Hoe zorg je ervoor dat je bedrijf altijd bereikbaar is?

Zeker voor een bedrijf dat afhankelijk is van klanten, en dat geldt voor een heel groot deel, is bereikbaarheid van het grootste belang. Zelfs nu we via e-mail en andere digitale communicatiemiddelen op ieder moment van de dag (of nacht) een bericht kunnen sturen, blijft ook de telefonische bereikbaarheid daarin een grote rol spelen. Maar hoe zorg je er als bedrijf voor dat je optimaal bereikbaar bent, ook nu het werken steeds flexibeler, en niet altijd meer vanaf dezelfde locatie gebeurt?

Flexibel werken vraagt om flexibele oplossingen

Nu het al lang niet meer de normaalste zaak van de wereld is dat alle medewerkers zich iedere dag op kantoor bevinden, is ook het bellen via een vaste telefoonlijn al lang niet meer de makkelijkste manier om iedereen bereikbaar te houden. Mobiele telefoons hebben een grote rol gekregen, en zorgen ervoor dat medewerkers ook als zij thuiswerken of onderweg zijn goed bereikbaar blijven.

Dit is echter alleen op vrij kleine schaal het geval. Directe collega’s hebben elkaars directe nummer, en ook klanten zullen wellicht het nummer hebben van degene met wie zij het meeste contact hebben. Wil je echter als klant een bepaalde afdeling in het algemeen bellen, bijvoorbeeld de klantenservice, dan gaat dit toch het makkelijkst via een ‘vast’ nummer.

Veel bedrijven kiezen mede om deze reden steeds vaker voor VoIP. Voice over IP staat voor bellen via internet. Voor de klant verandert er niets, die belt gewoon een normaal telefoonnummer, maar deze komt op een heel andere manier bij het bedrijf binnen: niet langer via de vaste telefoonlijn, maar via internet. De telefooncentrale die bij VoIP hoort kan alle binnenkomende telefoontjes vervolgens afhandelen op de manier die is ingesteld. Zo kan er bijvoorbeeld voor worden gekozen om binnenkomende telefoontjes voor de afdeling klantenservice door te sturen naar de mobiele telefoons van de medewerkers van deze afdeling. Zo krijgt de klant gewoon iemand te spreken, voor zijn gevoel via een vaste lijn, terwijl de medewerkers zich waar dan ook kunnen bevinden.

De medewerker kan zich overal bevinden

Dit flexibelere werken is ook de reden dat veel bedrijven een 085 nummer aanvragen. 085 staat, net als 088, voor een vast nummer zonder vaste vestigingsplek. Waar we bij 020 direct weten een nummer in Amsterdam te bellen, kan een 085 of 088 nummer zich overal bevinden.

Dat is vooral handig voor bedrijven die landelijk actief zijn. Via het 085 of 088 nummer komen al hun binnenkomende gesprekken binnen, waarna deze kunnen worden doorgeschakeld naar de afdeling of vestiging die op dat moment het meest relevant of het snelst bereikbaar is. De klant heeft vervolgens niet in de gaten dat hij de ene keer iemand in Groningen en de volgende keer iemand in Utrecht spreekt: alles loopt tenslotte via dat ene centrale nummer.