Checklist bij disfunctioneren

Veel MKB-ers weten niet goed hoe om te gaan met een werknemer die niet brengt waar hij voor aangenomen is. Targets worden niet gehaald, de kwaliteiten blijken minder dan verwacht, of de inzet is beneden peil. Tijdens een proeftijd trek je de stekker eruit en bij een tijdelijk contract wordt niet verlengd. Maar wat te doen, wanneer deze werknemer een vast contract heeft?

Ontslag wegens disfunctioneren is alleen onder strikte condities mogelijk. Dat is zeker niet het eerste middel waarnaar gegrepen behoort te worden. Er zijn werkgevers die desalniettemin ‘out of the blue’ een ontslagwens op tafel leggen in verband met slechte prestaties van werknemer. Er zal dan geprobeerd moeten worden met een vaststellingsovereenkomst, met wederzijds goedvinden, uit elkaar te gaan. Een voorbeeld van een vaststellingsovereenkomst vind je hier. De werkgever riskeert in deze situatie dat de werknemer niet meewerkt – hij is hier niet toe verplicht - en een onwerkbare situatie ontstaat, of dat de werknemer torenhoge eisen gaat stellen in onderhandelingen.

Wil je dit risico niet lopen als werkgever? Volg dan de volgende checklist die ontleend is aan de wettelijke vereisten voor ontbinding op grond van onvoldoende functioneren (7:669 lid 3 sub d BW):

  1.  Wees duidelijk:

Vermijd verrassingen en miscommunicatie. Wees heel duidelijk over wat er van een werknemer verwacht wordt. Wanneer daar niet aan voldaan wordt, betracht dan eenzelfde duidelijkheid. Dat betekent zeker niet dat een werknemer bij elk foutje of tegenvallende prestatie afgebrand moet worden, integendeel. Inhoud, wijze en timing van communicatie zijn essentieel. Leg zoveel mogelijk vast, maar vermijd een negatieve setting en opzichtige dossiervorming. Richt je op positieve wijze op het maximeren van het potentieel en voeg de gemaakte afspraken in het personeelsdossier.

 

  1.   Verbetertraject starten:

Blijven problemen in het functioneren aan, of zijn ze van een ernstig karakter, ga dan opnieuw met de werknemer aan tafel. Bespreek de problemen op constructieve wijze en leg uit waarom en op welke punten verbetering noodzakelijk is voor een goede bedrijfsvoering. Vraag of de werknemer zich hierin herkent en of hij bereid is zich in te zetten om tot oplossingen te komen. Bied de werknemer vervolgens een verbetertraject aan.

Leg bij aanvang van het verbetertraject zo concreet mogelijk vast welke aspecten van het functioneren verbeterd moeten worden. Voeg hier waar mogelijk concrete handvaten aan toe: Wat wordt van de werknemer verwacht en hoe kan hij dit uitvoeren? Verwerk de input van de werknemer zelf hier ook bij. Stippel vervolgens een tijdlijn uit. Vaak duurt een verbetertraject 2 tot 6 maanden. Evalueer tussentijds met voortgangsgesprekken en leg vast wat wel of niet beter gaat.

Als het niet goed gaat, geef dan naar mate het traject vordert steeds meer urgentie aan en maak duidelijk dat wanneer verbetering uitblijft dit gevolgen voor de arbeidsovereenkomst kan hebben. Vraag aan de werknemer wat hij meent dat nodig is om het beter te laten gaan. Bespreek ook of scholing of coaching misschien gewenst zijn voor de werknemer. Zo ja, bied dit dan aan. Zo nee, leg dan vast dat werknemer daar geen behoefte aan heeft.
 

  1.   Conclusies:

Ga aan het einde van het verbetertraject opnieuw in gesprek met de werknemer. Leg deze eindevaluatie ook vast in een gespreksverslag. Als het succesvol is verlopen, dan zal het dienstverband op vruchtbare wijze voortgezet worden. Zijn de meeste problemen opgelost, maar is er een aspect aan het functioneren dat niet het benodigde peil kan bereiken, dan kan eventueel naar een alternatieve oplossing daarvoor gezocht worden. Te denken valt aan een aangepast takenpakket, een gewijzigde functie, etc..

Is het verbetertraject zonder succes doorlopen? Dan ligt ontslag wegens disfunctioneren voor de hand. De werkgever kan in die situatie een vaststellingsovereenkomst aan werknemer voorstellen. Meestal worden partijen het hier, na onderhandelingen, over eens. In de onderhandelingen heeft de werknemer, als voorstaande stappen doorlopen zijn, minder gronden om hoge eisen te stellen. Worden partijen het toch niet eens, dan heeft de werkgever een ontslagdossier gebouwd voor een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter.

De Graauw Legal helpt MKB-ondernemers en werknemers bij ontslag. Een ruime meerderheid van de zaken wordt in goed overleg opgelost door beëindiging met wederzijds goedvinden. De afspraken worden vastgelegd in een zogenaamde vaststellingsovereenkomst.

De Graauw Legal biedt op haar website een kennisbank met per onderwerp geordende informatie. Daarin vind je onder meer een voorbeeldovereenkomst, informatie over de ontslagvergoeding en - speciaal voor de MKB-ondernemer - een handleiding vaststellingsovereenkomst opstellen.