De mailing verzenden: waar moet je rekening mee houden?

De digitale nieuwsbrief staat helemaal klaar voor verzending. Tips waar je op moet letten voor je op de verzendknop drukt.
Als e-mailmarketeer is er geen spannender moment dan wanneer je op de verzendknop drukt. Al het werk dat je in de voorbereiding hebt gestoken, moet dan zijn vruchten gaan afwerpen. Maar bij het verzenden van e-mail zijn er nog een aantal aandachtspunten waar je rekening mee moet houden. Een overzicht:

Een laatste controle voor verzending

Verzeker jezelf ervan dat je de volgende punten geregeld hebt voordat je op de verzendbutton drukt: Toestemming Je moet bij het verzamelen van e-mailadressen en het aanmaken van het adressenbestand ondubbelzinnig toestemming verkrijgen om e-mails te verzenden. Kijk daarom voor verzending altijd na of je de geplande mailing wel degelijk mag versturen naar deze personen. Afmeldbutton Je bent wettelijk verplicht een afmeldoptie in iedere mailing op te nemen. Controleer daarom of er een opt-out is opgenomen in de mail. Testen Heb je alles getest? Werken de hyperlinks in de e-mail wel? Worden de afbeeldingen goed weergegeven en de teksten goed uitgelijnd? Indien je gebruik maakt van personalisatie; worden de juiste gegevens wel ingeladen? En zo zijn er nog verschillende punten die je het best controleert voor verzending. Dat doe je door jezelf een testmailing te sturen of gebruik te maken van een speciale tool zoals Litmus om de weergave van jouw e-mail te bekijken. Selectie Met behulp van marketingsoftware kun je een database segmenteren aan de hand van selecties. Maak je hier gebruik van? Verzeker je er dan voor verzending wel van dat je de e-mail naar de juiste selectie verzendt. Direct of later verzenden Moet de e-mail direct worden verstuurd of wil je deze op een later tijdstip versturen? In het laatste geval rooster je de verzending in voor een later tijdstip. Dat kan ook weer met behulp van geavanceerde marketingsoftware. Als je over een inroosterfunctie beschikt, kun je bepaalde e-mails ook periodiek inroosteren. Bijvoorbeeld een reeks tipmailingen of een wekelijkse nieuwsbrief die je invult met artikelen uit een contentfeed of rss-feed. Verzendreputatie Ook bekend als e-mailreputatie. Als verzender van e-mails heb je standaard een reputatie op het internet. Aan de hand van deze reputatie bepalen e-mailprogramma’s en spamfilters of jouw e-mail wel of niet wordt toegelaten tot een inbox. Deze reputatie kun je zelf onderhouden door bijvoorbeeld het adressenbestand up-to-date te houden (afmeldingen correct verwerken) en consistent te blijven in het aantal e-mails dat je per maand verstuurt.

De spamfilters vermijden

Eens de e-mail is verzonden, moet deze eerst langs verschillende spamfilters voor hij in de inbox van de klant belandt. Spamfilters onderscheppen inkomende e-mails en bepalen aan de hand van verschillende tests of een e-mail het spamlabel krijgt toegewezen. Elke test waar jouw e-mail niet voor slaagt, levert strafpunten op. Het totaal van deze punten is de spamrating. Een te hoge spamrating resulteert in een geblokkeerde e-mail. Hoe voorkom je een te hoge rating en blokkering door deze spamfilters? Bestaand e-mailadres Gebruik een bestaand e-mailadres in het ‘Van’-veld. Dus geen no-reply adres. En houd het onderwerp kort en bondig. Spamgevoelige woorden Let op de gebruikte tekst in de mail. Vermijd het gebruik van spamgevoelige woorden zoals ‘gratis’ of ‘speciale aanbieding’. Teveel hoofdletters, uitroeptekens en onnodige spaties dragen ook bij aan een hoge spamrating. Afbeeldingen Beperk het gebruik van afbeeldingen in de e-mail. Wil je toch afbeeldingen opnemen, zorg dan dat er een goede balans is tussen de hoeveelheid tekst en afbeeldingen. Een goede verhouding is één afbeelding per paragraaf tekst. Let hierbij ook op de bestandsnamen van de afbeelding. Een te lange bestandsnaam is spamgevoelig. Database Zorg voor een goed onderhoud van de database. Dat draagt bij aan een goede e-mailreputatie en voorkomt melding op de blacklists (lijsten met verzenders van spam). Indien je niet goed omgaat met foutmeldingen door bijvoorbeeld een onbestaand e-mailadres niet uit de verzendlijst te halen, krijg je een slechte reputatie. Spamfilters pikken jouw e-mail er dan sneller uit. Uiteindelijk worden al jouw mailings niet meer doorgelaten tot de inbox. Hetzelfde geldt bij afmeldingen en spamklachten. Afmeldfunctie De afmeldfunctie is ook een element waar spamfilters naar kijken. Zonder afmeldfunctie komen digitale nieuwsbrieven moeilijker door spamfilters heen. Verzendfrequentie Houd tevens de verzendfrequentie in de gaten. Indien een bezoeker zich voor jouw e-mails inschrijft, moet je duidelijk aangeven hoe vaak je gaat mailen. Probeer deze belofte ook na te komen. Als je de opgegeven frequentie niet aanhoudt, kan dat tot frustratie mogelijk tot afmeldingen lijden. Zeker wanneer je plots veel meer gaat versturen dan e-mailprogramma’s gewend zijn. Spamfilters zien dat als ongewenst gedrag en zullen hierdoor jouw e-mails strenger beoordelen.

Spamrating controleren

Je kunt jouw spamrating op verschillende manieren controleren om te zien hoe je ervoor staat. Dit kan onder andere met behulp van marketingsoftware waarin deze controle is opgenomen.
Met medewerking van Michael Linthorst, managing partner bij Copernica, leverancier van marketingsoftware.

Zie onze website voor meer informatie