Checklist tijdelijk personeel inhuren

Er zijn verschillende alternatieven voor vast personeel. Hoe huur je zzp'ers, freelancers en vakantiekrachten in? Een stappenplan voor het inhuren van flexibel personeel.
Afhankelijk van de gekozen alternatieven voor vast personeel, moet je een aantal zaken regelen. Verderop in dit dossier is per tijdelijk personeelstype uitgebreide uitleg te vinden over de voor- en nadelen en de zaken die geregeld moeten worden. Met dit stappenplan heb je al een aardig idee wat erbij komt kijken om tijdelijk personeel in te huren.
  1. Werving & selectie
  2. Loonafspraken en arbeidsvoorwaarden
  3. Contract regelen
  4. Goede arbeidsomstandigheden
  5. Werkvergunning en VAR-verklaring
  6. Loonheffing regelen
  7. Kopie identiteitsbewijs

Stap 1: Werving & selectie

Ook het aannemen van tijdelijk personeel begint bij de werving & selectieprocedure. Echter, je kunt deze fase vlotter en makkelijker maken, door het aan een andere partij over te laten. Als je in zee gaat met een uitzendbureau of detacheringbureau hoef je enkel de voorgestelde kandidaten te beoordelen. In alle andere gevallen moet je zelf op zoek gaan naar geschikt personeel.

Stap 2: Loonafspraken en arbeidsvoorwaarden

Jij als ondernemer bepaalt uiteindelijk hoe hoog het salaris wordt en van welke arbeidsvoorwaarden een werknemer gebruik mag maken. Ook als het om ingehuurd personeel gaat. Vaak wijken deze afspraken af van de afspraken die je met reguliere werknemers hebt gemaakt. Zo hoef je flexibel personeel niet in te schalen in een salarisschaal, zolang je ten minste het minimumloon geeft. En ook de arbeidsvoorwaarden zijn vaak soberder dan die van de vaste personeelsleden binnen het bedrijf. Houd er daarnaast rekening mee dat je – afhankelijk van het gekozen flexibel personeelstype – ook nog een bijdrage aan het bureau moet doen, waardoor de uurprijs hoger ligt dan het normale brutoloon dat je afspreekt met de werknemer. In andere gevallen – zoals bij een freelancer – spreek je een all-in uurtarief af, waarbij er voor jou geen extra kosten bijkomen, ook niet achteraf.

Stap 3: Contract regelen

De loonafspraken maak je vrijwel altijd in overleg met de werknemer, maar het contract daarentegen hoef je meestal niet zelf te regelen. Zodra je een bureau hebt ingeschakeld (uitzendbureau, detacheringsbureau of payroll), sluit je met hun een inhuurcontract af en regelen zij verder de arbeidsovereenkomst van de werknemer. Je hebt deze flexibele medewerker immers niet zelf in dienst. Let er in alle andere gevallen op dat de arbeidscontracten vaak afwijken van de reguliere arbeidsovereenkomsten. In de meeste gevallen is dat vooral voor jou als ondernemer gunstig.

Stap 4: Goede arbeidsomstandigheden

Net als bij vaste werknemers, moet je ook voor de flexibele krachten zorgen dat de arbeidsomstandigheden voldoen aan de wet. Denk hierbij aan de juiste faciliteiten om de werkzaamheden uit te kunnen voeren, een veiligere werkplek en goede werk- en rusttijden. Kortom ook voor de flexibele arbeidskrachten moet je voldoen aan de Arbowet.

Stap 5: Werkvergunning en VAR-verklaring

Alle freelancers en zzp’ers moeten een VAR-verklaring afgeven aan hun opdrachtgever. Deze moet jij goed bewaren in de administratie. Wanneer je meerdere jaren gebruikmaakt van de diensten van de freelancer of zzp'er, moet je die verklaring ieder jaar opnieuw ontvangen. Wanneer je iemand zonder Nederlandse nationaliteit inhuurt, komt er meer administratieve rompslomp bij kijken. Zo mogen werknemers uit landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) veelal zonder werkvergunning bij je aan de slag, daarbuiten moet je controleren of ze in het bezit zijn van een tewerkstellingsvergunning. Let op, je mag niet zomaar werknemers van buiten de EER inhuren. Denk daarnaast ook aan de E101-verklaring en andere administratieve zaken bij het inhuren van een buitenlandse arbeidskracht.

Stap 6: Loonheffing regelen

Wanneer je het salaris niet rechtstreeks naar de werknemer overmaakt omdat je met een tussenbureau werkt, draagt dat bureau ook de loonheffing en premies af. Op het moment dat zo’n bureau failliet gaat, komt de belastingdienst deze heffingen bij jou innen. Het feit dat je dat al betaald hebt aan het tussenbureau, maakt daarbij niets uit. Om het risico dat je deze heffingen dubbel moet betalen uit te sluiten, open je in overleg met het bureau een g-rekening (geblokkeerde rekening) waarop je de loonheffingen rechtstreeks overmaakt.

Stap 7: Kopie identiteitsbewijs

Zoals voor alle werknemers die voor je werken, moet je ook een kopie van het identiteitsbewijs van flexibel personeel bewaren tot zeven jaar na het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Bij een uitzendkracht regelt het uitzendbureau dit meestal voor je. Let wel, desondanks ben je zelf ook verantwoordelijk om te controleren of de papieren juist zijn. De werknemer moet zich voorts ten alle tijden kunnen identificeren wanneer hij bij jou werkzaam is. Dit geldt overigens ook voor stagiairs en vrijwilligers. Meer tips waar je aan moet denken om tijdelijk personeel in te huren bij MKB Servicedesk

Zie onze website voor meer informatie