Hoe kies ik een softwarepartner?

Wil je meer dan een simpele mail versturen? Dan heb je marketingsoftware nodig. Hoe kies je de voor jouw bedrijf meest geschikte marketingsoftware? Tips waar je op moet letten bij de aanschaf.
In de voorgaande artikelen in dit e-mailmarketingdossier kwam al verschillende malen aan bod dat je ook marketingsoftware kan inzetten voor jouw e-mailmarketingactiviteiten. Deze software oftewel E-mail Service Provider (ESP) kun je goed gebruiken als je aan de slag gaat met meer complexe e-mailtrajecten zoals transactionele e-mails of wanneer je een CRM-systeem wilt koppelen aan een verzendmodule om jouw e-mails gemakkelijker te versturen. Er zijn verschillende softwareleveranciers waarbij je terecht kunt. Daarom is het belangrijk rekening te houden met verschillende aspecten als je gaat kiezen. Een overzicht van punten om de voor jouw bedrijf geschikte softwarepartner te kiezen:

1. Beschikt de software over alle basisfuncties die je nodig hebt?

Kijk bij het kiezen van de software naar de gebruiksvriendelijkheid en gewenste mogelijkheden van de volgende basiselementen:
  • Een teksteditor om de e-mailings te maken
  • Een goede verzendmodule
  • Functies voor het creëren en inladen van adresbestanden
  • Functies voor inschrijven, uitschrijven, tell-a-friend, en klantgegevens wijzigen
  • Opties voor het aanmaken van webpagina’s, formulieren, enquetes

2. Heb je naast de basisfuncties nog geavanceerde functies nodig?

Wil je met e-mailmarketing net iets meer doen dan de basisfuncties bieden? Bedenk vooraf wat je allemaal wilt kunnen doen en beoordeel aan de hand daarvan of het systeem hiervoor een oplossing biedt. Denk hierbij aan:
  • Wil je de e-mailmarketingactiviteiten (deels) automatiseren? Bijvoorbeeld om standaard een verjaardagsmail of welkomsmail naar een klant te sturen? Onderzoek dan of het mogelijk is om met de software op basis van profielwijzigingen of campagneresultaten e-mailings te versturen.
  • Heeft de software koppelingsmogelijkheden? Als je al een CRM-systeem hebt, kan de software dan gekoppeld worden aan het bestaande systeem? Dit kan met behulp van een API (Application Programming Interface) die een goede ESP moet hebben.
  • Zijn er nog bijkomende functies die je nodig hebt? Zoals een spamgevoeligheidscheck of een HTML-check om de broncode te controleren. En zijn er previewtools in de software opgenomen zodat je de weergave van de e-mails kunt controleren voor verzending?
  • Kun je de campagnes testen? Heeft de ESP een A/B-test functie?

3. Hoe zit het met de aflevering van jouw e-mails?

Bij e-mailmarketing speelt de e-mailaflevering een belangrijke rol. Hoe zorgt de software ervoor dat marketingsoftwareprovider en kijk of de ESP over bepaalde keurmerken of partnerships beschikt zoals het Privacy Waarborg-keurmerk of een partnership met Return Path of een andere partij die controleert of je mailings op de 'white list' staan.

4. Rapportagemogelijkheden van de software

Het doel van e-mailmarketing is jouw marketingactiviteiten, awareness of conversie tot een hoger niveau te brengen. Daarom wil je natuurlijk resultaten kunnen vergelijken na verloop van tijd. Controleer daarom of alle nodige KPI’s (key performance indicators) en statistieken in te zien zijn en of je deze kunt verwerken bij de ESP.

5. Betrouwbaarheid van de ESP

Aansluitend op het privacy waarborg, wil je er zeker van zijn dat ook de ESP rekening houdt met de laatste wetgeving omtrent e-mailmarketing. Is de ESP gecertificeerd door de DDMA dan zijn jouw gegevens ook veilig. En hoe zit het met de ervaring van de ESP? Hebben zij ervaring binnen jouw branche en met de (potentiële) omvang van jouw klantenbestand? Goede referenties kunnen ook een indicatie zijn of je bij de ESP aan het juiste adres bent.

6. Krijg je goede ondersteuning van de ESP?

Heeft de ESP een goede supportafdeling? Kun je met vragen bij de ESP terecht? Als dat kan, hoe zit het dan met de oplostijd? Je wilt natuurlijk geen uren wachten op een antwoord. Heeft de ESP nog garanties over de uptime van de software en is er bekend hoe vaak er onderhoud wordt gepleegd? Krijg je ook trainingen aangeboden om de software te leren kennen?

7. Integraties met andere software

Is integratie met social media mogelijk? En kun je de software koppelen aan Google Analytics om jouw campagnes nog beter in kaart te brengen? Zijn er verder nog andere koppelingsmogelijkheden (bijvoorbeeld interessante modules voor webwinkeliers, zoals Magento, Hybris of Microsoft Dynamics)?

8. Segmentatie en personalisatie

Om gericht en relevant e-mails te versturen moet je binnen de software kunnen segmenteren en personaliseren. Wat is er op dit vlak allemaal mogelijk met de software van de betreffende ESP? Kun je een database opbouwen bestaande uit verschillende delen waarin je segmenten maakt zowel op profiel als op gedrag?

9. Het kostenplaatje

Bovenstaande punten zijn natuurlijk belangrijk bij het kiezen van een marketingsoftwarepartner, maar de prijs zal ook een rol spelen in jouw keuze. Let daarom goed op wat de initiële en periodieke kosten zijn bij de ESP. Bespreek ook goed wat er gebeurt met het kostenplaatje als je plots landingspagina’s of formulieren nodig hebt en/of extra e-mailberichten wilt versturen.

Zie onze website voor meer informatie