Bedrijfsevenement organiseren: zo maak je het een succes

Als bedrijf is het belangrijk om een goede reputatie en een sterk imago op te bouwen. Er zijn verschillende manieren om dat aan te pakken, maar één ding wat je kunt doen om jezelf als bedrijf te presenteren en te laten zien dat je vol in de moderne tijd zit, is het organiseren van bedrijfsevenementen. Zo’n bedrijfsevenement pak je groots aan, dus je wilt dan ook graag veel indruk maken op zoveel mogelijk mensen. Anno 2020 is het echter niet zo makkelijk meer om indruk te maken op een publiek dat alsmaar meer gewend is en daardoor wat verwend is geraakt. Hoe organiseer je een succesvol bedrijfsevenement?

De juiste locatie

Een bedrijfsevenement organiseren doe je niet zomaar op een willekeurige locatie. Het moet iets speciaals worden. Daarom zoek je je locatie met zorg uit: kun je hier alles realiseren wat je voor ogen hebt? Welke service is er mogelijk? Is het een plek die mensen zich zullen blijven herinneren? Je maakt de meeste indruk met een locatie die bijzonder én comfortabel is. Daarnaast is het belangrijk dat je rekening houdt met de reistijd van je bezoekers. Trek je bezoekers uit het hele land, probeer dan een locatie te vinden die voor iedereen goed te bereizen is. Let dus ook op of er goede mogelijkheden zijn om er met het openbaar vervoer te komen.

De juiste keynote speaker

Wil je bij je bedrijfsevenement vooral indruk maken op ‘buitenstaanders’, dan kun je zeker hun interesse werken als je voor een aansprekende keynote speaker gaat. Iemand die bekendheid geniet én iets te vertellen heeft over het vakgebied. Dit is vaak niet goedkoop, maar het is wel een uitstekende manier om mensen te interesseren voor jouw bedrijfsevenement. Schiet daarbij niet uit de bocht; bijvoorbeeld André van Duin uitnodigen bij een bedrijfsevenement over communicatie kan leuk zijn, maar bij een bedrijfsevenement over technische zaken draagt zo iemand niets bij aan de inhoud.

Naamkaartjes: afgezaagd, maar wel nuttig

Het dragen van naamkaartjes zal bij menig persoon een kleine rilling over de rug doen laten gaan, omdat het zo afgezaagd lijkt. Maar toch kleven hier voordelen aan. Ten eerste vinden gasten het fijn dat men hier rekening mee heeft gehouden en er speciaal voor hen een gemaakt item klaarligt bij aankomst. Daarnaast werkt het zeer bevorderlijk voor de interactie tussen gasten die elkaar nog niet kennen. Wanneer je wilt voorkomen dat mensen alleen contact maken met mensen die ze kennen, helpen naambordjes om herkenning op te roepen: die naam heb ik eerder gehoord, dat bedrijf waar diegene werkt ken ik, diegene heeft dezelfde functie als ik… al deze zaken kunnen ervoor zorgen dat er makkelijker contact gemaakt wordt.

Zorg voor een groter bereik

Het liefst heb je dat het bereik van jouw bedrijfsevenement eindigt bij het moment zelf en de mensen die er toevallig wel bij aanwezig waren. Gebruik het internet en social media in je voordeel. Zorg bijvoorbeeld voor een live stream en de mogelijkheid om onderdelen later terug te kijken. Post actief beelden van het evenement die ook voor anderen interessant zijn. Maar maak ook gebruik van het eventuele enthousiasme van je bezoekers. Zijn er dingen die zij als bijzonder beschouwen, dan is de kans groot dat ze dit gaan delen op hun social media. Wat dacht je van een foto met de eerder genoemde bekende keynote speaker, van het bijzondere eten wat er geserveerd wordt of technische hoogstandjes die voorbij komen? Wees daarbij natuurlijk wel zo handig dat de link met jouw bedrijf snel gemaakt is. Zorg dus dat je logo overal te zien is.

Zorg voor wow-momenten

Mensen zijn anno 2020 niet zo snel meer verrast of onder de indruk. Om jouw bedrijfsevenement memorabel te maken, moet je voor wow-momenten zorgen. Dat kan in de entourage, die bijvoorbeeld bijzonder chic, kunstzinnig of hip kan zijn. Maar het kan ook met behulp van de modernste technieken. Laat een presentatie of speech geven worden door een geprojecteerd hologram van een persoon, bijvoorbeeld. Of maak gebruik van een 3D-show bij een deel van je bedrijfsevenement. Natuurlijk moet je hier flinke investeringen voor maken, maar in deze tijd moet je nu eenmaal extra hard je best doen om indruk te maken en onthouden te worden.