Verzenden van een persbericht

Een goed persbericht met een goede scoop belandt ongelezen in de prullenbak als je niet de juiste procedure hanteert bij het verzenden van de mail. Daarom tips voor het verzenden van een persbericht.

Zet het persbericht in de mail

Journalisten krijgen nog geregeld mails met daarin geen uitleg over het nieuws, maar enkel de verwijzing naar een bijlage. Realiseer je dat de meeste redacteuren zo'n bijlage nooit openen. Het is te tijdrovend en triggert hun nieuwsgierigheid haast nooit. Zet het persbericht daarom altijd in de mail zelf. Een extra versie met je huisstijl in de bijlage is geen probleem. De huisstijl overnemen in de platte tekst, waardoor het een gekleurde achtergrond krijgt of enorm grote logo's die niet getoond worden in een standaard mailprogramma, is dan weer geen goed plan.

Bijlagen meesturen

Bijlagen meesturen is in beginsel geen probleem. Zolang het maar niet om hele mb's gaat. Als iedereen dat doet, zit de mailbox van de journalist al snel overvol. Daarnaast stellen sommige bedrijven strenge eisen aan de digitale 'mailboxpoort'. Daar worden mails met bijlagen groter dan 1 MB automatisch geweigerd. Maak grote bestanden als foto's en onderzoeksbijlagen digitaal benaderbaar en plaats een link in het bericht waar deze informatie te vinden is.

Gebruik het bcc-veld

Oké, je hebt niet gekozen voor het exclusief brengen van het nieuws aan één medium. Maar dat betekent niet dat je alle journalisten moet laten weten dat je ze allemaal dezelfde mail hebt verzonden. Naast het feit dat verslaggevers bij het zien van de hoeveelheid mailadressen denken dat zij het nieuws niet meer hoeven te brengen, hechten ze ook veel waarde aan hun privacy. Gevolg is dat jouw bedrijf credits verspeelt bij de journalist. Zet daarom alle mailadressen in het bcc-veld zodat niet te zien is aan wie het bericht is verzonden. Controleer het drie keer voordat je op de verzendbutton drukt, want deze beginnersfout komt nog dagelijks voor.

Wees bereikbaar

Na het verzenden van je persbericht zit je vol spanning naast de telefoon en je mailbox te wachten. Toch? Helaas gebeurt het te vaak dat de in het bericht genoemde contactpersoon de hele dag in bespreking zit, ziek is of domweg onvindbaar is voor alle collega's. Zeker voor media die dagelijks publiceren is dat een reden om het persbericht te laten voor wat het is of, nog erger, de concurrent om een reactie te vragen. Maak je agenda dus leeg op de dag dat je het persbericht de deur uit doet. En houd ook de avond beschikbaar om eventueel journalisten te woord te kunnen staan. Meer tips om een goed persbericht te schrijven en versturen?

Zie onze website voor meer informatie