Hou inzicht in de declarabiliteit van je bedrijf

Tegenwoordig draait alles om data lijkt het. Steeds meer bedrijven zien de meerwaarde (of noodzaak) van het maken van beslissingen die ‘data driven’ zijn. Ook binnen TimeChimp zijn we veel bezig met het maken van data gedreven keuzes. In dit onderzoek gaan we in op declarabiliteit waarbij we ons primair richten op consultancy- en adviesbureaus. We maken hiervoor gebruik van klantdata binnen TimeChimp. De bevindingen uit dit artikel zijn ook voor veel andere branches te gebruiken.

In grote lijnen zou je de datastromen bij TimeChimp kunnen onderverdelen in twee verschillende groepen. Enerzijds alles wat relevant is voor het aantrekken van een nieuwe klant voor ons, en anderzijds de data die weergeeft hoe een klant zich gedraagt binnen onze tool. In dit onderzoek richten we ons op de data uit de laatste categorie en specifiek op een belangrijke KPI (Key Performance Indicator) voor Consultancy en Adviesbureaus, namelijk de ‘declarabiliteit’. We leggen je uit wat dit inhoudt, waarom het belangrijk is en wat de verschillen zijn met andere veel genoemde KPI’s voor de eerder genoemde industrie.

Analyse over de declarabiliteit in de Consultancy en Advies Sector

We hebben onderzoek gedaan naar bedrijven in de bovengenoemde sector met een bedrijfsgrootte van 20 tot 50 medewerkers over geheel 2019. We hebben meerdere datapunten geanalyseerd, waarbij de meest interessante conclusies lagen in de declarabiliteit. We kwamen erachter dat deze groep bedrijven over het gehele jaar een gemiddelde declarabiliteit lieten optekenen van 82,36%. Dit cijfer ligt zeer hoog vergeleken met de markt en is indicatief voor een efficiënte bedrijfsvoering. Maar wat betekent dit precies? En wat is het verschil tussen productiviteit en declarabiliteit ook alweer? Daar gaan we in het vervolg dieper op in.

Veel van onze klanten komen uit deze sector en representeren deze bedrijfsgrootte. We horen regelmatig van ze dat urenregistratie een omslachtig, vervelend en ronduit chaotische klus is. Dat klinkt ons niet vreemd in de oren, je bedrijf groeit hard en floreert, maar komt na een tijdje in de knoop met urenregistratie. Die urenregistratie gebeurt vaak nog in Excel. Dat werkt misschien nog als je kleiner bent, maar wat gebeurt er zodra er 20+ medewerkers aan verschillende projecten werken? Het is belangrijk dat je verschillende zaken tegelijkertijd monitort: de looptijd van het project, het budget wat ermee gemoeid is, de verschillende tarieven die worden gehanteerd en dat alles terwijl er rekening wordt gehouden met verschillende medewerkers. Je snapt het wel, een overzichtelijk Excel sheet wordt al snel een nachtmerrie. Daarom beslissen veel ondernemers uit de consultancy en advies industrie om over te gaan op urenregistratie in de cloud, en met succes.

Wat is het verschil tussen productiviteit en declarabiliteit?

Deze twee termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar betekenen niet hetzelfde. De productiviteit van een werknemer is het aantal gewerkte uren voor de opdrachtgever in verhouding tot de contracturen. Hoe productief een medewerker moet zijn, is afhankelijk van de norm binnen de organisatie. Dit verschilt per branche, bedrijf en soms zelfs per functie.

De productiviteit kan eenvoudig berekend worden. Stel je werkt 40 uur per week. Hiervan besteed je 32 uur aan het project van de klant. De overige 8 uur besteed je aan intern overleg en reistijd naar de klant. Je productiviteit is dan (40/32)*(100) = 80%.

De eerder genoemde productiviteitsnorm binnen de organisatie kan ook eenvoudig berekend worden. Je berekent eerst de jaarlijkse contracturen van een werknemer en trekt hier het totaal aantal uren van verlof- en feestdagen af. Dit zijn het aantal ‘beschikbare uren’. Kijk vervolgens naar interne data van werknemers met een soortgelijke functie en maak aan de hand hiervan een schatting van de tijd die de betreffende medewerker gaat besteden aan interne werkzaamheden. Denk hierbij aan overleg en studietijd. Trek de interne uren van het aantal beschikbare uren af, hetzelfde doe je voor bijvoorbeeld reistijd. Nu hou je het aantal ‘norm-uren’ over, het aantal uren dat de werknemer op jaarlijkse basis dient te maken. Deze norm-uren kun je meenemen voor de begroting van een bedrijf, door ze te vermenigvuldigen met het uurtarief.

Productiviteitsnorm = Totaal Aantal Contracturen – (verlof + feestdagen + interne uren)

Naast productiviteit heb je ook declarabiliteit. Omdat je als ondernemer kosten maakt, is het belangrijk dat de gewerkte uren geld opbrengen. Te veel interne werkzaamheden leveren meestal niet direct geld op voor jouw organisatie omdat ze niet aan de klant gefactureerd kunnen worden. De mate waarin de productieve uren (gewerkte uren * uurtarief) daadwerkelijk in rekening worden gebracht is declarabiliteit. Zo worden er soms te veel uren gemaakt voor een klant – dan is de werknemer wél productief, maar niét declarabel genoeg.

De meeste ondernemingen binnen de consultancy en advies branche streven naar een declarabiliteit van zo’n 70%. Wanneer je daaronder zit is het verstandig om eens goed naar je bedrijfsvoering te kijken.  Als een onderneming minder dan 50% declarabiliteit heeft, is de onderneming meestal verliesgevend. Er worden immers minder uren verkocht dan in totaliteit beschikbaar zijn. De meeste tijd gaat dan ‘verloren’ aan interne werkzaamheden. En ja, dit is een vuistregel. Deze kunnen wel degelijk (indirect) belangrijk zijn voor toekomstige winstgevendheid!

De data van onze klanten

Een goede declarabiliteit wil dus zeggen dat de uren die gewerkt worden, goed worden geregistreerd en dat het grootste deel van de gemaakte uren ook wordt gefactureerd naar de klant. Zoals eerder gezegd zien wij dat onze klanten uit de consultancy en advies branche een declarabiliteit van maar liefst 82,36% laten optekenen. Als ze gebruik maken van ons klantenportaal, waarbij inzicht in de gewerkte uren verleend kan worden aan de klant, stijgt dit zelfs naar 90,67%.

Hieruit kunnen we een aantal dingen afleiden. Zo is de kans dat deze bedrijven financieel goed draaien zeer aannemelijk. De gemiddelde declarabiliteit ligt immers hoger dan het streven van 70%. Er wordt efficiënt gewerkt en er worden veel declarabele uren geschreven. Het klantenportaal geeft klanten inzicht in o.a. uren en projecten, zonder dat ze medewerkers hoeven te bellen of mailen. Niet alleen schept dit vertrouwen, maar het zorgt er ook voor dat medewerkers minder gestoord worden. Wat er toe leidt dat er minder niet-declarabele uren worden gemaakt. Het is duidelijk dat het gebruik van het klantenportaal een positieve invloed heeft op de declarabiliteit.

Er is wel een kanttekening die moet worden gemaakt bij zeer hoge declarabiliteit. Als de declarabiliteit langdurig heel hoog blijft, dan is er een kans dat medewerkers overwerkt raken. Dit kan namelijk betekenen dat ze ook werken tijdens uren die in eerste instantie gereserveerd waren voor bijvoorbeeld vergaderingen. Dit kan ervoor zorgen dat de kwaliteit van het werk vermindert. Een te hoge declarabiliteit over een lange periode is een signaal naar de directie toe. Bijvoorbeeld dat er extra personeel moet worden aangenomen of processen aangepast moeten worden. In die zin is het dus ook zeer nuttige sturingsinformatie voor je bedrijf.

Waarom is het zo belangrijk om goed inzicht te hebben in je declarabiliteit?

In de consultancy- en adviesbranche draait het hoofdzakelijk om uren maken voor klanten. Toch worden logischerwijs niet alle gewerkte uren gefactureerd aan de klant.  Zoals hierboven uitgelegd, dient een bedrijf te streven naar een declarabiliteit van tenminste 70% of hoger. Als dit percentage lager is, is dit een teken dat er aanpassingen moeten worden gedaan. Toch is het niet altijd duidelijk waar deze aanpassingen gemaakt moeten worden. Daarom is het belangrijk om uren te registeren op verschillende niveaus. Op het moment dat je registreert op klant-, activiteits- en projectniveau kun je interessante inzichten uit de data verkrijgen. Zijn er bijvoorbeeld bepaalde activiteiten die, in tegenstelling tot de verwachting, tóch minder declarabel blijken te zijn? Of vraag die ene klant toch veel meer van de medewerkers en daalt de declarabiliteit van die klant, waardoor hij het gemiddelde meeneemt en jou een verdraaid beeld geeft van de rest van de klanten? Een duidelijke oplossing én norm voor urenregistratie is daarom van essentieel belang voor het vergaren van interessante inzichten. Deze inzichten geven jouw als ondernemer de mogelijkheid om je onderneming naar het volgende niveau te tillen.

Hoe krijg ik meer inzicht in m’n uren?

Worden de uren goed ingezet of wordt er te weinig of net te veel gewerkt voor klanten? Zijn er zaken die  werknemers veel tijd kosten, zoals reistijden of lange meetings? Dit zijn allemaal vragen waar je geen duidelijk antwoord op krijgt als medewerkers van een bedrijf hun uren niet registreren.

Een goed tijdsregistratie programma geeft een ondernemer inzicht in de declarabiliteit van het gehele bedrijf, maar ook van elke werknemer apart. Zo kunnen er aanpassingen worden gemaakt, indien nodig. In TimeChimp kun je bijvoorbeeld ook projecten toevoegen. Zo is het duidelijk wie welke uren heeft gemaakt en welke tarieven hiervoor werden gehanteerd.

Wil je graag nóg dieper in je data duiken? Het moeilijkste werk hebben wij voor je uit handen genomen met onze Power BI koppeling. Zo kun je eenvoudig jouw TimeChimp registraties koppelen aan je eigen data. Hier lees je meer over de koppeling.

Dit onderzoek is gebaseerd op klantdata vanuit TimeChimp.