Met de huidige wetgeving is het onmogelijk vrijblijvend nieuwsbrieven te versturen naar zomaar wat verzamelde e-mailadressen. De wetten die gelden bij e-mailmarketing.
Bij e-mailmarketing is het belangrijk dat alle handelingen ook volgens de Nederlandse wet verlopen. De autoriteiten die over de handhaving van deze wet gaan zijn het CBP (College bescherming persoonsgegevens), de OPTA en sinds kort ook de Stichting Reclame Code. Hierbij een overzicht van de regelgeving waar je rekening mee moet houden als je aan de slag gaat met e-mailmarketing.
- Persoonsgegevens
- Verwerking van persoonsgegevens
- Gebruik van persoonsgegevens
- (Soft) opt-in
- Afmeldproces
- Informatieplicht
- Nieuwe Code E-mail
Persoonsgegevens
Veel van de wetgeving over e-mailmarketing draait om persoonsgegevens. Maar wat wordt daarmee bedoeld? Het CPB stelt onder persoonsgegevens:- Elk gegeven dat informatie bevat over een natuurlijk persoon
- Gegevens die een persoon identificeerbaar maken
Verwerking van persoonsgegevens
Verwerking van persoonsgegevens is wanneer je één of meer handelingen verricht met betrekking tot de persoonsgegevens. Hierbij geldt te allen tijde het principe van eerlijke verwerking. Dit houdt in dat je gegevens verwerkt:- In overeenstemming met de wet. Dat betekent dat naast de Wet bescherming persoonsgegevens ook rekening wordt gehouden met andere wetgeving zoals de Telecommunicatiewet
- Op een behoorlijke en zorgvuldige wijze
- Voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen. Zorg dat je niet te weinig gegevens verzamelt maar let ook op dat je niet meer dan noodzakelijk verzamelt
- Waarbij de persoon in kwestie helder en concreet is geïnformeerd over wat er met zijn gegevens gebeurt
Gebruik van persoonsgegevens
De verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op enkele grondslagen waaraan voldaan moet worden vooraleer je met die data aan de slag mag.- Er moet o.a. sprake zijn van ‘ondubbelzinnige’ toestemming (opt-in). Dit houdt in dat de betrokkene uit vrije wil en bewust toestemming heeft gegeven zijn gegevens te verwerken en dat bij er bij jou geen enkele twijfel bestaat over deze toestemming.
- Als je met iemand een overeenkomst hebt gesloten, mag je de persoonsgegevens verwerken voor zover dit noodzakelijk is om de overeenkomst uit te voeren.
- Wanneer er sprake is van een gerechtvaardigd belang mag je ook persoonsgegevens verwerken, tenzij de belangen of rechten van de klant voorrang hebben over dit belang. Een goede bedrijfsvoering of direct marketing behoren tot de gerechtvaardigde belangen.
- Bij e-mailmarketingactiviteiten dien je te allen tijde het recht van verzet te bieden; oftewel de opt-out
(Soft) opt-in
Als e-mailmarketeer moet je ervoor zorgen dat er altijd een opt-in is voorzien richting de commerciële en zakelijke relaties. Je hoeft echter geen opt-in aan te bieden wanneer je eigen klanten benadert voor gelijksoortige producten en diensten van jouw bedrijf. In dit geval is er sprake van een soft opt-in. Zorg er in dat geval wel voor dat je te allen tijde een opt-out aanbiedt.Afmeldproces
Je bent wettelijk verplicht het afmeldproces op te nemen in iedere nieuwsbrief die je verstuurt. Eén keer in de afmeldmail noemen hoe een abonnee zich kan afmelden is dus niet voldoende. De wetgeving laat je wel vrij in hoe je het afmeldproces aanbiedt. Je kunt dus bijvoorbeeld boven- of onderin de nieuwsbrief een link naar de afmeldprocedure plaatsen of een mailadres noemen waarnaar abonnees rechtstreeks een mailtje kunnen sturen om zich af te melden. Zolang de afmeldprocedure maar wel werkt en abonnees door het volgen van de link of het sturen van een mail ook daadwerkelijk zijn afgemeld.Informatieplicht
Relevante boeken:
Een klant van wie je de gegevens verwerkt, moet altijd kunnen nagaan wat er met zijn gegevens gebeurt. Ten opzichte van de klant heb je te allen tijde een informatieplicht. Hierbij hoort onder andere het informeren voor welk doel de gegevens worden verzameld en verwerkt. Daarnaast heeft de klant het recht bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens, eventueel met opt-out als gevolg.
Op het moment van verzamelen van e-mailadressen is het noodzakelijk de klant te informeren:
- Waarvoor zijn e-mailadres wordt gebruikt
- Voor welke bestandseigenaren de gegevens worden verzameld
- Of de vergaarde informatie gebruikt wordt voor eigen gebruik en/of voor gebruik ten behoeve van derden. (hierbij is de toestemming vereist van de klant)
