Zo deponeer je een merknaam in de Benelux

Je bent overtuigd van de voordelen van het registreren van je bedrijfsnaam in het merkregister. Maar hoe gaat dat in zijn werk? Het stappenplan om je merk te deponeren in de Benelux.

Wanneer je jouw merk, logo of andere onderscheidende uiting officieel wilt laten beschermen in Nederland (en daarmee automatisch in de hele Benelux), moet je je inschrijven bij het Benelux-bureau voor de intellectuele eigendom (BBIE). Hoe werkt dat, en waar moet je op letten? Het stappenplan om je bedrijfsnaam of logo te deponeren:

  1. Research naar al bestaande merknamen
  2. Controleer of de registratie niet geweigerd wordt
  3. Inschrijfformulier invullen
  4. Gegevens controleren en betalen
  5. Wachten terwijl BBIE alle gegevens onderzoekt
  6. Aanvraag wordt goedgekeurd of geweigerd
  7. Aanvraag is goedgekeurd
  8. Merk actief beschermen
  9. Extra: Spoedinschrijving

Stap 1: research naar al bestaande merknamen

Waarschijnlijk heb je al uitgezocht of de door jouw gekozen bedrijfsnaam al gebruikt wordt binnen jouw regio. Immers, anders kun je je ook niet inschrijven bij de Kamer van Koophandel onder die naam. Maar een merk deponeren gaat een stap verder, dat geldt voor de hele Benelux. Bespaar je daarom een hoop tijd en onnodige kosten door vooraf te onderzoeken of niet toch iemand jouw gekozen naam (of logo) heeft geclaimd. Dat kan op drie manieren:

  1. Zoeken in het online merkenregister van BBIE: het merkenregister is gratis toegankelijk en te benaderen via internet. Je vindt hier alle gedeponeerde merken, bedrijfsnamen en logo’s die geregistreerd zijn voor de Benelux.
  2. BBIE onderzoek laten doen: Je kunt ook het BBIE onderzoek laten doen naar vergelijkbare al bestaande merken. Voor 150 euro sturen zij binnen drie weken een rapport waarin staat welke merken mogelijk bezwaar gaan maken tegen jouw inschrijving.
  3. Onderzoek door merkgemachtigde of gespecialiseerde advocaat: Een merkgemachtigde of gespecialiseerde advocaat kan een uitgebreider advies uitbrengen naar aanleiding van het vooronderzoek. Eventueel kan deze specialist ook alvast uitzoeken of er in andere landen waar je het merkrecht wilt verkrijgen problemen gaan optreden. De kosten zijn afhankelijk van je specifieke vraag.

Stap 2: controleer of de registratie niet geweigerd wordt

In principe keurt de BBIE alle aanvragen goed. Toch zijn er een paar zaken die het bureau wettelijk verplicht is te weigeren. Loop het rijtje daarom nogmaals langs. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat je inschrijving achteraf wordt geweigerd, eventueel door de rechter. Je bent in dat geval tevens je inschrijfgeld kwijt.

Stap 3: inschrijfformulier invullen

De volgende stap is de officiële aanvraag indienen. Dat kan zowel direct online, maar kan ook door een formulier te downloaden en per post op te sturen. De vragen die je kunt verwachten in dit inschrijfformulier:

  • Basisgegevens: Jouw gegevens en de gegevens van je bedrijf
  • De gegevens van de gemachtigde: deze is alleen relevant als een gespecialiseerd bureau de aanvraag voor je indient. Als je het zelf doet, hoef je hier niets in te vullen
  • Spoedinschrijving (hieraan zijn extra kosten verbonden)
  • Individueel of collectief merk: Individueel wil zeggen dat je het alleen voor je eigen bedrijf gebruikt, waar een collectief merk een soort keurmerk is dat je niet zelf gebruikt, maar met deze registratie alleen wilt voorkomen dat anderen het zonder toestemming gebruiken. Je moet dan bij de aanvraag ook het reglement meesturen met de voorwaarden waaraan moet worden voldaan om het merk te mogen gebruiken, voor welke producten of diensten het geldt, en hoe het toezicht is geregeld
  • Soort merk: de vraag of het een woord- of beeldmerk of combinatie van die twee is
  • Type merk, kleuren en een beschrijving van de onderscheidende elementen kun je eventueel ook invullen (is niet verplicht)
  • Recht van voorrang op grond van het depot: Deze melding is van toepassing wanneer je binnen een half jaar het merk onder dezelfde voorwaarden hebt gedeponeerd in een land buiten de Benelux. Je moet dan het land, nummer, rechthebbende en de datum van het depot vermelden en een kopie van het afschrift van het depot meesturen. Is de deposant niet dezelfde, dan moet je daarnaast een document overleggen waaruit je rechten blijken
  • Weergave van het merk: dit moet je in een vierkant vak plaatsen (zowel woord als logo)
  • Opgave van waren en diensten: je mag tot 3 klassen opgeven. Wil je meer klassen opgeven, dan betaal je per klasse extra.

Stap 4: gegevens controleren en betalen

Zodra het BBIE het inschrijfformulier (formeel genaamd depotformulier) heeft ontvangen, voorzien ze de aanvraag van een ontvangstdatum en -tijd. Tegelijkertijd met de bevestiging daarvan, ontvang je ook een betalingsoverzicht. Pas nadat je betaald hebt, wordt het dossier door de onderzoekers in behandeling genomen.

Stap 5: wachten terwijl BBIE alle gegevens onderzoekt

Nadat de betaling is voldaan, rest er voor jou als aanvrager niets anders dan afwachten. Ondertussen controleert de BBIE allereerst of het depot voldoet aan de minimale eisen en of de opgegeven indeling van waren en diensten klopt. Ook wordt jouw merk beoordeeld op absolute gronden, waarbij merken die niet onderscheidend of inbreuk maken andere wettelijke beperkingen worden geweigerd. Is alles correct bevonden? Dan wordt jouw aanvraag gepubliceerd in het merkenregister. Zodra jouw merkaanvraag is gepubliceerd, hebben alle bestaande merkhouders twee maanden de tijd om bezwaar te maken.

Stap 6: aanvraag wordt goedgekeurd of geweigerd

Gedurende de aanvraag en/of na afloop van de twee maanden ‘wachttijd’, zijn er drie uitkomsten mogelijk: Aanvraag goedgekeurd Wanneer niemand gedurende de wettelijke bezwaartermijn bezwaar heeft gemaakt en de aanvraag ook door de BBIE is goedgekeurd, wordt je merk officieel ingeschreven, je registratie gepubliceerd en ontvang je een inschrijvingsbewijs. Gemiddeld is dit zo’n vier maanden nadat je de aanvraag hebt ingediend. Aanvraag geweigerd door BBIE Het kan gebeuren dat de BBIE de aanvraag op bepaalde gronden weigert. Je ontvangt dan een schriftelijke verklaring waarop je bezwaar kunt indienen. Levert ook het bezwaar niets op en blijf je overtuigd van je gelijk, dan kun je een beroep bij de rechter indienen. Merkhouder maakt bezwaar Een ondernemer of bedrijf die zijn merk al eerder heeft ingeschreven in het register, kan bezwaar maken wanneer hij vindt dat je met jouw inschrijving inbreuk maakt op zijn merkrechten. BBIE noemt dit oppositie stellen. Daarvoor heeft hij twee maanden de tijd, ingaand op de 1e dag van de maand na de officiële publicatie. Wanneer een merkrechthouder bezwaar maakt, vraagt BBIE beide partijen hun argumenten te verdedigen. Vervolgens neemt het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom een beslissing. Als de oppositie wordt afgewezen, mag je merk gewoon worden opgenomen in het merkenregister. Wanneer de bezwaarmakende partij gelijk krijgt, wordt jouw registratie afgekeurd. In dat geval kun je bezwaar maken via het Gerechtshof in Den Haag, het Hof van Beroep in Brussel of het Cour d'appel in Luxemburg.

Stap 7: aanvraag is goedgekeurd

Wanneer je aanvraag is goedgekeurd, wordt je merk of bedrijfsnaam ingeschreven in het merkenregister. Dat betekent ook dat je het trademark mag gebruiken om aan te geven dat jouw merk geregistreerd is. Het hoeft overigens niet, het symbool wordt vooral in Amerika gebruikt. Om je merkrecht niet te laten vervallen, is het belangrijk dat je het merk binnen vijf jaar na registratie actief gebruikt. Ook moet je iedere tien jaar je inschrijving verlengen.

Stap 8: merk actief beschermen

Om je merk actief te kunnen beschermen, moet je zelf in de gaten houden of een ander bedrijf een gelijkwaardig merk wil registreren of jouw merk ongeoorloofd gebruikt. Het merkenbureau betekent in dit geval helemaal niets voor je. Zorg dus dat je het actief beschermen van je merk goed geregeld hebt.

Extra: Spoedinschrijving

Kun je om wat voor reden dan ook niet vier maanden wachten tot je merk gedeponeerd is? Dan kun je gebruik maken van een spoedinschrijving. Daar kleven echter wel enkele nadelen aan. In de eerste plaats zijn hier extra kosten aan verbonden (bijna 200 euro). Daarnaast kan de registratie alsnog achteraf ongedaan worden gemaakt wanneer er succesvol oppositie wordt ingediend of de BBIE de inschrijving weigert wegens juridische beperkingen. Bedenk dus goed of een spoedinschrijving echt nodig is. Meer lezen?

Zie onze website voor meer informatie