Werk beter, efficiënter en goedkoper met Scrum

Stapels managementboeken kun je lezen om je lezen om je bedrijf vooruit te helpen. Het kost alleen zoveel tijd..... Sprout bespaart je die uurtjes en vat theorie en praktijk voor je samen 

[DE THEORIE]

01. Wie heeft het bedacht?

De term scrum komt uit de rugby en werd voor het eerst gebruikt door wetenschappers Ikujiro Nonaka en Hirotaka Takeuchi. Zij deden in de jaren tachtig onderzoek naar teamwerk en concludeerden dat projecten die worden uitgevoerd door kleine, multidisciplinaire teams historisch gezien het beste resultaat leveren. Jeff Sutherland en Ken Schwaber ontwikkelden deze resultaten uit tot een methode die toepasbaar is in bedrijven.

02. Wat houdt het in?

Werken met scrum betekent dat er in sprints van twee tot vier weken met een team wordt gewerkt aan een product of dienst. Een team levert steeds een stuk op, toont dat in een ‘demo’ aan de opdrachtgever (product owner), evalueert en gaat door naar de volgende sprint (iteratie of scrum genoemd) waarin het wordt aangepast of verder gebouwd. Scrummasters begeleiden de teams en zorgen dat zij zich aan de regels houden. Verder is er een dagelijkse stand-up vergadering van maximaal een kwartier, waarin wordt gekeken wat er is gedaan, of er problemen zijn en wat er nog gedaan gaat worden. Werken er meerdere teams aan een project, dan is er aansluitend vaak ook nog interdisciplinair overleg. Er zijn meerdere hulpmiddelen om de methode te ondersteunen, zoals een scrum backlog (wensen en eisen die meegenomen moeten worden) en de burn down chart (overzicht van hoeveel er nog gedaan moet worden).

03. Wat is het beoogde effect?

Het voordeel van werken in sprints is dat de opdrachtgever tussentijds kan bijsturen, wat vooral zeker prettig is als die nog niet zeker weet wat hij wil. Ook is de methode simpel toe te passen en zorgt het voor weinig overhead. Het moet inzicht, efficiëntie en snelheid opleveren.

04. Wie past het toe?

Je ziet scrummen van oorsprong vooral terug in de softwarebranche, maar tegenwoordig wordt het in allerlei bedrijven toegepast. Sommige bedrijven passen elementen uit de methode toe. In Nederland werken onder andere TomTom, Beslist.nl, Coolblue en Bol.com met Scrum.

{DE PRAKTIJK]

Wie: John Groote (47)
Wat: Medeoprichter JE Consultancy, een consultancybureau gespecialiseerd in public controlling, overheidsfinanciën en bedrijfsvoering
Opgericht: 2001
Waar: Nieuw-Vennep, Den Bosch, Meppel

Dat scrum niet alleen een managementmethode is voor softwarepartijen, bewijst John Groote van consultancybedrijf JE Consultancy. Hij startte met elementen van scrum op zijn salesafdeling en raakte zo enthousiast dat hij nu andere organisaties adviseert in het werken met deze methode.

Min of meer toevallig stuitte John Groote op de scrummethode. Vijf jaar geleden liep zijn salesteam niet lekker, hij leerde scrum kennen via zijn toenmalige accountmanager. “Ik dacht meteen: daar moeten we iets mee. Ons salesteam neigde naar eilandvorming, miste focus en er was weinig transparantie. Ik zag een oplossing in scrum.” Groote begon met een paar elementen uit de methode, nu gaat alles wat intern bij JE Consultancy gebeurt volgens Scrum. En dat is best ingrijpend. “Zaten we eerst tweewekelijks met elkaar om tafel om door te spreken wat er moest worden gedaan, nu heeft het salesteam dagelijks een standup meeting en de directie wekelijks. Zijn salesmedewerkers de deur uit, dan bellen ze in.” Het implementeren gaat snel, was Grootes ervaring. “Als je even wordt bijgepraat snap je het direct, het is heel intuïtief. Na een week of twee werkte het al heel soepel bij ons. We hebben in het begin strikt gezorgd dat afspraken werden nageleefd, zodat het niet zou versloffen. Later zijn we het meer gaan loslaten.”

Omdat de accountmanagers van JE Consultancy niet permanent als groep bij elkaar zitten, iets waar scrum van oorsprong vanuit gaat, wordt de methode niet letterlijk nageleefd. “Ons salesproces loopt continu door, we leveren niet periodiek een specifiek deelproduct op zoals in de softwarebranche. Dat vraagt om een iets andere aanpak”, stelt Groote. Ze bepalen daarom de doelen maandelijks in plaats van wekelijks, dat past beter bij het karakter van hun werk.

Groote heeft de rol van product owner op zich genomen. “Ik bepaal samen met het salesteam de doelen en prioriteiten binnen de sprints. Als product owner moet ik heel duidelijk zijn in wat ik opgeleverd wil hebben. Ik kom niet weg met: ‘ik wil dat je daar meer aandacht aan besteedt’. Wat is ‘meer’ en wat is ‘aandacht’? We werken in resultaattermen: de omzet moet zoveel stijgen, er moeten twintig leads gerealiseerd zijn voor een product of dertig afspraken gemaakt zijn. Het team mag vervolgens zelf bepalen hoe ze die doelstellingen gaan realiseren.” Het was voor Groote wel even wennen om niet meer dagelijks de accountmanagers lastig te vallen met nieuwe suggesties of verzoeken. “Nieuwe ideeën of mogelijkheden zet ik op de product backlog van het team. Zo verstoor ik de lopende sprint niet, maar kunnen we ze meenemen in de volgende. Dat brengt meer rust en focus.”

Scrum haalt volgens Groote het beste uit mensen. Ze krijgen meer eigen verantwoordelijkheid, weten beter van elkaar wat ze doen en schakelen onderling sneller. Bovendien worden ze niet meer gestuurd op hoe, maar op wát ze doen. Medewerkers zijn prima in staat zelf te bepalen hoe ze hun werk doen. Het team neemt nu samen verantwoordelijkheid in plaats van alles individueel te doen.” Voor Groote als ondernemer betekent het meer grip en overzicht. “Vroeger voelde ons salesproces soms als een black box. Salesmedewerkers zijn veel onderweg, ik hoopte dat ze juiste dingen deden. Door de sprints weet ik welke taken ze oppakken en of dat tot resultaat leidt. Het geeft meer vertrouwen met minder bemoeienis.”

Groote is ervan overtuigd dat scrum in elk bedrijf kan werken. “Zelfsturing, transparantie en resultaatfocus zijn toepasbaar op alle processen.”

Tekst Karin Husslage