Tips voor opstellen arbeidscontract

Een arbeidscontract bestaat uit verschillende onderdelen. Niet alles is voor ieder bedrijf en iedere werknemer van toepassing. Tips wanneer je welke voorwaarden in het contract moet opnemen.
Een arbeidsovereenkomst is de basis voor de samenwerking tussen je werknemer en jou als werkgever. In het contract staat opgesteld welke rechten en plichten jij en de medewerker hebben. Er is geen specifiek voorbeeldcontract dat voor ieder bedrijf geschikt is, daarnaast is de kans groot dat je zelfs verschillende arbeidsovereenkomsten binnen één bedrijf hebt. Bijvoorbeeld omdat er oproepkrachten, uitzendkrachten, freelancers en werknemers in vaste dienst aanwezig zijn.

Ongeldige arbeidsovereenkomst

Het belang van een goed opgesteld contract is groot. Voldoet het niet aan de wettelijke regels, dan wordt een contract nietig bepaald. Dat gaat meestal gepaard met een fiks bedrag of een boete die jij aan de overheid, belastingdienst en/of werknemer in kwestie moet betalen. Houd je daarom aan de spelregels. Iedere werknemer moet een arbeidscontract krijgen en heeft recht op ten minste het minimumloon en bepaalde arbeidsvoorwaarden. Wanneer heb je een werknemer in dienst? De Belastingdienst stelt dat er sprake van een dienstverband is wanneer de volgende drie elementen van toepassing zijn:
  • Er is sprake van een gezagsverhouding
  • De werkgever betaalt loon aan de werknemer
  • De werknemer is verplicht de arbeid te verrichten, hij kan het niet door iemand anders laten doen

Onderdelen arbeidscontract

Welke onderdelen kunnen allemaal in een arbeidscontract voorkomen? We hebben een aantal elementen uitgelicht en alle benodigde tips en feiten erover verderop in dit dossier omschreven. Bekijk wat voor jouw bedrijf van toepassing is en hoe je dit het beste in de arbeidsovereenkomst met je personeel kunt inkleden. Een overzicht van de elementen:

Mondeling overeengekomen contract

Een arbeidsovereenkomst is geldig wanneer het mondeling is overeengekomen. Je bent dus niet verplicht iets (ondertekend) op papier te hebben staan. Maar omdat het al snel jouw woord tegen dat van de werknemer wordt, bevelen we sterk aan de gemaakte afspraken op papier te zetten en door beide partijen te laten ondertekenen. Ben je toch een contract mondeling overeengekomen? Bedenk dan dat in de basis de wettelijke bepalingen gelden. Zelfs als je tijdens het gesprek hebt gezegd dat de voorwaarden anders zijn binnen jouw bedrijf, zijn ze ongeldig zolang er niets over op papier staat. Immers, zaken als een proeftijd en concurrentiebeding moeten altijd schriftelijk zijn overeengekomen.

Verplicht schriftelijk informeren

Iedere werkgever is verplicht een werknemer binnen een maand na aanvang van de werkzaamheden schriftelijk te informeren over bepaalde zaken. Als je de arbeidsovereenkomst mondeling bent overeengekomen, moet je dit apart op papier zetten, alle andere ondernemers kunnen deze zaken gewoon in het arbeidscontract opnemen. Je mag deze gegevens overigens ook digitaal verstrekken, mits de werknemer hiermee instemt. Het schriftelijk informeren betreft een aantal basiszaken waar iedere werknemer recht op heeft, te weten: Daarnaast zijn er nog een aantal punten waarover je de werknemer schriftelijk moet informeren indien je hier ‘gebruik’ van maakt. Deze zaken zijn dus optioneel, wanneer je de werknemer dit niet schriftelijk meldt, geldt het niet voor de werknemer. Het gaat hierbij om:

Identificatieplicht

Vergeet niet de nieuwe werknemer om een identificatiebewijs te vragen. Op grond van de Wet op de identificatieplicht moet je bij aanvang van het dienstverband een kopie van de paspoort of identiteitskaart maken en bewaren tot vijf jaar na het beëindigen van het dienstverband. Let op: je moet het bewaren tot het einde van dat kalenderjaar. Dus als het contract op 1 juli 2015 ontbonden wordt, moet je de kopie tot en met 31 december 2020 bewaren.

Jeugdige werknemers

Wil je jonge werknemers onder de 16 jaar aannemen? Dan heb je toestemming nodig van hun ouders of voogd. Dat mag schriftelijk, mondeling of middels zwijgende toestemming. In dat laatste geval wordt ervan uitgegaan dat er toestemming is verleend om de arbeidsovereenkomst aan te gaan als de wettelijke vertegenwoordiger niet heeft geprotesteerd binnen vier weken nadat de werknemer is begonnen met zijn werk. Deze werkwijze van zwijgende toestemming is wel risicovol: protesteert de ouder of voogd wel binnen vier weken, dan is de arbeidsovereenkomst nietig en mag de betreffende werknemer per direct niet meer werken. Daarom is het slim om bij jeugdige werknemers de ouders of voogd het arbeidscontract mee te laten ondertekenen of de wettelijke vertegenwoordiger een machtiging te laten ondertekenen.

Arbeidscontract tussentijds aanpassen

Heb je al langere tijd personeel in dienst, maar kom je erachter dat een aantal bepalingen niet in het contract zijn opgenomen, maar wel handig zijn om te hebben? Vervelend, maar een arbeidscontract kun je niet zomaar wijzigen. In de meeste gevallen moet dit in overleg met de werknemer. Gaat deze niet akkoord, dan houdt het op en mag je de wijziging niet doorvoeren. Er zijn echter een aantal uitzonderingen en het hangt ook af van de situatie. Zo is bij een tijdelijk contract en een contract met wijzigingsbeding meer mogelijk dan bij een vast contract zonder beding.

Zie onze website voor meer informatie