Een plek aan de directietafel dankzij hr automation

HR eist haar rol niet vaak genoeg op. Tenminste, dat vindt Robin Keeris, mede-eigenaar van People like us. “Veel van de HR-managers of HR-adviseurs zijn nog te veel bezig met de administratieve kant van het vak, met name bij mkb-bedrijven.” Terwijl de technologie juist alle mogelijkheden biedt om je handen vrij te maken voor zaken als talentontwikkeling, coaching, beleid en managementadvies. “HR-collega’s, omarm HR automation en claim je strategische rol!”

De mens centraal

“Als bureau in talentontwikkeling, sociale innovatie en groei staat het optimaal inzetten van mensen centraal bij alles wat we doen. Of het nu om HR-advies, business coaching of organisatieontwikkeling gaat. Wij kijken onder andere naar de werkprocessen, zijn die afgestemd op de mensen die er werken? Past de organisatiestructuur bij de gewenste cultuur en krijgen medewerkers genoeg ruimte om hun krachten te benutten? We koppelen verschillende disciplines aan elkaar en focussen op individuen, teams én de omgeving. Alles met het doel de talenten van medewerkers zo in te zetten dat zowel de medewerker als de organisatie kan groeien.”

Combifunctie

Natuurlijk, helemaal uitgummen kun je de administratieve kant niet”, gaat Robin verder. “Zeker in mkb-bedrijven en organisaties in de scale-up fase is HR een brede functie, die grofweg bestaat uit twee kanten: een dagelijkse, administratieve beheerskant en een strategische vooruitkijkkant. In de praktijk krijgen de dag-tot-dag-taken vaak de meeste aandacht. De tweede rol die HR kan pakken, die van onafhankelijk businesspartner van het management, wordt lang niet altijd gepakt. Terwijl het juist is, hoe efficiënter je administratieve systemen inzet, hoe meer tijd je overhoudt om na te denken over langetermijn thema’s. Haalt onze cultuur het beste in mensen naar boven? Hoe verbeteren we de beleving van onze medewerkers, zodat ze bevlogen en trots onze bedrijfsdoelen nastreven? Je bent als HR-professional een positie aan de directietafel waard, maar dat moet je wel laten zien.”

Van black box naar inzicht

Fysieke personeelsdossiers met papieren documenten. Losse processen die niet op elkaar aangesloten zijn. Volgens Robin is er in menig organisatie nog weinig sprake van automatisering en integratie van processen en systemen. “Of ze houden de boel wel digitaal bij, maar halen vervolgens geen of weinig inzichten uit hun data. Terwijl dat mijns inziens het doel en nut van automatisering is! Wat heb je aan meten als je er vervolgens niets mee doet? Aan de cijfers kun je zien of je als organisatie met de juiste dingen bezig bent. En daarna kun je gericht actie ondernemen, zoals bepaalde processen optimaliseren, gesprekken voeren of personeel trainen. Maar het begint natuurlijk bij goed bijhouden, anders is het één grote black box. Ik schat dat meer dan de helft van de bedrijven dit niet op orde heeft.”

Een complete strategische tool graag
“Ergens is dit ook begrijpelijk, HR moet namelijk ook zoveel tegelijk doen. Daarbij is het aanbod aan tools ook nog eens versnipperd. Elk apart HR-proces - van salaris- en verlofadministratie tot recruitment, beoordelingen en opleidingen - heeft wel een niche tool. Hoe fijn zou het zijn als we echt een compleet systeem zouden hebben? En dan bedoel ik een dashboard met niet alleen alle HR-data, maar ook gegevens over de cultuur en bedrijfsstrategie? Dan zouden we verbindingen kunnen leggen tussen verloop- en verzuimdata en de employee experience, om maar eens iets te noemen. En op basis van zichtbare signalen en trends kun je voorspellen aan welke knoppen we moeten gaan draaien om niet vast te lopen. Ja, zo’n strategische tool zie ik er in de toekomst nog wel komen.”

Tijdwinst en meer focus

Met een breed systeem, of in elk geval waarbij de data invoer automatisch gaat en er een koppeling tussen de diverse HR-processen is, bespaar je tijd. “Toch is het inzicht dat een HR-informatiesysteem geeft voor mij nóg belangrijker” zegt Robin. “Data eruit halen, interpreteren en vervolgens focussen. Daar draait het om. Op die manier geeft de technologie ruimte in je hoofd en je agenda. Veeg die agenda eens een dag leeg om een stip op de horizon te zetten. Dat brengt meer dan weer een dag contracten uittypen of één week per maand met de uitbetaling van lonen bezig zijn. Administratie hoort erbij, maar het is simpelweg zonde om er te veel tijd aan te besteden.”

HR als people en coaching lead

“In mijn ideale wereld is HR samen met het management eindverantwoordelijk voor mens en cultuur en alle strategische processen daaromheen. Als je investeert in een goed personeelsinformatiesysteem, scheelt je dat capaciteit en kun je een goede HR lead neerzetten die echt meedenkt en het management adviseert. Iemand die leidinggevenden helpt in het worden van een coachende leider, mensen support en meeneemt in veranderingsprocessen en bovendien iemand die je organisatie wendbaar maakt en daarmee futureproof. De toekomst vraagt om flexibiliteit, niet meer om meerjarendoelstellingen die in beton gegoten zijn. In die transitie heeft HR een sleutelpositie.”

Bewezen belangrijk
Als ooit duidelijk werd hoe onmisbaar HR is, is het wel in het afgelopen coronatijdperk. Zeker in onzekere tijden heb je iemand nodig die de cultuur bewaakt, de waarden levendig houdt en mensen betrokken houdt. “Leidinggevenden zijn hier vaak minder mee bezig door de waan van alledag. Zij kunnen wel wat hulp gebruiken, zeker als het gaat om communicatie”, vindt Robin. “Neem nou de visie en strategie. Die zijn heel duidelijk voor de directie. Vraag je het aan het midden management, dan worden de waarden al minder helder. En op de werkvloer? Daar heeft de gemiddelde werknemer geen idee aan welk groter doel hij bijdraagt. Terwijl dat essentieel is!”

A fool with a tool…

“In het uitleggen en doorvertalen van de strategie is dus nog veel winst te behalen, en ook hier zie ik een cruciale rol voor HR weggelegd. Al met al reden genoeg voor een goede administratieve tool, lijkt me zo. Het is hoog tijd dat er meer ruimte vrijkomt voor de kerntaken van de HR-professional. Het is dan uiteraard wel zaak dat HR en het management ook daadwerkelijk iets met de inzichtelijk gemaakte gegevens doen. Hoe vaak ik niet zie dat er weinig gebeurt of verandert, ondanks mooie performance en development systemen. Gebruik de technologie slim en je zult serieuze stappen zetten. Want zoals wij altijd zeggen: a fool with a tool is still a fool.”

Nmbrs is een in Amsterdam gevestigde HR- en payroll softwareleverancier voor de Nederlandse en Zweedse markt. In de ontwikkeling van onze HR- en payroll software ligt de nadruk op de rol van HR. Door alle sleutelgebruikers - inclusief de medewerker - te betrekken, zorgen wij ervoor dat met minimale inspanning een optimale HR dienstverlening kan worden verleend. Deze focus staat samen met efficiëntie, automatisering, gebruiksvriendelijkheid en continue innovatie aan de basis van onze software. Met een levendig team gebruiken wij deze basis om voort te bouwen aan onze missie de beste online HR- en payroll software te ontwikkelen.