Hoesjes Outlet: hoe slim gebruik van data de dode voorraad in de webshop halveerde

Hoesjes Outlet is een webwinkel gespecialiseerd in verkoop van hoesjes en telefoonaccessoires. Het bedrijf kampte de afgelopen tijd met een flinke uitdaging op het vlak van voorraadbeheer. Het aanbod verschillende toestellen in Nederland is namelijk enorm en breidt zich ook nog eens continu uit. Omdat nagenoeg alle toestellen verschillen in afmetingen of camerapositie is voor elk toestel een uniek assortiment bijpassende telefoonhoesjes nodig. Al snel leidde dit tot veel dode voorraad en grote problemen bij de inkoop van nieuw assortiment.

Middelgrote spelers worstelen vaak met hun dode voorraad

Hoesjes Outlet is een middelgrote speler en heeft zoals veel webshops in dit segment niet de volumes die grote e-commerce reuzen wel hebben. De budgetten zijn daarom kleiner en dode voorraad heeft een sterkere impact op het bedrijfsresultaat. Tegelijk is het voeren van een breed assortiment wel een vereiste om klanten te winnen in een concurrerende online markt. De combinatie van veel verschillende toestellen en de eis voor een breed productaanbod brengen grote uitdagingen op het gebied van inkoop en voorraadbeheer met zich mee.

Data-gedreven werken als oplossing

Het probleem van dode voorraad werd steeds groter voor de webwinkel. De oplossing die is ontwikkeld combineert kortcyclisch inkopen en meer data-gedreven werken. Door eigen formules te schrijven die de omloopsnelheden per product monitoren werden betere data-inzichten gecreëerd. Daarnaast wordt nu ook per productcategorie gekeken naar de totale verkoopaantallen om te bepalen of een toestel mogelijk al in populariteit aan het dalen is. Tot slot werd ook nog rekening gehouden met de zichtbaarheid van een product in de webshop. Producten die achteraan staan worden minder bekeken en hebben daarmee ook een lagere kans om verkocht te worden.

Maatwerk nodig

Door meerdere meetpunten mee te nemen werd de inkoop voorspelling steeds beter en liep de hoeveelheid dode voorraad aanzienlijk terug. Toch merkte Hoesjes Outlet dat bij enkele categorieën dat het dode voorraadprobleem nog steeds groot was. Bijvoorbeeld bij de categorie Samsung A50 hoesjes waar korte tijd veel vraag naar was, maar dit zakte ook snel weer in. De cyclus van dit soort toestellen werd zo kort dat de data te veel tijd nodig had om inkoopaantallen te corrigeren. Voor een bedrijf dat iedere 2 maanden inkoopt is een levensduur van 6 maanden voor een toestel erg kort. Maar bij merken als Samsung is het anno 2020 geen uitzondering meer dat er ieder half jaar weer een nieuw toestel als opvolger klaar staat. Om deze uitdaging het hoofd te bieden besloot Hoesjes Outlet om vaker en daardoor ook minder diep te gaan inkopen. De perfecte balans werd gevonden met de datagedreven aanpak en maandelijkse inkoopmomenten.