Dit kost: een koffiebar

Koffiezetten is niet moeilijk. Maar wie de klant 5 euro wil laten betalen voor een bakkie troost moet veel meer bieden dan een smakelijke warme drank. Sprout gaat na wat de kosten en opbrengsten van een koffiebar zijn. Dit is het kostenplaatje:

(Meer dan) koffie

De naam koffiebar dekt de lading allang niet meer. Hoewel een beetje zaak tien tot twintig verschillende soorten koffie aanbiedt - per maand gaat er al gauw zo'n 250 tot 300 kilo koffie doorheen - schenkt een koffiebar ook liters thee en andere warme dranken. Daarbij hoort iets te eten. Naast de gebruikelijke koek en taart kun je in veel koffiebars ook ontbijten en/of lunchen.

Ruim een kwart van alle kosten van een koffiebar zitten in drank en eten. De zelfstandige ondernemer zal daarbij een aantrekkelijk assortiment moeten samenstellen en inkopen. Een franchisenemer heeft het voordeel dat het assortiment bepaald wordt door het hoofdkantoor en dat hij/zij profiteert van een gezamenlijke inkoop (lagere inkoopprijzen). Daar staat echter wel een franchisefee tegenover, van bijvoorbeeld 7 procent van de jaaromzet.

Barista's

Ook medewerkers zijn een belangrijke kostenpost. De minimale bezetting van een koffiebar is 2 medewerkers, maar gemiddeld staan er 2 tot 4 fte's op de loonlijst, waarmee de loonkosten 15 tot 25 procent van het totaal bedragen. Medewerkers staan achter de toonbank maar kunnen ook een meer bedienende functie hebben. Het is gebruikelijk dat ze na sluiting ook schoonmaken. Een barista, zoals de koffiebarmedewerker wordt genoemd, heeft minimaal vmbo maar liever mbo-niveau omdat niet alleen aanzienlijke (product)kennis nodig is maar ook een klantgerichte en ondernemende instelling.

"Medewerkers en de service die zij gasten geven, zijn minstens zo belangrijk als de kwaliteit van het product", zegt Jonathan Teoh, mede-eigenaar van franchiseformule Doppio Espresso. 'Klanten klagen namelijk niet, maar komen gewoon nooit meer terug als ze ontevreden zijn.'

Toplocatie

Een koffiebar is gevestigd op plekken waar veel mensen komen. Dat kan een drukke winkelstraat of station zijn, met bijbehorende hoge huren, maar ook een universiteit of hoge school waar de vestigingskosten lager zijn. Omdat je in koffiebars niet uitgebreid kunt eten, nemen de zitplekken in de regel minder ruimte in beslag dan in een restaurant. Een beetje koffiebar is vijftig vierkante meter groot en telt dertig zitplaatsen. De huurkosten bedragen 10 tot 20 procent van de omzet.

Sfeervolle inrichting

De vierde en laatste grote kostenpost betreft de inrichting. Wie een lege ruimte wil omtoveren tot een aantrekkelijk zaak zal rond anderhalve ton moeten investeren. De verbouwing zelf kost 50.000 euro, de koffie- en koelmachines kosten eenzelfde bedrag en voor de inrichting (tafels, stoelen, verlichting) moet je 60 tot 90 duizend euro rekenen. De meeste ondernemers zullen deze investering moeten lenen bij de bank. Uitgaande van 150.000 euro tegen 6 % rente komen de financieringskosten op € 9.000 per jaar. We schrijven de verbouwing af in tien jaar (5.000 euro per jaar) en de inventaris in 5 jaar (gemiddeld 25.000 euro per jaar).

De winst

Een koffiebar moet minimaal twee ton omzet per jaar draaien om voor een franchiseformule überhaupt aantrekkelijk te zijn. Een zelfstandige koffiebar kan beter rekenen met drie ton omzet per jaar. De gemiddelde zaak haalt 60% van de dagomzet uit warme dranken en 40% uit andere producten. De brutomarge is hoog. Die van warme dranken is circa 80%, die van taart en broodjes 50 tot 70%. 'Veel ondernemers moeten hard werken om een break-evenpunt te bereiken,' zegt Jonathan Teoh. 'Maar kom je voorbij dat punt, dan ga je ook ineens flink meer marge maken. Dat komt door de hoge brutomarges.'

Het succes van een koffiebar komt uit de kunst van het verleiden. Met alleen goede koffie ben je er nog lang niet. Hoe zorg je ervoor dat mensen meer bestellen dan ze oorspronkelijk van plan waren? Uit het rekenvoorbeeld wordt duidelijk dat de gemiddelde gast € 8,22 per bezoek moet besteden. Dat is meer dan twee koppen koffie.


De kassabon (exploitatiekosten en -opbrengsten van een koffiebar)

Huur:  € 136,99
Inrichting:
- verbouwing / onderhoud: € 13,70
Inventaris:
- machines: € 27,40
- inrichting € 41,10
Koffie, andere dranken, eten: € 180,82
Loonkosten: € 164,38
Marketing: € 8,22
Vergunningen: € 6,85
Verzekeringen: € 6,85
Financiering (6% van € 150.000): € 24,66
Overige (administratie, wifi): € 17,74

Kosten per dag: € 628, 71

De opbrengt (Op basis van 100 gasten per dag)

Koffie, thee, warme dranken: € 493,15
Etenswaren: € 328,77

Opbrengsten per dag: € 821,92

De ondernemers

De grootste keten van koffiebars is Bagels & Beans met circa 60 vestigingen in Nederland. De formule, gestart in 1996, onderscheidt zich door zijn nadruk op biologische producten en verantwoord ondernemerschap. Bagels & Beans biedt veel meer dan koffie alleen. Je kunt er ook salades krijgen, sappen en superfoods.

Het beursgenoteerde Starbucks heeft 15.000 vestigingen in 50 landen, waarvan zo'n 40 in Nederland. De keten wil zich onderscheiden in kwaliteit en in breedte van het assortiment. Zo zijn er in grote zaken 30 verschillende koffievarianten verkrijgbaar.

Doppio Espresso is een snelgroeiende Nederlandse keten. Begonnen in 2007 zijn er nu 25 vestigingen. In 2020 moeten dat er 60 zijn. Doppio wil zich onderscheiden met de beste kwaliteit en een hoge graad van service. Zo word je in deze koffiebar aan je tafeltje bediend.

Er zijn tientallen zelfstandige koffiebars in Nederland. Ze hebben exotische namen als 'Screaming Beans' (Amsterdam) en 'Koffie & Ik' (Utrecht). In de zelfstandige zaken is veel meer ruimte voor eigen sfeer en experiment. De formules lopen daarom sterk uiteen. Zo is 'Lola' in Den Haag zowel koffiebar als fietsenwinkel en krijg je in de 'Scandinavian Embassy' (Amsterdam) Zweedse koffie.

Tekst: Rutger Vahl