Freelancer of zzp’er inhuren

Je kunt een freelancer of zzp’er inhuren. Wat zijn de voor- en nadelen en waar moet je op letten bij het inhuren van een freelancer of zzp’er? Een overzicht met tips.
Een van de makkelijkste manieren om een paar extra handen in te zetten, zonder teveel administratieve rompslomp en risico’s is het inhuren van een freelancer of zzp’er (zelfstandigen zonder personeel).

Voordelen inhuren freelancer / zzp’er

Het grote voordeel van een zzp'er of freelancer inhuren is dat je wel de lusten, maar niet de lasten hebt. Je kunt naar gewenst afspraken maken en als de opdracht of het werk klaar is, neem je per direct afscheid van elkaar. Ook als je budget niet meer toereikend is kun je – mits je geen bepalingen hierover in het contract hebt opgenomen – per direct de freelancer de deur wijzen. Ander voordeel is dat je geen loonbelasting, vakantiegeld en andere premies hoeft af te dragen aan of voor deze medewerker. Zzp’ers en freelancers zijn zelf verantwoordelijk voor deze zaken. Een freelancer die op vakantie gaat of een zzp’er die ziek wordt; het is hun eigen financiële risico. Jij hoeft alleen vervanging te regelen, maar dat had je ook aan de hand gehad als de zzp’er wél in dienst was geweest.

Nadelen inhuren freelancer / zzp’er

Een freelancer of zzp’er moet een ondernemer zijn. Naast dat hij ingeschreven moet zijn bij de Kamer van Koophandel, moet hij ook door de belastingdienst als ondernemer erkend zijn. Zeker wanneer je een freelancer wilt inhuren op structurele basis, is het belangrijk je ervan te verzekeren dat het geen verkapte werknemer is. Want in dat geval moet je alsnog loonbelasting, premies en vakantiegeld betalen voor de freelancer. Dat betekent al gauw dat je eenzelfde bedrag kwijt bent als wat je aan de zzp'er aan loon hebt gespendeerd. En als kers op de taart word je vervolgens verplicht om de betreffende freelancer of zzp’er in vaste dienst te nemen.

Voorwaarden inhuren freelancer / zzp’er

Je wilt natuurlijk koste wat kost voorkomen dat de belastingdienst de freelancer ziet als iemand in verkapte loondienst. Daarom is het belangrijk om aan de volgende voorwaarden te voldoen wanneer je een freelancer inschakelt:
  • VAR-verklaring: Vraag om een VAR-verklaring van de freelancer of zzp’er, een Verklaring Arbeidsrelatie. De VAR wordt uitgegeven door de belastingdienst en is voor jou een teken dat je te maken hebt met een zelfstandig ondernemer. Hoewel het geen officieel bewijs is, maakt het je wel juridisch sterker bij de belastingdienst mocht deze jouw zakelijke relatie met de zzp’er in twijfel trekken. Werkt de freelancer langer dan een jaar voor je bedrijf? Dan moet je ieder jaar opnieuw een VAR-verklaring opvragen bij de freelancer in kwestie.
  • Drie verschillende opdrachtgevers: Zit een freelancer vrijwel het hele jaar door bij jou op kantoor? Dan is de kans groot dat hij niet aan de belangrijkste eis voldoet van ondernemerschap. Die is namelijk dat je minimaal drie verschillende opdrachtgevers hebt per jaar. Er zijn uitzonderingen op deze regel, maar die zijn zeer beperkt. Informeer eens voor wie de zzp’er nog meer werkt of heeft gewerkt en of er een substantiële tijdverdeling is.
  • Geen gezagsverhouding: Er mag geen sprake zijn van een gezagsverhouding. Je geeft de freelancer of zzp’er een opdracht mee die hij binnen een bepaalde tijd moet uitvoeren, niets meer en niets minder. Ga je bepalen op welke tijden hij exact moet werken en overwerken, en alleen in overleg op vakantie mag, dan is de kans groot dat de relatie als een werknemer werkgever-verhouding wordt beschouwd.
  • Geen persoonlijke arbeid: Mag de freelancer die je hebt ingehuurd zomaar een andere collega langs sturen? Als jij als opdrachtgever verplicht stelt dat altijd dezelfde persoon komt, dan kan dat gezien worden als ‘verplichte persoonlijke arbeid’ en daarmee een verkapt dienstverband.
  • Gelijke bescherming: Ingehuurde zzp'ers die fysiek bij jou op kantoor werken, ben je verplicht om vanaf 1 juli 2012 dezelfde bescherming te bieden tegen arbeidsrisico's als vaste werknemers. Uitzondering geldt voor zzp'ers die vanaf een andere locatie voor je bedrijf werken.

Overeenkomst /contract bij freelancer of zzp’er

Wanneer je een freelancer inhuurt, is het verstandig om niet alleen een VAR-verklaring te eisen, maar hem ook een overeenkomst te laten tekenen. Afhankelijk van de soort werkzaamheden en de periode, moeten de volgende onderdelen in de overeenkomst worden benoemd en beschreven:
  • Gegevens opdrachtnemer en opdrachtgever
  • Omschrijving van opdracht(en)
  • Omschrijving termijn
  • Omschrijving vergoeding /compensatie
  • Omschrijving intellectueel eigendom/ rechten van derden

Voorbeeldcontract freelancers / zzp’ers

Op zoek naar een standaard freelancerovereenkomst die je kunt gebruiken? Onderstaande links helpen je op weg bij het opstellen van een freelancecontract:

Alle alternatieven voor personeel in dienst

  1. Welk alternatief voor vast personeel meest geschikt?
  2. Checklist tijdelijk personeel inhuren
  3. Detacheren
  4. Nulurencontract: werken op oproepbasis
  5. Outsourcen
  6. Payroll inzetten
  7. Stagiair aannemen
  8. Uitzendkracht inhuren
  9. Vakantiekrachten / seizoenswerkers inhuren

Zie onze website voor meer informatie