselecteerd.

Handtekening instellen

Per emailaccount kun je bij Gmail een handtekening instellen voor onder je verzonden mails. Dat werkt als volgt:
  1. Ga naar instellingen (rechtsboven op het radertje klikken)
  2. Scroll iets naar beneden
  3. Selecteer het account waarvoor je een handtekening wilt maken (vink die optie ook aan)
  4. Maak in het veld daaronder jouw handtekening, dat kan met foto, logo, linkjes etc.
  5. Klik op wijzigingen opslaan.
  6. Om de lelijke opmaak die Google er automatisch aangeeft te verwijderen, ga je opnieuw naar instellingen en vink je het vakje onder de handtekening aan.
  7. Klik wederom onderaan op wijzigingen opslaan.
  8. Wil je voor andere emailaccounts ook een handtekening instellen? Herhaal de procedure.

Externe mail snel binnenhalen

Google haalt één keer in de zoveel tijd de externe (zakelijke) mail binnen. Verwacht je regelmatig mail die om een snelle actie of reactie vraagt? Installeer dan de knop ‘vernieuwen’ waarmee je op ieder moment de laatste mailtjes kunt binnenhalen. Ga daarvoor naar instellingen (rechtsboven op het radertje klikken) en kijk onder de tab ‘Labs’. Zet de optie ‘POP-accounts vernieuwen’ op inschakelen en klik helemaal onderaan op wijzigingen opslaan. Nu werkt de ‘vernieuwen’ button bovenin ook voor de externe mail.

Labels instellen en toepassen

Labels zijn een soort mappen voor bij je inbox. Je kunt alleen één mail onder meerdere labels hangen. Ander voordeel is dat je al direct in je algemene inbox kunt zien welk label een bepaalde mail heeft. Hoe werkt het?
  1. Ga naar instellingen (rechtsboven op het radertje klikken)
  2. Klik op ‘labels’, de tweede tab
  3. Hier zie je onderaan een aantal labels al staan (standaard ingesteld door Google). Deze kun je hernoemen, verwijderen of verbergen. Daarnaast kun je nieuwe labels maken. Ook kun je hier sublabels maken.
  4. Vervolgens selecteer je de mails die je onder één label wilt hangen. Door op de knop ‘Labels’ (bovenaan de inbox) te drukken kun je de gewenste label aanvinken en op ‘toepassen’ drukken.
  5. Daarnaast kun je in de mailbox mails selecteren om ze vervolgens via de knop ‘verplaatsen naar’ naar de betreffende label te verplaatsen.

Mail automatisch naar label sturen

Wil je bepaalde mails (bijvoorbeeld nieuwsbrieven of alle communicatie over een bepaald project) direct in een label ontvangen, zodat ze niet in je algemene inbox terechtkomen? Dan plaats je een zogenoemde filter. Dat werkt als volgt:
  1. Open de e-mail waar je een filter aan wilt hangen.
  2. Klik rechtsboven op ‘Meer’ en kies dan ‘Berichten zoals deze filteren’.
  3. Vervolgens verschijnen bovenaan de pagina de opties waarop je de filter kunt toepassen. Hij kiest automatisch voor de afzender, maar je kunt ook ontvanger, onderwerp of op bepaalde woorden filteren.
  4. Nadat je op ‘Volgende stap’ hebt geklikt, krijg je verschillende keuzes. Hier kun je onder andere aangeven of de mails wel gewoon in postvak in terecht moeten komen en welk label de mails moeten krijgen.

Labels ordenen op kleur

Beheer je in Gmail verschillende mailadressen of laat je bepaalde mails direct onder een label binnenkomen? Dan het voor het overzicht fijn zijn om ieder label een duidelijke andere kleur te geven. Dat doe je door aan de linkerkant (in de menubalk) op het vierkante blokje te klikken dat achter de naam van de betreffende label staat. Vervolgens kun je hier een passende kleur aanvinken.

Advertenties uitzetten

De zogenoemde webclips – tekstadvertenties boven je e-mails en inbox – kun je uitschakelen. Klik daarvoor rechtsboven op het radertje en ga naar instellingen. Onder het tabje ‘Webclips’ kun je deze functie uitvinken.
Met medewerking van GuruWorks, bedrijf gespecialiseerd in webdesign en online promotie.

Zie onze website voor meer informatie